Obowiązek inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie wynika z art. 26 ustawy o rachunkowości (uor). Należy ją przeprowadzić przynajmniej na ostatni dzień każdego roku obrotowego, metodą spisu z natury.

Stan rzeczywisty...

Głównym celem, dla którego jednostka przeprowadza inwentaryzację środków pieniężnych, jest potwierdzenie rzeczywistego stanu pieniędzy w kasie ze stanem ujętym w księgach. Metoda spisu z natury, właściwa m.in. przy inwentaryzacji pieniędzy w kasie, jest przeznaczona dla składników aktywów w postaci materialnej, które charakteryzują się możliwością zmierzenia, policzenia lub zważenia. Poprawnie przeprowadzona inwentaryzacja powinna zostać poprzedzona kontrolą wewnętrzną, obejmującą weryfikację takich dokumentów jak:

• wniosek o zaliczkę

• raport kasowy,

• rozliczenie zaliczki

oraz ich dekretację.

Dokumenty te powinny zostać sprawdzone pod kątem rachunkowym, formalnym oraz merytorycznym. Szczególną uwagę należy zwrócić na potwierdzenie przeprowadzenia operacji gotówkowej z kasy przez osoby do tego uprawnione. W celu sprawdzenia przestrzegania przez pracowników wewnętrznych regulaminów dotyczących obrotu gotówkowego, jednostka powinna przeprowadzać niezapowiedziane kontrole w tym zakresie w ciągu roku.

... potwierdzony w arkuszu

Inwentaryzacja środków pieniężnych w kasie powinna być poprzedzona przygotowaniem formularzy inwentaryzacyjnych. Ważne aby arkusz spisu z natury zawierał podpisy członków komisji inwentaryzacyjnej oraz osoby odpowiedzialnej materialnie. Komisja inwentaryzacyjna jest odpowiedzialna za przeliczenie wszystkich banknotów oraz monet znajdujących się w kasie. Osoba odpowiedzialna materialnie za środki pieniężne nie może przeprowadzać czynności inwentaryzacyjnych, jest ona jedynie obserwatorem. Powinna jednak wspierać prace zespołu spisowego, np. udzielając wyjaśnień i informacji. Po przygotowaniu arkusza inwentaryzacyjnego i ujęciu w nim ustalonego, rzeczywistego stanu środków pieniężnych w kasie należy przystąpić do kolejnego etapu, czyli porównania tego stanu z ewidencją bilansową. Konieczne jest ustalenie i wyjaśnienie przyczyn powstania ewentualnych różnic.

Protokół

Dokumentem podsumowującym inwentaryzację kasy jest protokół rozliczenia inwentaryzacji. W protokole tym ujęte są różnice wynikające z przeprowadzonej inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie. Końcowy protokół inwentaryzacyjny musi zostać podpisany przez wszystkich członków oraz przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. Sposób, w jaki zostanie rozliczony niedobór, oraz jego ujęcie w księgach rachunkowych zależą od tego, czy niedobór zostanie uznany za zawiniony, czy niezawiniony. Za niedobór uznany za zawiniony kasjer ponosi odpowiedzialność materialną.

Przykład

Spółka przeprowadziła na dzień bilansowy inwentaryzację środków pieniężnych w kasie. Ustalono niedobór gotówki w kasie w kwocie 178,20 zł.

Ewidencja niedoboru powinna zostać ujęta zapisem:

Wn „Rozliczenie niedoborów" 178,20 zł

Ma „Kasa" 178,20 zł

WARIANT 1.

Niedobór gotówki w kasie został uznany za zawiniony przez kasjera (odpowiedzialnego materialnie).

1. Uznanie niedoboru za zawiniony

Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 178,20 zł

Ma „Rozliczenie niedoborów" 178,20 zł

2. Potrącenie kwoty niedoboru gotówki w kasie z wynagrodzenia kasjera

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" 178,20 zł

Ma „ Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 178,20 zł

3. Wpłata kwoty wykazanego niedoboru gotówki przez kasjera

Wn „Kasa" 178,20 zł

Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 178,20 zł

WARIANT 2.

Niedobór gotówki w kasie został uznany za niezawiniony przez kasjera.

1. Zaliczenie niedoboru do kosztów

Wn „Pozostałe koszty operacyjne" 178,20 zł

Ma „Rozliczenie niedoborów" 178,20 zł.

Katarzyna Balik konsultant, Audyt i usługi doradcze, Grupa UHY ECA