Początek roku jest dla większości podmiotów prowadzących księgi rachunkowe i sporządzających na ich podstawie sprawozdania finansowe okresem wytężonej pracy. Sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone w terminie do trzech miesięcy od dnia bilansowego, określonego jako koniec roku kalendarzowego. Termin ten jest aktualny dla podmiotów sporządzających sprawozdania finansowe, sprawozdania jednostkowe podmiotów dominujących oraz sprawozdania finansowe grup kapitałowych. W tym ostatnim przypadku kumulacja prac księgowych jest uzależniona od wielkości grupy kapitałowej.

Kolejnym etapem prac nad sprawozdaniem jest – jeśli ustawa tego wymaga – poddanie sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta. Obowiązek ten dotyczy tych podmiotów, które zostały wymienione w art. 64 ustawy o rachunkowości (uor).

Uwaga! Sprawozdanie finansowe, bez względu na to, czy podlegało obowiązkowi badania, powinno być zatwierdzone w ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego.

Obowiązek publikacji

Zgodnie z regulacjami ustawy o rachunkowości oraz ustaw podatkowych (zarówno CIT, jak i PIT) wymagane jest, aby sprawozdanie finansowe zostało złożone w odpowiednich publikatorach. I tak:

- podmioty, których sprawozdania finansowe nie podlegają badaniu i które nie muszą ich publikować w rejestrze sądowym (KRS), mają obowiązek ich publikacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (w przypadku spółdzielni – w Monitorze Spółdzielczym),

- podmioty, których organ rejestrowy to KRS, muszą składać roczne sprawozdania finansowe w rejestrze sądowym

– w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Jeżeli sprawozdanie podlegało badaniu, to opinię biegłego także należy złożyć do publikacji. Konieczne jest załączenie odpisu uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 uor – także sprawozdanie zarządu z działalności jednostki.

Kierownik jednostki sporządzającej uproszczone sprawozdanie finansowe w miejsce opinii biegłego rewidenta składa do rejestru sądowego informację o rodzaju tej opinii wraz ze wskazaniem, czy zawiera ona dodatkowe objaśnienia.

Mogą zaistnieć okoliczności, w których zobligowany podmiot będzie musiał dwukrotnie złożyć w KRS wymagane dokumenty. Będzie tak, gdy sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w ustawowym terminie. Wówczas należy je złożyć w rejestrze sądowym po raz pierwszy niezatwierdzone w ciągu 15 dni po tym terminie, a po raz drugi – 15 dni po jego zatwierdzeniu, wraz ze wszystkimi wymaganymi dokumentami.

W przypadku regulacji podatkowych obowiązek złożenia sprawozdania do urzędu skarbowego wynika wprost z przepisów:

- art. 27 ust. 2 ustawy o CIT, zgodnie z którym podatnicy zobowiązani są przekazać do właściwego urzędu skarbowego sprawozdanie finansowe wraz z opinią i raportem z badania (jeżeli jest wymagane) w terminie dziesięciu dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, a spółki – także odpis uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe.

Na dzień złożenia CIT-8 nie jest zatem wymagane złożenie sprawozdania finansowego.

- art. 45 ust. 5 ustawy o PIT, zgodnie z którym sprawozdanie finansowe trzeba złożyć do urzędu skarbowego w terminie złożenia deklaracji podatkowej, tj. do 30 kwietnia roku następującego po roku, którego rozliczenie dotyczy (za 2014 r. jest to 30 kwietnia 2015 r.). W przypadku zmian w sprawozdaniu finansowym po dacie złożenia go do organu podatkowego ustawodawca nie wymaga ponowienia tej czynności.

Skutki zaniechania

Niezłożenie sprawozdania finansowego w wymaganych publikatorach powoduje konsekwencje wynikające z ustawy o rachunkowości, ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (ustawa o KRS), kodeksu karnego skarbowego (k.k.s.) oraz ordynacji podatkowej.

Niezłożenie sprawozdania w KRS może skutkować działaniami podjętymi przez sąd, mającymi na celu wszczęcie procedury obligującej zarząd do wykonania tego obowiązku. Jest to zgodne z art. 24 ustawy o KRS. Ponadto kierownictwu jednostki grozi odpowiedzialność karna, a w przypadku niezłożenia sprawozdań finansowych przez okres dwóch kolejnych lat mimo wezwań nawet wniosek o rozwiązanie podmiotu.

Osoby, które wbrew przepisom ustawy o rachunkowości:

- nie składają sprawozdania finansowego do ogłoszenia,

- nie składają sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym,

- nie udostępniają sprawozdania finansowego zgodnie z jej art. 79

– podlegają karze grzywny lub ograniczenia wolności. Wysokość grzywny określa się na podstawie kodeksu karnego. Zgodnie z art. 33 § 1 k.k.s. grzywna nakładana jest w stawkach dziennych, gdzie najniższa liczba stawek wynosi 10, zaś najwyższa 540, przy czym stawka dzienna nie może być niższa niż 10 zł i wyższa niż 2000 zł. W konsekwencji kara może być wymierzona w granicach od 100 zł do 1 080 000 zł.

