Nie tak łatwo obliczyć terminy wiążące pracodawcę i zatrudnionego

Kodeks pracy często posługuje się pojęciami "dzień", "tydzień" lub "miesiąc", ale nie zawsze je definiuje. W razie wątpliwości wystarczy czasami odwołać się do kodeksu cywilnego poprzez art. 300 k.p. W wielu wypadkach prawo pracy nakazuje jednak interpretować te określenia w specyficzny sposób. Zgodnie z art. 128 § 3 k.p. w rozliczeniach czasu pracy za dobę uważamy 24 kolejne godziny, poczynając od tej, kiedy zatrudniony zaczyna pracę zgodnie zobowiązującym go harmonogramem. Z kolei tydzień rozumiemy jako 7 kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego. Tydzień rozliczeniowy rozpoczyna się w dowolnym dniu tygodnia kalendarzowego i trwa 7 następujących po sobie dni, włącznie z dniem go początkującym. Ma charakter sztywny w tym sensie, że dla danego pracownika obejmuje zawsze sekwencję tak samo powtarzających się dni tygodnia.

Doba rozliczeniowa to natomiast termin ruchomy. Może się rozpoczynać o innej godzinie w różnych okresach. Jedna doba może przypadać na 2 dni kalendarzowe, a nawet na 2 tygodnie kalendarzowe.

Wytwórnia papierosów zatrudnia pracowników w biurze oraz robotników. Zakład działa od poniedziałku do piątku. Biuro jest czynne od 8.00 do 16.00. Robotniczy pracują w systemie trzyzmianowym, a poszczególne zmiany rozpoczynają i kończą pracę odpowiednio o 6.00, 14.00 i 22.00. Dla zatrudnionych na poszczególnych zmianach co tydzień zmienia się godzina rozpoczęcia pracy, a w konsekwencji też godzina rozpoczęcia doby rozliczeniowej. Doba rozliczeniowa dla pracowników administracyjnych zawsze rozpoczyna się o 8.00. Dla robotnika rozpoczyna się odpowiednio o 8.00, 14.00 lub 22.00, w zależności od rozkładu czasu pracy obowiązującego go w danym tygodniu rozliczeniowym.

Dniami roboczymi musisz się posługiwać, gdy obliczasz okres wypowiedzenia przy krótkich umowach o pracę oraz przy udzielaniu wolnego na poszukiwanie nowej pracy.

Z okresem wypowiedzenia liczonym w dniach roboczych mamy do czynienia przy krótkich umowach terminowych (art. 34 pkt 1 k.p.). Ponadto występuje on przy umowie o zastępstwo, o czym stanowi art. 33 k.p. W praktyce pojawia się pytanie, czy dniami roboczymi przy wymówieniu są wszystkie dni poza ustawowo wolnymi od pracy, czy może tylko dni pracy obowiązujące pracownika?

Rozkład czasu pracy może przecież obejmować tylko część tzw. dni powszednich, ale też niedziele i święta. Przepisy o okresie wypowiedzenia liczonego w dniach roboczych posługują się ogólną definicją kodeksową dni roboczych, bez odniesienia do rozkładu czasu pracy zatrudnionego. W rezultacie oznacza to odesłanie do art. 151§ 1 k.p. Przepis ten stanowi, że dniami wolnymi od pracy są niedziele i święta określone w przepisach o dniach wolnych od pracy. Święta będące dniami wolnymi od pracy wyznacza ustawa z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (DzU nr 4, poz. 28 ze zm.). Zatem przy wskazywaniu dni wypowiedzenia liczonego w dniach roboczych bierze się pod uwagę wszystkie dni inne niż niedziele i święta, łącznie z dniami dodatkowo wolnymi od pracy, czyli zazwyczaj sobotami.

