Jeszcze kilka lat temu doradcy podatkowi koncentrowali się na analizie przepisów prawa podatkowego, orzecznictwa sądów, praktyki organów skarbowych, wsparciu dotyczącym prawno-podatkowych konsekwencji transakcji lub prowadzenia działalności w wybranych obszarach. To nadal są kwestie kluczowe, a popyt na tego typu wsparcie nie maleje.

Z drugiej strony, ważnym i finalnym elementem praktyki podatkowej firm jest cykliczne rozliczenie i zaraportowanie danego podatku, wymagające połączenia wiedzy merytorycznej z analizą danych. Z uwagi na czasochłonność tego procesu oraz postępującą cyfryzację wymiany danych z organami podatkowymi, przedsiębiorcy szukają na rynku rozwiązań automatyzujących procesy sprawozdawczości podatkowej. Coraz częściej chcą też połączyć proces raportowania podatkowego z autokontrolą i badaniem ryzyka. Szukają więc nie tylko specjalisty od paragrafów, ale także interdyscyplinarnego doradcy, który wiedzę i doświadczenie przekłada na język nowych technologii. Obszar łączący elementy doradztwa podatkowego, analizy danych, prac analitycznych i programistycznych kiedyś był uważany za niszowy. Obecnie znajduje się w fazie ekspansji na rynku usług wsparcia podatkowego.

Kultura przejrzystości

Zmiana podejścia przedsiębiorców do procesu rozliczania podatków to element globalnego trendu, który przenosi funkcjonowanie firm do elektronicznej rzeczywistości. Potrzeba zwiększenia poboru podatków skutkowała wprowadzeniem przez OECD zaleceń dotyczących uszczelnienia systemu podatkowego, wskazując na potrzebę zwiększenia efektywności kontroli poprzez wykorzystanie nowych technologii. Za wytycznymi poszły ustawodawstwa krajowe. W Polsce wprowadzono w szczególności zmiany w przepisach dotyczących cen transferowych, jednolity plik kontrolny oraz zwiększono obowiązki związane z elektronicznym raportowaniem (np. poprzez ciągłe rozszerzanie katalogu deklaracji składanych wyłącznie w formie elektronicznej). Takie zmiany wymuszają na podatnikach stosowanie programów do przygotowania elektronicznych rozliczeń. Szczególnie w przypadku pliku JPK, którego przygotowanie bez wdrożenia odpowiedniego oprogramowania jest mocno utrudnione. Ministerstwo Finansów idzie jednak o krok dalej i zaczyna kłaść nacisk na automatyczną, masową analizę transakcji podatników.

Mierz cele na zamiary

Skoro przedsiębiorstwa muszą ponieść nakłady na zaprzęgnięcie nowych technologii do procesów podatkowych, powinny móc jak najszerzej skorzystać z możliwości, jakie daje automatyzacja. Poza dostarczeniem na czas deklaracji czy plików JPK w odpowiednim formacie mogą w ten sposób zaoszczędzić czas osób odpowiedzialnych za rozliczenia podatkowe. Zmniejszą również ryzyko błędu i przeniosą ciężar wykonywania powtarzalnych czynności z pracowników na komputer.

Nie każdy program pełni takie funkcje, ale narzędzie do rozliczania podatków powinno być wsparciem dla podatnika, a nie tylko automatycznym audytorem (choć wskazanie błędów samo w sobie też ma wartość). Ponadto, program powinien zwiększać komfort pracy i poczucie bezpieczeństwa osób odpowiedzialnych za rozliczenia podatkowe.

Co zrobić, aby oprogramowanie naprawdę przyspieszało pracę, nie wywracając przy tym do góry nogami funkcjonowania firmy?

Przed podjęciem decyzji o wyborze oprogramowania warto odpowiedzieć na kilka pytań pozwalających na ocenę czy dostawca stosuje dobre praktyki przy wdrożeniu eksperckiego oprogramowania podatkowego:

1. Czy wdrożenie oprogramowania podatkowego wiąże się z istotną ingerencją w otoczenie systemowe firmy (zmiany w systemach księgowych, zaangażowanie służb informatycznych)?

2. Czy wdrożenie wymaga zmian w dotychczasowych procedurach księgowych, obiegu dokumentów, weryfikacyjnych albo polityce podziału kompetencji i odpowiedzialności?

3. Czy znasz dokładnie etapy wdrożenia i wiesz, na czym one polegają?

4. Czy mówisz jednym językiem z osobami wdrażającymi oprogramowanie? Czy rozumieją one żargon księgowy oraz wiedzą, jakie regulacje podatkowe stoją za stosowanym w firmie podejściem?

