O czym musi pamiętać przedsiębiorca, aby otrzymać unijne dofinansowanie

Już niebawem przedsiębiorcy będą mogli ubiegać się o dofinansowanie z funduszy na lata 2007 - 2013. Muszą pamiętać, że nawet jeśli ich projekt zostanie umieszczony na liście projektów rekomendowanych do wsparcia, a potem zawarta umowa o jego dofinansowanie, to wciąż dopiero połowa sukcesu. Beneficjent powinien mieć świadomość ciążących na nim obowiązków wynikających z zapisów umowy. Aby uzyskać zwrot poniesionych kosztów, musi zrealizować projekt zgodnie z postanowieniami umowy, a w szczególności z opisem zawartym we wniosku o dofinansowanie i harmonogramem rzeczowo-finansowym.

Droga ku rzeczywistemu otrzymaniu wnioskowanego wsparcia obwarowana jest zatem koniecznością spełnienia wielu warunków, związanych w szczególności z osiągnięciem zadeklarowanych wskaźników projektu, prawidłowym ewidencjonowaniem i rozliczaniem poniesionych wydatków, utrzymaniem trwałości projektu oraz odpowiednią jego promocją.

Podpisując umowę, beneficjent zobowiązuje się postępować zgodnie z jej zasadami. Przedsiębiorca zobligowany jest więc do realizacji inwestycji zgodnie z opisem zawartym we wniosku o wsparcie finansowe i harmonogramem rzeczowo-finansowym, który określa zakres rzeczowy działań inwestycyjnych oraz terminy ich realizacji.

Treść umowy o dofinansowanie nie jest negocjowana indywidualnie z poszczególnymi beneficjentami. Dlatego też problem może pojawić się, gdy wnioskodawca z uwagi na zaistniałe okoliczności pragnie dokonać w projekcie pewnych modyfikacji. Ich skuteczne wprowadzenie wymaga dokonania zmian w umowie, w formie aneksu do niej.

Zmiany są dopuszczalne, pod warunkiem że nie zagrożą realizacji celów projektu, które określone zostały we wniosku oraz nie wpłyną na obniżenie punktacji uzyskanej w trakcie oceny merytorycznej. I tak, instytucje udzielające wsparcia przewidują możliwość dokonania modyfikacji między innymi w zakresie rzeczowym projektu, terminów realizacji, kosztów kwalifikowanych, czy nawet lokalizacji inwestycji. Skala tych zmian nie jest jednak dowolna, a możliwość ich wprowadzenia ograniczona jest licznymi warunkami.

W ramach zakresu rzeczowego projektu dopuszczalność zmian zależy od ich charakteru. Wielu wnioskodawców uzależnia rozpoczęcie realizacji inwestycji od pozytywnej decyzji o przyznaniu wsparcia. W trakcie procedury oceny wniosków mogą pojawić się bardziej atrakcyjne oferty zarówno pod względem jakościowym, jak i cenowym.

Przedsiębiorca planuje zakup określonych maszyn. Gdy na rynku pojawi się nowy, bardziej innowacyjny model maszyny, którego nabycie nie tylko przyczyni się do osiągnięcia zadeklarowanych we wniosku wskaźników, ale również umożliwi większą, niż przewidywano, poprawę efektywności przedsiębiorstwa, to taka zmiana natury jakościowej jest dopuszczalna.

Nie są natomiast dopuszczalne ilościowe zmiany zakresu rzeczowego w ramach przyznanego wsparcia, co nie wyklucza możliwości sfinansowania dodatkowego zakupu ze środków własnych.

Przedsiębiorca przewidywał kupno dwóch licencji na oprogramowanie. Ze względu na korzystne ceny okazuje się jednak, że mógłby nabyć o jedną licencję więcej. Nie uzyska jednak na to akceptacji. Ilościowe zmiany zakresu rzeczowego projektu nie są bowiem dopuszczalne.

Modyfikacjom podlegać mogą terminy realizacji etapów projektu. Może się bowiem okazać, że od złożenia wniosku do momentu rozpoczęcia inwestycji zmieni się sytuacja rynkowa, z czym możemy się zetknąć obecnie. Ze względu na ożywioną koniunkturę na rynku budowlanym, przewidywane są opóźnienia w dotrzymaniu terminów realizacji etapów związanych z budową hal produkcyjnych oraz zakupem robót budowlanych. Wynika to przede wszystkim z bardzo dużego zapotrzebowania na usługi budowlane, ograniczonej dostępności siły roboczej i materiałów budowlanych. Opóźnienia dotyczyć mogą również zakupu maszyn i urządzeń, co spowodowane jest wydłużającymi się terminami oczekiwania na realizację zamówień, które ze względu na ożywiony popyt w coraz większej liczbie napływają do dostawców.

W ramach kosztów kwalifikowanych możliwe są przesunięcia między poszczególnymi kategoriami wydatków do wysokości określonej zapisami umowy. Jednak gdy w trakcie realizacji projektu pojawi się konieczność wprowadzenia w budżecie zmian, które wpłyną na wartość kosztów kwalifikowanych oraz wysokość przyznanego wsparcia, sytuacja taka musi zostać indywidualnie przeanalizowana przez instytucję udzielającą wsparcia.