Nietrafne jest twierdzenie, że dni robocze należy rozumieć jako dni pracy zatrudnionego zgodnie zobowiązującym go rozkładem czasu pracy. Początkowy dzień wypowiedzenia liczonego w dniach roboczych wyznacza się według art. 111 k.c., co wynika z odesłania zawartego w art. 300 k.p. Kolejne dni okresu wypowiedzenia odlicza się dopiero począwszy od dnia następnego podacie złożenia wymówienia.

Nietypowy przypadek dotyczy pracowników, dla których rozkład czasu pracy przewiduje pracę w niedziele. Chodzi o zatrudnionych np. w muzeach i placówkach o podobnym charakterze, które zazwyczaj czynne są także w weekendy, ale za to nie działają w poniedziałki. Dla takich pracowników niedzieli nie odlicza się od biegu okresu wypowiedzenia liczonego w dniach roboczych, mimo że zatrudniony pracuje tego dnia.

Firma zatrudniła 2 kwietnia 2007 r. pana Aleksandra na 2-tygodniowy okres próbny na 4/5 etatu. Rozkład czasu pracy przewidywał pracę od poniedziałku do czwartku od 8 do 16. Pracownik nie spełniał wymaganych oczekiwań. W czwartek 5 kwietnia pracodawca wypowiedział panu Aleksandrowi umowę o pracę przy zastosowaniu 3 dni roboczych okresu wypowiedzenia. Umowa rozwiązała się we wtorek 10 kwietnia. Trzy dni robocze okresu wypowiedzenia przypadły na: piątek, sobotę i wtorek.

Art. 37 § 1 k.p. stanowi, że w okresie co najmniej 2-tygodniowego wypowiedzenia umowy o pracę, którego dokonuje pracodawca, pracownikowi przysługuje zwolnienie na poszukiwanie pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Zgodnie z art. 37 § 2 k.p. to zwolnienie wynosi odpowiednio 2 dni robocze - przy 2-tygodniowym i miesięcznym wypowiedzeniu, oraz 3 dni robocze - w okresie 3-miesięcznego wypowiedzenia.

Płatne dni na poszukiwanie pracy przysługują także zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy. Dotyczy to nawet takich niepełnoetatowców, których rozkład czasu pracy przewiduje pracę tylko w niektóre powszednie dni tygodnia. Praca w firmie jedynie w niektóre dni od poniedziałku do piątku wcale nie oznacza, że pracownik może wykorzystać pozostałe dni na poszukiwanie pracy. W tych pozostałych dniach może on np. pracować w innej firmie, więc tego czasu nie przeznaczy w pełni na poszukiwanie nowego zajęcia, które ma zastąpić pracę właśnie traconą. Przez dni robocze należy tu rozumieć tylko dni pracy zatrudnionego w firmie zwalniającej, a nie wszystkie dni robocze wyinterpretowane z art. 151 k.p. Do dni płatnego zwolnienia na poszukiwanie pracy zalicza się również soboty, ale nie uwzględnia się niedziel i świąt.

Pan Waldemar pracuje w dwóch firmach: w sklepie na 3/5 etatu i hurtowni spożywczej również na 3/5 etatu. Zakładowy staż pracy w obu wypadkach wynosi ponad rok. W sklepie pan Waldemar pracuje od poniedziałku do środy, a w hurtowni od czwartku do soboty. Pierwsza firma wypowiedziała mu umowę o pracę z zastosowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia. Pracodawca prowadzący sklep ma obowiązek udzielić zwalnianemu 2 płatnych dni na poszukiwanie pracy.

Wypowiedzenia inne niż przy krótkich umowach liczymy już w tygodniach i miesiącach. Najdłuższe, kodeksowe wynosi 3 miesiące. Do obliczania okresu wypowiedzenia nie stosuje się art. 112 k.c., który stanowi że termin oznaczony w tygodniach lub miesiącach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było -w ostatnim dniu tego miesiąca.

Dla obliczania okresu wypowiedzenia umowy o pracę kodeks pracy przewiduje własne regulacje.