5. Czy testy poprawności działania oprogramowania będą prowadzone zgodnie ze z góry znanym schematem, a finalny odbiór oprogramowania będzie oparty o tzw. test prawdy?

6. Czy program będzie w przyszłości samodzielnie szukał błędów i proponował ich rozwiązanie?

Zasada nieingerencji – hands-off policy

Kompleksowe programy do rozliczania podatków nie leżą na sklepowych półkach. Nie można ich kupić w sklepie internetowym, zainstalować i na tym zakończyć wdrożenie. Dla prawidłowego funkcjonowania wymagają one „szycia na miarę", tj. przeprowadzenia wnikliwej analizy dotychczasowych rozliczeń oraz mapowania, czyli dopasowania do otoczenia systemowego danej firmy, specyfiki biznesu oraz stosowanych procedur związanych ze sprawozdawczością podatkową.

Jednak zmiany w funkcjonowaniu działów księgowych w firmie nie sprzyjają poczuciu bezpieczeństwa. Zresztą konieczność uczenia się nowych procedur i stosowania nowych zasad zwiększałaby, a nie zmniejszała ryzyko pomyłek. Dlatego wdrożenie funkcjonalnego oprogramowania podatkowego nie powinno się wiązać z koniecznością ingerencji w systemy księgowe czy procedury wewnętrzne. Nie oznacza to oczywiście, że takie zmiany w niektórych przypadkach nie będą potrzebne. Przy okazji automatyzacji warto przyjrzeć się istniejącym praktykom i sprawdzić, czy pewne kroki nie mogłyby być wykonywane inaczej. Jednak uzależnianie instalacji oprogramowania od takich zmian nie jest sytuacją komfortową ani pożądaną.

Wdrożenie oprogramowania do rozliczania podatków ma oszczędzać czas, a nie przerzucać obowiązki na inne osoby lub przenosić je w czasie. Dlatego wdrożenie nie może nadmiernie angażować pracowników firmy. Angażowanie wewnętrznych służb IT może budzić wątpliwości, czy ich pomoc nie przeniesie na nich odpowiedzialności za prawidłowe funkcjonowanie obcego oprogramowania. Poza tym, odciążenie księgowych nie powinno polegać na jednoczesnym obciążeniu pracowników technologicznych. Ich praca może być konieczna na etapie przygotowania serwera do instalacji oprogramowania, ale na tym powinna się kończyć.

Dotyczy to również finalnych użytkowników oprogramowania. Ich zaangażowanie jest zwykle wymagane podczas analizy przedwdrożeniowej, kiedy to pomagają dostawcom oprogramowania zrozumieć funkcjonujące w firmie procesy. Użytkownicy powinni również brać udział w testach akceptacyjnych. To do nich powinno należeć ostatnie zdanie, czy program prawidłowo działa i spełnia ich oczekiwania.

Aby język giętki powiedział wszystko, co pomyśli głowa

Kluczowa w procesie wdrożenia oprogramowania podatkowego jest właściwa komunikacja pomiędzy dostawcą i odbiorcą. Ważne jest to, aby uczestnicy wdrożenia rozmawiali wspólnym, zrozumiałym wzajemnie dla siebie językiem. Dlatego, oprócz analityków i programistów, konieczne jest również zaangażowanie we wdrożenie ekspertów podatkowych (twórców koncepcji działania oprogramowania). Trudno wyobrazić sobie dyskusję o metodologii rozliczania VAT czy uzgadniania wyniku księgowego i podatkowego w CIT z osobą, która nie zna przepisów czy księgowego żargonu. Być może proces zostanie zautomatyzowany, ale czy efekt będzie zadowalający?

Stały początek wdrożenia

Wdrożenie oprogramowania do automatyzacji rozliczeń podatków nie kończy się na wyborze programu i podpisaniu umowy. W zależności od programu i stosowanej metody wdrożenia, plan wdrożenia może wyglądać różnie. Jednak pierwsze kroki są – lub powinny być – niezmienne.

Na początku wdrożenia konieczne jest określenie wymagań, jakie ma spełniać program. Należy określić, jakie raporty podatkowe musi złożyć firma. Jednocześnie dostawca oprogramowania powinien dokładnie poznać oczekiwania użytkowników. Które czynności zajmują najwięcej czasu osobom odpowiedzialnym za przygotowywanie rozliczeń? Jakich informacji oczekuje zarząd, dyrektor finansowy i główny księgowy? Aby oprogramowanie przyniosło oczekiwany efekt, niezbędne jest również wykonanie pogłębionej analizy procesów podatkowych w firmie. Jest to istotne zwłaszcza w przypadku firm, które decydują się na zakup rozwiązania „szytego na miarę".