Jeśli koszty kwalifikowane projektu okażą się niższe od kosztów zadeklarowanych we wniosku, kwota dotacji zostanie proporcjonalnie zmniejszona. Nie ma jednak możliwości zwiększenia kwoty dofinansowania, gdy koszty projektu okażą się wyższe.

Wprowadzenie zmian w projekcie jest ściśle związane z procedurą aneksowania umowy o dofinansowanie. W przypadku gdy beneficjent planuje modyfikację kształtu projektu, co do zasady jest on zobowiązany poinformować o tym instytucję udzielającą wsparcia. Zmiany mogą zostać wprowadzone najczęściej dopiero po pozytywnym rozpatrzeniu pisemnego uzasadnienia wnioskodawcy przez odpowiednią instytucję. Uzasadnienie powinno uwzględniać charakter, skalę, przyczyny oraz wpływ planowanych modyfikacji na realizację zadeklarowanych wskaźników i celów projektu, jak również na wysokość kosztów kwalifikowanych i wielkość wnioskowanej kwoty wsparcia.

Aby uniknąć ewentualnych problemów z rozliczeniem projektu, beneficjent powinien wystosować uzasadnienie jak najszybciej po zaistnieniu przyczyny zmian. Czas trwania procedury aneksowania umowy różni się w zależności od programu. Zasadniczo składa się jednak z etapu oceny uzasadnienia przedsiębiorcy oraz przygotowania stosownego aneksu do umowy w przypadku jego pozytywnego rozpatrzenia.

Istnieją zmiany, które nie wymagają aneksowania umowy o dofinansowanie, takie jak: przesunięcia terminów rozpoczęcia oraz zakończenia poszczególnych etapów, gdy nie zagrażają dotrzymaniu zadeklarowanego terminu końcowego całego projektu, oraz przesunięcia wydatków pomiędzy głównymi kategoriami kosztów do wysokości określonej w umowie o dofinansowanie. Jednakże w przeważającej liczbie przypadków planowane do wprowadzenia zmiany należy konsultować z odpowiednią instytucją.

Modyfikacja projektu bez akceptacji oznacza bowiem działanie niezgodne z zapisami umowy oraz wiąże się z nałożeniem na beneficjenta sankcji w postaci konieczności zwrotu przyznanego dofinansowania wraz z odsetkami w wysokości jak dla zaległości podatkowych, jak również trzyletniego zakazu ubiegania się o pomoc publiczną.

Poza koniecznością realizowania przedsięwzięcia zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym, beneficjent zobowiązany jest również do zapewnienia trwałości efektów projektu, tj. do osiągnięcia celów oraz ich utrzymania przez okres pięciu lat od zakończenia realizacji przedsięwzięcia. W nowym okresie programowania, dla przedsiębiorców z sektora MSP, obowiązujący będzie krótszy - trzyletni okres zapewnienia trwałości projektu. Ponieważ atrybut trwałości mierzony jest stopniem utrzymania zadeklarowanych we wniosku wskaźników, będących odzwierciedleniem założonych celów, zasadniczo nie ma możliwości obniżenia ich poziomu. Dopuszczalna jest jednak możliwość złożenia wniosku o wydłużenie terminu osiągnięcia zadeklarowanych wskaźników oraz podpisanie aneksu do umowy. Wymóg trwałości związany jest nie tylko z zakazem poddawania projektu znaczącym modyfikacjom, ale również z koniecznością utrzymania projektu na terenie województwa, w którym został zrealizowany i nieprzenoszenia go do powiatu o innej intensywności wsparcia.

Podpisanie umowy o dofinansowanie nakłada na beneficjenta również obowiązki związane ze sprawozdawczością, co wiąże się z koniecznością składania sprawozdań z postępów w realizacji projektu: okresowych (w terminie 10 dni od upływu okresu sprawozdawczego); rocznych (w terminie 25 dni od upływu okresu sprawozdawczego); końcowych (w terminie 25 dni od zakończenia projektu).

W sprawozdaniach beneficjent zobowiązany jest przedstawić informacje dotyczące przede wszystkim dotychczasowego przebiegu realizacji projektu, w tym realizacji planu rzeczowego oraz finansowego, jak również informacje dotyczące prognozy przebiegu implementacji projektu w kolejnym okresie sprawozdawczym. Istotną kwestią, którą beneficjent powinien mieć na uwadze, jest uwzględnienie w sprawozdaniu wszelkich przesłanek, które mogłyby mieć wpływ na opóźnienia w realizacji. W przypadku faktycznego wystąpienia trudności w osiągnięciu zadeklarowanych we wniosku wskaźników, należy szczegółowo uzasadnić ich przyczyny.

W nowej perspektywie budżetowej wprowadzone zostaną pewne uproszczenia w zakresie sprawozdawczości, które dotyczyć będą zniesienia konieczności składania odrębnych sprawozdań. O część sprawozdawczą z realizacji projektu zostanie natomiast poszerzony wniosek o płatność.

Rozliczenie wydatków kwalifikowanych poniesionych przez beneficjenta odbywa się na podstawie wniosku o płatność wypełnionego na właściwym formularzu. Wniosek o płatność dotyczyć może płatności pośredniej, końcowej bądź rozliczenia płatności zaliczkowej.

Wniosek składany jest nie częściej niż raz na miesiąc łącznie z załączonymi dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki, w tym przede wszystkim kopiami zapłaconych faktur lub dokumentów księgowych wraz z dowodami zapłaty, poświadczonych za zgodność z oryginałem.