RODO: papierowe archiwa firm z danymi osobowymi klientów mogą być ryzykowne

Przedsiębiorcy w obawie przed gigantycznymi karami wynikającymi z unijnych przepisów o ochronie danych osobowych skupili się głównie na elektronicznym obiegu dokumentów, zapominając o papierowych archiwach. Dokładają więc nowe dokumenty na sterty, nie zaglądając, co leży pod spodem. A zawarte w nich dane osobowe klientów mogą być dla nich tak samo niebezpieczne jak te przetrzymywane w formie cyfrowej.

Czytaj też:

RODO: mniej biurokracji przy ochronie danych klientów

RODO: co się zmieni od 4 maja 2019

– Wiele firm od lat nawet nie zagląda do swoich papierowych archiwów – mówi Marcin Mandryk z Iron Mountain, firmy zajmującej się zarządzaniem informacją, archiwizacją i digitalizacją dokumentów. – W ciągu ostatniego roku uporządkowaliśmy archiwa liczące 100 mln dokumentów i okazało się, że przeszło 40 mln z nich było już dawno przeterminowanych.

– To były nie tylko umowy zawierane przed laty z klientami, różnego rodzaju programy lojalnościowe czy zgody marketingowe, ale zdarzyło się nam też usuwać bardzo wrażliwe dane osobowe, bo zawarte w dokumentacji medycznej – wylicza Mandryk.

Ryzykują umyślnie

Wielu przedsiębiorców przetrzymuje ryzykowne dokumenty świadomie, wykonali bowiem wcześniej rachunek zysków i strat: czy przed zniszczeniem opłaca się przeglądać tony papierowych dokumentów, by wychwycić kilka kartek papieru, które muszą zachować. Czy też wydłużyć o kilka miesięcy czy lat okres przechowania całości, by przepuścić później całość przez niszczarkę. Okazuje się bowiem, że odkurzanie i przeglądanie pudeł zawierających tysiące nieposegregowanych dokumentów jest w praktyce niemożliwe.

– Zarządzanie papierową dokumentacją to też duże wyzwanie na przyszłość, bo po wejściu w życie nowych przepisów o ochronie danych osobowych i powszechnej cyfryzacji dokumentów, papierowe archiwa zamiast chudnąć tylko puchną – zauważa Dagmara Sender z Archidoc, firmy zajmującej się zarządzaniem informacją, archiwizacją i digitalizacją dokumentów. – Dlatego wielu przedsiębiorców podejmuje teraz ogromny wysiłek i porządkuje papierowe dokumenty, segreguje je ze względu na okres przechowywania i zakłada im tzw. klucze rejestracyjne, które pozwalają później na szybkie odnalezienie w elektronicznym systemie papierowych dokumentów, by móc je zniszczyć, gdy przyjdzie na to czas.

Ten wysiłek może się okazać w przyszłości bezcenny.

Okres przechowywania

Problemy z przechowywaniem papierowej dokumentacji narastają od lat i wynikają z elektronizacji zarządzania procesami w firmach i gwałtowną cyfryzacją dokumentacji. Ten proces komplikuje nawet kilkukrotna zmiana elektronicznego systemu zarządzania archiwami, na bardziej efektywny, czy tak prozaiczna sprawa jak odejście na zasłużoną emeryturę przez jedyną osobę, która wiedziała co kryje się w pudłach z papierami.

Czas dozwolonego przechowywania zależy od okresu przedawnienia roszczeń wynikającego z danego zobowiązania.

Rządzą tu więc przepisy o przedawnieniu roszczeń wynikające z ordynacji podatkowej kodeksu cywilnego. W związku z tym większość tego typu dokumentów można przetrzymywać nawet przez sześć lat. Przed ich usunięciem warto jednak sprawdzić, czy bieg terminu przedawnienia roszczeń nie został zawieszony czy przerwany, co zdarza się szczególnie w razie zobowiązań podatkowych.

Opinia dla „Rzeczpospolitej"

Michał Kluska, adwokat w kancelarii DZP

Takie same reguły wynikające z RODO dotyczą zarówno cyfrowych, jak i papierowych dokumentów, których nie można przechowywać w nieskończoność. Warto o tym przypomnieć przedsiębiorcom, zanim zrobi to kontroler z urzędu ochrony danych osobowych. Wielu przedsiębiorców uznało, że w przypadku papierowych dokumentów, inaczej niż w przypadku ich cyfrowej wersji, trudniej o ich wyciek, zniszczenie czy modyfikację. Samo ryzyko nałożenia kary wynikające z dłuższego ich przetrzymywania nie jest takie duże. Tacy przedsiębiorcy usuwają teraz systematycznie najstarsze dokumenty, aby w przyszłości dojść do stanu zgodnego z prawem. Gorzej jeśli takie papierowe archiwum jest niewłaściwie zabezpieczone przed dostępem postronnych osób, które nie gwarantują bezpieczeństwa tych informacji.