Usystematyzowane sprawdzanie

Testowanie oprogramowania podatkowego może być dużym wyzwaniem. Łatwo wpaść w pułapkę, która polega na tym, że zespół wdrożeniowy koncentruje się na szukaniu źródeł nieprawidłowości w pojedynczej funkcjonalności, w której błąd wyszedł na jaw. A przecież automatyzowane procesy składają się z wielu wzajemnie powiązanych elementów. Źródło problemu może znajdować się w zupełnie innym miejscu niż jego ekspozycja. Dlatego dobrą praktyką jest stosowanie przez dostawców określonej, wypracowanej systematyki badanych obszarów.

Przykładem takiego podejścia może być systematyka pięciu filarów (ang. five pillar matrix) – podejście sprawdzone zarówno przy wdrażaniu oprogramowania podatkowego, jak i weryfikacji funkcjonalności systemów ERP w obszarze VAT. Polega ona na tym, że kolejno przeprowadza się testy kontrolne oprogramowania w ramach spójnych obszarów:

1. Klasyfikacja VAT – poprawność definicji i mapowania znaczników (np. kodów) pozwalających na jednoznaczną klasyfikację danej transakcji dla celów VAT;

2. Kalkulacja VAT – weryfikacja mechanizmów kalkulacji podatku zarówno na poziomie poszczególnej transakcji, jak i wyliczeń w raportach podatkowych (JPK, deklaracje);

3. Rozliczenie VAT – poprawność alokacji transakcji do właściwego okresu sprawozdawczego;

4. Raportowanie VAT – weryfikacja funkcjonalności służących do właściwego ewidencjonowania (uwidaczniania) transakcji w raportach, np. rejestrach VAT czy pliku JPK;

5. Formularze VAT – weryfikacja od strony formalnej (zgodność ze specyfikacją) mechanizmów do generowania, wypełniania i przesyłania deklaracji.

Usystematyzowanie testów zapobiega sytuacji, w której zespół wdrożeniowy oraz użytkownicy końcowi koncentrują się tylko na jednym obszarze, pomijając przy tym pozostałe. Tym samym zwiększa skuteczność testów i w efekcie satysfakcję użytkowników oprogramowania.

Test prawdy

Każde wdrożenie powinno zakończyć się testami akceptacyjnymi, których wynik powinien stanowić o sukcesie wdrożenia. Aby przekonać się, czy program został prawidłowo zaimplementowany, dobrą praktyką jest wykonanie tzw. testu prawdy. Polega on na sprawdzeniu zgodności pierwszego rozliczenia podatkowego (np. deklaracji), opracowanego przy użyciu metodologii stosowanej przed wdrożeniem z danymi pozyskanymi i wyliczonego za dany okres sprawozdawczy przez testowane oprogramowanie podatkowego. Jeżeli wszystkie kwoty dla każdego pola w deklaracjach, sumy kontrolne i dodatkowe informacje są zgodne w przypadku obydwu metod, można przyjąć, że program został skonfigurowany poprawnie i prawidłowo odzwierciedla obecne rozliczenia firmy. Brak zgodności może wskazywać na błędną konfigurację programu albo błąd popełniony podczas rozliczania podatków tradycyjną metodą.

Po zakończeniu wdrożenia należy też zweryfikować, ile czasu oszczędziliśmy dokonując automatyzacji procesów podatkowych. Nie zawsze jest możliwe porównanie ilości dni lub godzin pracy księgowych. W takim przypadku warto sprawdzić, które ze standardowych procesów, dotychczas wykonywanych ręcznie, zostało prawidłowo wykonane przez program.

Zyskują obie strony transakcji

Korzyści z automatyzacji procesów podatkowych dla firm są wymierne: to oszczędność czasu i zasobów, i ograniczenie ryzyka błędów. Z kolei dostawca, będący jednocześnie doradcą, zdobywa cenne doświadczenie, pozwalające na stosowanie jeszcze lepszych praktyk przy kolejnym wdrożeniu. Ponadto, wdrożenia uczą dostawców pokory - przepisy podatkowe czy orzecznictwo nie mogą obejmować wszystkich stanów faktycznych występujących w praktyce podatkowej firm, nad którymi trzeba się pochylić przy wdrożeniu oprogramowania podatkowego. Efektem realizacji takich projektów jest też budowanie więzi. Oprogramowanie podatkowe to nie jednorazowa usługa, ale spoiwo dalszej współpracy pomiędzy dostawcą i odbiorcą określonej na lata. Pamiętając o tej perspektywie, warto zadbać o odpowiednią jakość i efektywność, ale też atmosferę podczas wdrożenia.