Konieczność przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat przewiduje art. 94 pkt 9b kodeksu pracy w wersji zmienionej od 1 stycznia 2019 r. ustawą z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (DzU poz. 357). Okres tych 10 lat należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
Czytaj także: Czy w ewidencji czasu pracy trzeba zawsze podawać godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy?
Szersza definicja
Pojęcie dokumentacji pracowniczej to nie tylko akta osobowe pracowników, lecz także inne dokumenty gromadzone w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (art. 94 pkt 9a k.p.). Wśród nich znajduje się również ewidencja czasu pracy.
Dotąd przyjmowano, że ewidencję czasu pracy można wyrzucić już po 3 latach od ustania zatrudnienia. Taki termin nie wynikał z przepisów, ale z okresu przedawnienia roszczeń pracowniczych (art. 291 § 1 k.p.).
Zgodnie jednak z nowymi przepisami oraz wyjaśnieniami Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, od 1 stycznia 2019 r. 10-letni termin przechowywania dokumentacji dotyczy również ewidencji czasu pracy.
Integralna część kompletu
Wynika to przede wszystkim z obowiązku nałożonego przez art. 94 pkt 9b k.p. Zgodnie z nim, dokumentację dotyczącą stosunku pracy należy przechowywać w sposób gwarantujący zachowanie jej:
- poufności,
- integralności,
- kompletności,
- dostępności,
w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Jak zaś wskazuje § 6 rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369), ewidencja czasu pracy to jeden z obowiązkowych elementów dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Poza aktami osobowymi oraz dokumentami dotyczącymi ewidencjonowania czasu pracy, pracodawca ma obowiązek prowadzić – oddzielnie dla każdego pracownika – również:
- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
- kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
- kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Wszystkie te dokumenty stanowią całość i należy je przechowywać przez 10 lat od rozstania z pracownikiem, aby zachować wymóg kompletności. Braki w tym zakresie, szczególnie ewidencji czasu pracy, mogą stanowić istotną lukę zniekształcającą faktyczny przebieg zatrudnienia.
— Joanna Kalinowska
Czasem wciąż pół wieku
Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat po ustaniu stosunku pracy dotyczy przede wszystkim pracowników zatrudnionych nie wcześniej niż 1 stycznia 2019 r. Jednak pracodawcy mogą zastosować 10-letni okres przechowywania akt osobowych także wobec osób zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. Ich dokumentacji nie muszą już trzymać 50 lat, pod warunkiem złożenia w ZUS za tych pracowników dodatkowych raportów informacyjnych, o których mowa w art. 4 pkt 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Wówczas 50-letni okres przechowywania akt osobowych pracownika liczony od dnia ustania stosunku pracy ulega skróceniu do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym płatnik złoży raport informacyjny. W pozostałych przypadkach – tj. wobec pracowników zatrudnionych przed 1999 r. oraz w razie niezłożenia raportów w ZUS – dokumenty wciąż należy przechowywać przez 50 lat od ustania zatrudnienia.