Zgodnie z art. 30 § 2 k.p. okres wypowiedzenia umowy o pracę obejmujący tydzień lub miesiąc albo ich wielokrotność kończy się odpowiednio w sobotę albo w ostatnim dniu miesiąca. Miesięczne wypowiedzenie złożone w trakcie miesiąca kalendarzowego wprawdzie od razu rozpoczyna swój bieg, ale i tak kończy się ostatniego dnia następnego miesiąca kalendarzowego. W efekcie dopiero po rozpoczęciu miesiąca kalendarzowego następującego po złożeniu wypowiedzenia można stwierdzić, który dzień wypowiedzenia upłynął. Od tej daty odlicza się dni okresu wypowiedzenia. Miesiąc liczony jako okres wypowiedzenia nie ma stałej liczby dni. W konkretnym wypadku ma on tyle dni, ile miesiąc kalendarzowy, w czasie którego następuje odliczanie okresu wypowiedzenia. Z kolei tydzień jako okres wypowiedzenia ma 6 dni, przy czym jego odliczanie rozpoczyna się w poniedziałek, a kończy w sobotę.

Nie ma znaczenia, czy sobota jest dla pracownika dniem pracującym bądź dodatkowym, czy też ustawowym dniem wolnym.

Pan Stanisław zatrudnił się na umowę o pracę na okres próbny od 2 kwietnia do 31 maja 2007 r. Pracownika obowiązywał 5-dniowy tydzień pracy od poniedziałku do piątku. Pracodawca nie był z niego zadowolony i w czwartek 12 kwietnia wypowiedział mu umowę za tygodniowym wypowiedzeniem. Umowa rozwiązała się w sobotę 21 kwietnia. Ten dzień był ostatnim dniem pozostawania w stosunku pracy, co uwzględniono w świadectwie pracy.

Okres wypowiedzenia to nie to samo co okres oczekiwania od złożenia wypowiedzenia do rozwiązania umowy.

Taki okres oczekiwania jest zwykle co najmniej równy okresowi wypowiedzenia. Przy okresie wymówienia wyrażonym w miesiącach długość okresu oczekiwania zależy od tego, kiedy składamy wypowiedzenie - na początku, w środku czy pod koniec miesiąca kalendarzowego.

Odliczanie wypowiedzenia zawsze rozpoczyna się od pierwszego dnia następnego miesiąca kalendarzowego po złożeniu wymówienia.

W rezultacie od złożenia miesięcznego wypowiedzenia do rozwiązania umowy o pracę może minąć co do zasady od miesiąca do prawie 2 miesięcy liczonych według metody wskazanej wart. 112 k.c.

Podobnie jest z tygodniem liczonym jako okres wypowiedzenia. Okres oczekiwania przy tygodniowym wypowiedzeniu może trwać od nieco ponad tygodnia do prawie 2 tygodni wyliczonych według art. 112 k.c. Co do zasady pracodawca może skutecznie złożyć zatrudnionemu wypowiedzenie w dniu będącym dla pracownika dniem pracującym, jak i wolnym.

Wyjątkiem od tej zasady są dni podlegające szczególnej ochronie - urlop czy zwolnienie lekarskie, co wynika z art. 41 k.p.

Pani Magdalena ma 2-letni zakładowy staż pracy. 2 marca 2007 r. pracodawca złożył jej miesięczne wypowiedzenie. Umowa rozwiązuje się 30 kwietnia. Mimo zastosowania miesięcznego okresu wypowiedzenia, okres oczekiwania trwał prawie 2 miesiące. Aby maksymalnie skrócić okres wyczekiwania, firma powinna złożyć wypowiedzenie w ostatnim dniu marca.

Art. 42 § 3 k.p. stanowi, że jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, uważa się, że zgodził się na nowe warunki. Zasada ta obowiązuje w szczególności przy zmianie warunków na niekorzyść zatrudnionego.

