Jak uzupełniać brakujące albo wadliwe oświadczenia i dokumenty

Wprowadzona poprzednią nowelizacją możliwość uzupełniania dokumentów budziła w praktyce wiele kontrowersji. Niektórzy arbitrzy w swoich wyrokach dopuszczali, by nowe dokumenty nosiły datę późniejszą niż termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Inni mieli przeciwne zdanie. Nowelizacja rozwiewa te wątpliwości.

Nowelizacja dodaje do art. 26 ust. 3 pzp zdanie drugie, ostatecznie rozstrzygając kontrowersje. "Oświadczenia lub dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, nie później niż w dniu wyznaczonym przez zamawiającego jako termin uzupełnienia oświadczeń lub dokumentów" -postanowił ustawodawca.

Jeden z wykonawców nie dołączył do oferty zaświadczenia z urzędu skarbowego, potwierdzającego, że nie zalega z płaceniem podatków. Zamawiający wzywa go do uzupełnienia, wyznaczając 24 kwietnia jako ostatni dopuszczalny termin. Wykonawca może więc donieść zaświadczenie z US wystawione nawet 24 kwietnia i zamawiający musi je zaakceptować.

Uporządkowanie problemów z datą uzupełnianych dokumentów jest w pełni zgodne z orzecznictwem unijnym w tym zakresie. Jak słusznie zauważył ETS w sprawach C-226/04 i C-228/04, moment, do którego należy się odnieść, dokonując oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu, może być wyznaczony dowolnie przed udzieleniem zamówienia, określony przez przepisy krajowe lub zamawiającego bez naruszenia zasady równości i przejrzystości.

Do tej pory zamawiający był zobowiązany do wezwania do uzupełniania jedynie oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu - czyli dokumentów podmiotowych. Uzupełnianie innych dokumentów, wymienionych wart. 25 pzp, ale odnoszących się do cech produktu czy usługi, nie było dozwolone. Po nowelizacji zakres dokumentów, jakich zamawiający będzie obowiązany żądać, poszerza się. Zamawiający będzie wzywał do uzupełnienia także dokumentów potwierdzających spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane określonych wymagań.

Dokumenty te wymieniono w§ 3 ust. 1 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich dokumenty te mogą być składane. Chodzi o zaświadczenia potwierdzające spełnienie norm lub wymogów specyfikacji technicznych przez określone produkty będące przedmiotem zamówienia, a w wypadku głównie usług i robót budowlanych -poświadczenia zgodności działań wykonawcy z odpowiednimi europejskimi normami jakościowymi i zarządzania środowiskiem.

Warto podkreślić, że pomimo rozszerzenia nadal nie jest możliwe uzupełnianie innych dokumentów składanych w ofercie a nieujętych w art. 25 ust. 1, takich jak pełnomocnictwa, tabele kalkulacji cenowej itp.

Trzeba pamiętać, że uzupełnianie dokumentów nie może prowadzić do zmiany treści oferty. Artykuł 87 ust. 1 pzp wyraźnie mówi, że niedopuszczalne jest prowadzenie między zamawiającym i wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz dokonywanie zmian w jej treści innych niż poprawienie oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych. Przedstawienie dodatkowych dokumentów nie może więc prowadzić do zmiany zaoferowanego produktu, usługi czy sposobu wykonania robót budowlanych.

Gdy chodzi o dokumenty podmiotowe, nie budzi wątpliwości, że zamawiający powinien wzywać do uzupełnienia dokumentów albo po złożeniu ofert (postępowania jednoetapowe: przetarg nieograniczony, negocjacje bez ogłoszenia czy zapytanie o cenę), albo po złożeniu wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu (postępowania kilkuetapowe: przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny).

Sytuacja komplikuje się jednak przy dokumentach potwierdzających spełnianie przez oferowane usługi, dostawy i roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego. Wątpliwości dotyczą zwłaszcza trybów wymagających złożenia wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Żądanie przedłożenia zaświadczeń dotyczących konkretnych produktów (np. aprobaty techniczne, dopuszczenia do obrotu itp.) pojawia się bowiem na etapie zaproszenia do składania oferty - zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, która na tym etapie jest obowiązkowa, precyzuje opis przedmiotu zamówienia, a co za tym idzie - również wymagania co do zgodności przedmiotu zamówienia z odpowiednimi normami (art. 30 ustawy). Uzupełnienie takich dokumentów będzie więc możliwe dopiero po złożeniu ofert.

Inaczej należy jednak odnieść się do wymogów przedłożenia certyfikatów poświadczających zgodność działań wykonawcy z normami jakościowymi (przy odwołaniu się przez zamawiającego do systemów zapewnienia jakości opartych na normach europejskich) lub europejskimi normami zarządzania środowiskiem. Wielu zamawiających, mimo że dokumenty takie odnoszą się do działań wykonawcy (w tym działań przyszłych związanych z realizacją zamówienia), żąda ich przedłożenia wraz z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. W tej sytuacji ewentualne wystąpienie o uzupełnienie następować będzie po złożeniu wniosków i stwierdzeniu przez zamawiającego braków.