W przypadku niezłożenia sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego, analogicznie jak w przypadku KRS, organ podatkowy powinien wezwać do uzupełnienia takiego braku. Stanowi o tym art. 155 ordynacji podatkowej. Dodatkowo na osobę odpowiedzialną za niezłożenie w terminie sprawozdania finansowego może być nałożona grzywna. Sankcję tę doprecyzowano w kodeksie karnym skarbowym od 1 stycznia 2015. Do tej pory kary nakładane były na podstawie ordynacji podatkowej, co w dużej mierze było uzależnione od interpretacji urzędnika co do oceny skali naruszenia prawa. Obecnie, zgodnie z nowym art. 80b kodeksu karnego skarbowego niezłożenie sprawozdania finansowego do organu podatkowego zagrożone jest karą grzywny, która może wynieść nawet 20-krotność minimalnego wynagrodzenia. W konsekwencji maksymalna kara może wynieść 35 000 zł (minimalne wynagrodzenie w 2015 r. wynosi 1750 zł).

Marcin Krupa, biegły rewident, menedżer w dziale rewizji finansowej BDO, biuro w Krakowie

Odpowiedzialność za niezłożenie sprawozdania finansowego ustaje – zgodnie z regulacjami kodeksu karnego – po upływie pięciu lat od dnia popełnienia czynu. Wymienione w artykule kary pieniężne przewidziane za niedopełnienie obowiązków związanych z przekazaniem sprawozdania odpowiednim organom mogą być dla przedsiębiorców dotkliwe. Trzeba jednak pamiętać o tym, że w przypadku prawomocnego wyroku karnego za omawiane czyny informacja o odpowiedzialności członka zarządu zostaje wpisana do Krajowego Rejestru Karnego, a w konsekwencji może skutkować orzeczeniem o zakazie zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

W praktyce wielu podmiotów nieogłaszanie sprawozdań finansowych oraz sprawozdania zarządu z działalności traktowane jest jako działanie celowe. Wynika to, po pierwsze, ze źle rozumianej oszczędności, po drugie – chodzi o nieudzielanie darmowej informacji na temat podmiotu jego konkurencji. O ile opór przed niezgłaszaniem raportów był częściowo zrozumiały w przypadku bardzo drogiego (i na szczęście zlikwidowanego) publikatora, Monitora Polskiego B (koszt publikacji wynosił kilkaset złotych za stronę), o tyle w przypadku pozostałych publikatorów opór ten może narazić kierownictwo jednostki na zbędne ryzyko i kary.

Zmiany w sankcjonowaniu uchylania się firm przed ujawnianiem swoich sprawozdań, które zostały wprowadzone w ubiegłym roku, jasno wskazują, że problem ten wcześniej nie był wyeksponowany i w związku z tym organy skarbowe de facto nie miały czytelnego narzędzia służącego karaniu. Zmiany w przepisach dają jasny sygnał, że problem unikania publikacji został zidentyfikowany. W przypadku relacji podatnik–organ skarbowy zasady wydają się więc jasno skwantyfikowane.

Natomiast niezgłaszanie sprawozdań do KRS wydaje się dość nagminną praktyką. Jednak dotychczas nawet długotrwałe nieskładanie sprawozdań, mimo takiego obowiązku, nieczęsto skutkowało ukaraniem opieszałego podmiotu. Poza wymienionymi w artykule ryzykami oraz zagrożeniami, jakie stają przed kierownictwem jednostki oraz samą firmą, będącymi konsekwencją unikania realizacji obowiązków informacyjnych, nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wprowadziła dodatkowe narzędzie, które może być również wykorzystane jako straszak dla jednostek niewypełniających obowiązków. Znowelizowana ustawa o KRS w art. 25a oraz 25b zastrzega prawo wszczęcia z urzędu postępowania o rozwiązanie podmiotu wpisanego do rejestru bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego, między innymi w przypadku, gdy mimo wezwania sądu rejestrowego nie złożył on rocznych sprawozdań finansowych za dwa kolejne lata obrotowe. Regulacja ta, po pierwsze, zwiększa możliwości nacisku na niesolidne spółki, a po drugie – jest elementem mającym na celu kasowanie tzw. martwych spółek.

Odpowiedzialny jest kierownik jednostki

Odpowiedzialność za złożenie sprawozdania finansowego do publikacji spoczywa na kierowniku jednostki. Kierownikiem jednostki jest zarząd lub inny organ zarządzający z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. Jeśli jest to organ wieloosobowy, to– przez kierownika jednostki rozumie się członków tego organu.

W spółce jawnej i spółce cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki, a w przypadku spółki partnerskiej – wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd. W spółce komandytowej i spółce komandytowo-akcyjnej za kierownika jednostki uważa się komplementariuszy prowadzących sprawy spółki. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę (przepis ten stosuje się odpowiednio do osób wykonujących wolne zawody). Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu upadłościowym.