Pracodawca powinien mieć świadomość, kiedy kończy się pierwsza połowa okresu wypowiedzenia zmieniającego złożonego pracownikowi. Jest to o tyle ważne, że jeżeli odpowiednio pouczony pracownik do tego momentu nie odmówi przyjęcia nowych warunków pracy i płacy, to od tej chwili wiążą go one automatycznie.

Okres wypowiedzenia liczący tydzień trwa w rzeczywistości 6 dni, tj. od poniedziałku do soboty. Przy parzystej i stałej liczbie dni łatwo obliczyć połowy tego okresu. Pierwsza to czas od poniedziałku do środy, a druga od czwartku do soboty.

Z kolei odliczanie 2-tygodniowego wypowiedzenia rozpoczyna się w poniedziałek, a kończy w drugą sobotę, tak więc łącznie daje to 13 dni. Takiej liczby dni nie sposób podzielić na połowy.

Przy rozwiązaniu tego problemu pomoże art. 115 k.c. stosowany w drodze odesłania z art. 300 k.p. Art. 115 k.c. stanowi, że jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy, termin upływa dnia następnego.

Czynna odmowa przyjęcia przez pracownika nowych warunków stanowi czynność prawną, a niedziela to dzień ustawowo wolny od pracy. Jeżeli zatem połowa okresu wypowiedzenia przypada na taki dzień, to zatrudniony może dokonać czynności kolejnego dnia niebędącego ustawowo wolnym od pracy. Gdy więc połowa wypowiedzenia przypada na niedzielę, pracownik ma jeszcze poniedziałek, aby odpowiedzieć. Szczególne reguły dotyczą okresów wymówienia przy nieparzystej liczbie miesięcy, zwłaszcza że miesiące kalendarzowe mają od 28 do 31 dni. Pomocne jest tu odesłanie do art. 113 § 2 k.c. poprzez art. 300 k.p.

Art. 113 § 2 k.c. stanowi, że termin półmiesięczny jest równy 15 dniom. Dotyczy to każdego miesiąca kalendarzowego, niezależnie od liczby jego dni. Przy jednomiesięcznym wypowiedzeniu pierwsza połowa upływa 15 dnia miesiąca, w którym rozpoczęło się odliczanie dni okresu wymówienia.

Analogicznie jest przy 3-miesięcznym wymówieniu - pierwsza połowa mija 15 dnia miesiąca następnego po tym, w którym rozpoczęło się odliczanie.

Gdyby strony ustaliły 2-miesięczne wypowiedzenie, to pierwsza połowa upływa z końcem pierwszego miesiąca wypowiedzenia.

W piątek 29 grudnia 2006 r. pracodawca złożył pani Agnieszce na piśmie wypowiedzenie zmieniające wraz z pouczeniem. Pracownica przepracowała 4 lata w tym zakładzie, a więc ma 3-miesięczny okres wypowiedzenia. 15 lutego 2007 r. odmówiła przyjęcia nowych warunków. Firma uważa, że ponieważ luty miał 28 dni, to pierwsza połowa okresu wypowiedzenia upłynęła 14 lutego. Według firmy panią Agnieszkę wiążą nowe warunki pracy, ponieważ złożyła oświadczenie w drugiej połowie miesiąca. Pracodawca myli się. Oświadczenie pracownicy jest skuteczne, bo złożyła je w pierwszej połowie miesiąca. Umowa o pracę rozwiązała się z końcem marca.

Pracodawcy mogą mieć często kłopoty, bo jeszcze inne zasady ustalania terminów obowiązują w szczególnych sytuacjach. Dotyczy to np. ciąży pracownicy czy trwania umowy o pracę. Przy przejściu zakładu pracy pracownicy w ciągu 7 dni mają potwierdzić, czy przyjmują, czy odrzucają proponowane warunki.

Zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony oznacza zawarcie umowy na czas nieokreślony. Dzieje się tak, jeżeli poprzednio strony dwa razy zawarły umowę o pracę na czas określony na następujące po sobie okresy, a przerwa między rozwiązaniem poprzedniej a nawiązaniem kolejnej umowy nie przekroczyła jednego miesiąca (art.25§1 k.p.). Przy tym przepisie miesiąc musi mieć 31 dni. W orzecznictwie przyjęto bowiem, że przekroczenie jednego miesiąca w rozumieniu art. 25 k.p. następuje wtedy, gdy przerwa między rozwiązaniem poprzedniej a nawiązaniem kolejnej umowy o pracę trwa co najmniej 31 dni (wyrok Sądu Najwyższego z 15 lutego 2000 r., IPKN512/99).

Nieznajomość tej interpretacji może wpędzić pracodawcę w kłopoty. W roku kalendarzowym 5 miesięcy ma mniej niż 31 dni. Nawet jeżeli przerwa obejmie w całości taki krótszy miesiąc, ciągłość wymagana przez art. 25 k.p. zostaje zachowana. W rezultacie szef może nieświadomie zawrzeć z pracownikiem umowę o pracę na czas nieokreślony.

Pani Małgorzata zatrudniła się w firmie na podstawie umowy o pracę na czas określony (3 miesiące). Kiedy umowa rozwiązała się z upływem tego okresu, następnego dnia strony zawarły kolejną umowę na czas określony (3 miesiące). Druga umowa rozwiązała się z końcem stycznia 2007 r. 1 marca 2007 r. pani Małgorzata zawarła z tą samą firmą kolejną 3-miesięczną umowę. Z chwilą zawarcia tej ostatniej w rzeczywistości między stronami nawiązał się stosunek pracy na czas nieokreślony, ponieważ luty liczy mniej niż 31 dni.

Długość ciąży oblicza się specyficznie. Stosuje się tu miesiące księżycowe, z których każdy ma po 28 dni (wyrok Sądu Najwyższego z 5 grudnia 2002 r., IPK33/02). Może się zatem zdarzyć, że upłynęły już 3 miesiące księżycowe, ale nie minęły jeszcze 3 miesiące kalendarzowe.

Przy regulacjach związanych z ciążą trzeba więc równolegle stosować dwa systemy obliczania czasu: dla określenia długości ciąży - system oparty na miesiącach księżycowych, a dla pozostałych przypadków - ten bazujący na miesiącach kalendarzowych. Jest to o tyle ważne, że zgodnie z art. 177 § 3 k.p. umowa o pracę zawarta na czas określony, na czas wykonania określonej pracy lub na okres próbny przekraczający jeden miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, przedłuża się do dnia porodu.

Pani Ewelina zatrudniła się na 3-miesięczny okres próbny od 2 stycznia do 31 marca 2007 r. W tym czasie zaszła w ciążę i 30 marca przedstawiła firmie zaświadczenie lekarskie z tego dnia o stanie ciąży. Lekarz stwierdził w nim, że 30 marca 2007 r. upłynął trzeci miesiąc księżycowy ciąży. W poniedziałek 2 kwietnia 2007 r. pracodawca nie dopuścił pani Eweliny do pracy. Według niego umowa terminowa nie przedłużyła się, gdyż 31 marca 2007 r. nie upłynął jeszcze trzeci kalendarzowy miesiąc ciąży. Pracodawca myli się, bo umowa terminowa pani Eweliny przedłuża się do dnia porodu.

Niekiedy umowa o pracę rozwiązuje się za wcześniejszym uprzedzeniem (art. 23§ 4 i art. 48 § 2 k.p.). Art.23 k.p. pozwala pracownikowi rozwiązać umowę za uprzedzeniem przy przejściu zakładu pracy na innego pracodawcę. Pracownik ma na to 7 dni. Z kolei art. 48 k.p. umożliwia rozwiązanie umowy za 3-dniowym uprzedzeniem wówczas, gdy sąd pracy przywrócił osobę do pracy u jednego pracodawcy, gdy tymczasem znalazła już ona zatrudnienie w innej firmie.

