Przepisy ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (DzU poz. 357) istotnie skróciły czas obowiązkowego przechowywania dokumentacji pracowniczej – czyli zarówno akt osobowych, jak i innej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Czytaj też:

Akta pracownicze – skrócenie okresu przechowywania i ich elektronizacja

Dokumentacja pracownicza - zmiany od 1 stycznia 2019

I. Zatrudnienie po 31 grudnia 2018 r.

Na gruncie znowelizowanych przepisów, które weszły w życie 1 stycznia 2019 r., zasadą w stosunku do nowo zatrudnianych pracowników jest 10-letni (zamiast dotychczasowego 50-letniego) okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Liczy się go od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Przykład

Dokumentację pracownika, który będzie zatrudniony od 1 marca do 31 lipca 2019 r., pracodawca powinien przechowywać przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał, tj. do 31 grudnia 2029 r.

II. Zatrudnienie do 31 grudnia 1998 r.

W przypadku stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 1999 r. w mocy pozostaje 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Nie ma możliwości jego skrócenia, gdyż na podstawie tej dokumentacji dochodzi do ustalenia podstawy wymiaru emerytury / renty.

Pół wieku (bez możliwości skrócenia) trzeba też przechowywać dokumentację pracowników, którzy wykonywali / wykonują prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej.

III. Zatrudnienie między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r.

Jeszcze inne rozwiązanie dotyczy stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. Co do zasady zastosowanie ma tu 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracodawca może się jednak zdecydować na skrócenie tego okresu do 10 lat. Musi wówczas spełnić dodatkowe obowiązki względem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, tj.:

-  złożyć oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (formularz ZUS OSW),

-  składać raporty informacyjne na drukach ZUS RIA.

Przykład

Z pracownikiem zatrudnionym od 1 czerwca 2016 r. umowa o pracę zostanie rozwiązania za porozumieniem stron w dniu 31 maja 2019 r. Pracodawca 1 lipca 2019 r. złoży oświadczenie ZUS OSW. W ciągu roku od daty złożenia tego oświadczenia, tj. do 1 lipca 2020 r., powinien przekazać za pracownika raport informacyjny ZUS RIA. Spowoduje to skrócenie okresu obowiązkowego przechowywania dokumentacji do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego,

w którym raport informacyjny został złożony. Decydujące znaczenie ma tu data złożenia raportu informacyjnego.

Jeśli pracodawca zdecyduje, że chce skrócić okres przechowywania akt do 10 lat, musi złożyć raporty za wszystkie ubezpieczone osoby – zarówno pracowników jak i zleceniobiorców. Nie ma możliwości, aby złożyć raporty pozwalające na skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej jedynie w stosunku do części ubezpieczonych. Wynika to z konieczności stosowania jednolitych zasad przechowywania dokumentacji tak, aby zapewnić równe traktowanie wszystkich osób zatrudnionych przez pracodawcę.

Decyzję o skróceniu 50-letniego okresu pracodawca może podjąć dowolnie w każdym momencie. Jej cofnięcie też jest możliwe, ale jedynie do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego.

Nowa umowa, stara teczka

Dotychczas, w świetle braku odpowiednich regulacji prawnych, pracodawcy stawali przed problemem, jak prowadzić akta osobowe ponownie zatrudnianego pracownika. Zmienione przepisy wyraźnie przewidują, że w razie ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w ciągu 10-letniego terminu przechowywania dokumentacji, pracodawca kontynuuje prowadzenie jego dotychczasowej dokumentacji. Wówczas ma obowiązek przechowywać dokumentację pracownika przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiąże się lub wygaśnie ostatni stosunek pracy z tą osobą.

Niższe koszty

Opisane zmiany mogą przynieść pracodawcom wymierne korzyści finansowe. Spowodują bowiem obniżenie kosztów związanych z zapewnieniem przechowywania dokumentacji pracowniczej, co pracodawcy coraz częściej powierzają podmiotom specjalizującym się w tego rodzaju usługach.

Monika Politowska-Bar adwokat w kancelarii Chajec, Don-Siemion & Żyto

>> Dowód w postępowaniu

Od nowej zasady 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej obowiązuje wyjątek – gdy ma ona stanowić dowód w postępowaniu. Bez znaczenia jest rodzaj tego postępowania – karne, administracyjne czy z zakresu prawa pracy.

Jeżeli pracodawca sam będzie stroną postępowania, to czas przechowywania dokumentacji wydłuży się do momentu jego zakończenia prawomocnym wyrokiem. Termin ten nie może się jednak skończyć wcześniej niż z upływem 10-letniego okresu.

Gdy pracodawca poweźmie wiedzę o toczącym się postępowaniu, którego nie jest stroną, a w którym dokumentacja pracownicza może stanowić dowód, czas jej przechowywania wydłuży się o dalsze 12 miesięcy ponad obowiązkowy 10-letni okres. -