Co do zasady po nowelizacji, tak jak i w obecnie obowiązującym stanie prawnym, zamawiający ma obowiązek wystąpienia do wykonawcy o uzupełnienie oświadczeń i dokumentów zawsze, gdy wykonawca ten nie złożył wymaganych oświadczeń i dokumentów w terminie. W wyjątkowych okolicznościach nie musi jednak tego robić. Jest tak wtedy, gdy pomimo uzupełnienia i tak postępowanie musiałoby zostać unieważnione (art. 93 ustawy). Przy nowelizacji ustawodawca dodał, że wystąpienie o uzupełnienie danego dokumentu czy oświadczenia jest również zbędne, gdy złożona oferta, w której stwierdzono takie braki, będzie podlegać odrzuceniu ze względu na okoliczności wymienione wart. 89 pzp, np. jest niezgodna z treścią siwz lub wykonawca popełnił błędy w obliczeniu ceny. Taki zabieg ma zapobiec zbędnemu dokonywaniu niepotrzebnych czynności po jednej i drugiej stronie, gdy efekt uzupełnienia dokumentów i tak nie będzie miał wpływu na ocenę oferty, bo trzeba będzie ją odrzucić.

Powstaje jednak pytanie, co w sytuacji gdy zamawiający popełni błąd, kwalifikując ofertę jako podlegającą odrzuceniu, i tym samym nie wystąpi o uzupełnienie brakujących dokumentów, a następnie zgodnie z dyspozycją art. 92 pzp poinformuje wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty, wykluczeniu wykonawców i odrzuceniu oferty.

Jeżeli w wyniku protestu zamawiający będzie powtarzał ocenę ofert, musi wystąpić do wykonawcy o uzupełnienie brakujących oświadczeń i dokumentów.

Tak jak dotychczas uzupełniane będą zarówno brakujące dokumenty, jak i te, które zawierają błędy. Dotychczasowa praktyka pokazuje, że "błąd" może być różnie rozumiany.

Co do zasady zamawiający ma obowiązek zwrócenia się o uzupełnienie przez wykonawców zarówno dokumentów, jak i oświadczeń, o których mowa w art. 25 ust. 1, w każdym przypadku, gdy stwierdzi brak któregokolwiek z nich. Należy przyjąć, że sytuacja ta dotyczy zarówno dokumentów i oświadczeń niezłożonych przez wykonawcę, jak i złożonych nieprawidłowo, a więc np. nie wystawionych w odpowiedniej dacie lub nie złożonych w odpowiedniej formie. Dla zamawiającego nie mają więc one znaczenia - traktuje się je jak dokumenty niezłożone. Ponadto uzupełnianie powinno dotyczyć nie tylko dokumentów wystawianych przez odpowiednie organy (dokumenty urzędowe), lecz także dokumentów sporządzanych samodzielnie przez wykonawcę - oświadczeń, wykazów, informacji (dokumenty prywatne). W tym kontekście norma wskazująca na możliwość uzupełniania dokumentów zawierających błędy zdaje się nie mieć szerszego znaczenia. Dotyczy bowiem wyłącznie sytuacji, w których dokument obarczony jest błędem faktycznym lub formalnym.

Jednakże dokumenty nieważne (np. wystawione dawniej niż dopuszczają to przepisy rozporządzenia) nie będą już dokumentami z błędami, lecz po prostu "przeterminowanymi". Uzupełnianie takich dokumentów - choć obowiązkowe -będzie odbywać się na podstawie normy zawartej w pierwszej części przepisu.

Ustawodawca odnosząc się do błędów, posłużył się wyrazem "dokumenty", pomijając uzupełnianie oświadczeń. Wydaje się jednak, że przepis należy interpretować szeroko, stosując pomocniczo interpretację wynikającą z art. 245 k.p.c., według której dokument prywatny stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie.

Innym sposobem rozwiązania problemów wynikających z niejasności zawartych w oświadczeniach jest zwrócenie się do wykonawców o wyjaśnienia w tym zakresie na podstawie art. 26 ust. 4 pzp.

Co to oznacza w praktyce? Otóż to, że wykonawca złożył wykaz pracowników, w którym zamiast dwóch osób z odpowiednimi uprawnieniami przedstawił tylko jedną, nie oznacza jeszcze, że nie spełnia on warunków udziału w postępowaniu. Należy w tej sytuacji przyjąć, że przedłożony dokument nie jest dokumentem, jakiego zamawiający żądał. Wówczas musi on wezwać wykonawcę do jego uzupełniania. Dopiero gdy wykonawca tego nie zrobi w wyznaczonym terminie, zamawiający będzie mógł go wykluczyć z postępowania.

Autorka jest ekspertem w Grupie Doradczej Sienna sp. z o.o.

Wezwanie do uzupełnienia dokumentów