W art.231§4 k.p. skutek w postaci rozwiązania umowy może nastąpić jedynie w okresie 2 miesięcy od przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę. Z kolei według art. 48 k.p. skutek ten może powstać w ciągu 7 dni od daty uprawomocnienia się wyroku przywracającego do pracy. Zarówno złożenie wypowiedzenia, jak i zastosowanie uprzedzenia powoduje rozwiązanie umowy o pracę.

Poza tym podobieństwem rozwiązanie umowy za uprzedzeniem to konstrukcja odmienna od rozwiązania za wypowiedzeniem, gdyż 7-dniowe uprzedzenie liczy się inaczej niż wypowiedzenie tygodniowe bądź wyrażone w dniach.

Dla określania biegu uprzedzenia nie stosuje się metody obliczania dni uwzględniającej tylko dni robocze, tak jak przy wypowiedzeniu liczonym w dniach.

Do obliczania biegu okresu uprzedzenia bierze się pod uwagę wszystkie dni kalendarzowe, czyli stosuje się ogólną metodę obliczania terminów z art. 111 k.c.

W poniedziałek 2 kwietnia 2007 r. nowy właściciel kupił firmę, w której pracował pan Władysław. We wtorek 3 kwietnia zatrudniony złożył nowemu pracodawcy oświadczenie, że rozwiązuje umowę o pracę za 7-dniowym uprzedzeniem. Stosunek pracy ustał również we wtorek, 10 kwietnia.

Gdy zakład pracy przechodzi na nowego pracodawcę, ten z dniem przejęcia zakładu pracy lub jego części musi zaproponować nowe warunki pracy i płacy pracownikom świadczącym dotychczas pracę na innej podstawie niż zwykła umowa o pracę, czyli np. na podstawie wyboru czy mianowania (art.23§5 k.p.) Firma ma wskazać co najmniej 7-dniowy termin, do którego tacy pracownicy powinni złożyć oświadczenie o przyjęciu lub odmowie przyjęcia proponowanych warunków.

Jeśli te warunki nie zostaną uzgodnione, to dotychczasowy stosunek pracy rozwiązuje się z upływem okresu równego okresowi wypowiedzenia. Liczy się go od dnia, w którym zatrudniony złożył oświadczenie o odmowie, lub od dnia, do którego mógł je złożyć. Wątpliwości może budzić to, że kodeks nie mówi tu o rozpoczęciu biegu wypowiedzeniu, ale o zastosowaniu okresu równego okresowi wypowiedzenia. Należy to rozumieć w ten sposób, że jeżeli w wyznaczonym terminie pracownik nie zaakceptuje nowych warunków, to z jego upływem automatycznie rozpoczyna bieg wypowiedzenie.

Art. 23§ 5 k.p. powoduje stosowanie dwóch systemów obliczania terminów. Bieg okresu na złożenie oświadczenia co do przyjęcia nowych warunków należy obliczać według art. 111 k.c. Z kolei bieg ewentualnego automatycznego wymówienia, które może wystąpić następczo, oblicza się zgodnie z zasadami stosowanymi przy wypowiadaniu umów o pracę.

Pani Anna przeszła do nowego pracodawcy, mając 2 lata zakładowego stażu pracy ze stosunku pracy na podstawie wyboru. Przejmujący zaproponował jej umowę o pracę na nowych warunkach. Dla ich przyjęcia w środę 4 kwietnia 2007 r. wyznaczył 10-dniowy termin, który odliczano od 5 do 14 kwietnia, tj. do soboty włącznie. W tym terminie pracownica nie dała odpowiedzi. Od 15 kwietnia szef zaczął odliczać miesięczne wypowiedzenie według art. 112 k.c. Wyszło mu, że umowa rozwiązała się 15 maja. Firma myli się. Umowa rozwiązuje się z końcem maja. Autor jest radcą prawnym