Wprowadzając je, mają też możliwość powołania się na ogólną regułę zawartą w art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego.
Na tej podstawie dopuszczalne jest wprowadzanie różnych rozwiązań innych niż opisanych na str. 3., choć brak wyraźnego ustawowego wskazania może być tu przyczyną różnych sporów.
Sprawozdanie nie może wprowadzać w błąd
Warunkiem koniecznym zastosowania jakiegokolwiek innego uproszczenia jest to, aby nie zniekształcało one obrazu sytuacji jednostki wynikającego ze sprawozdania finansowego. Kryterium to jest trudne do spełnienia, gdyż nie określono żadnych obiektywnych (liczbowych) parametrów, na których można by się oprzeć przy ocenie skutków tych rozwiązań.
Wszystko zależy od rozmiarów i specyfiki działalności poszczególnych jednostek. Wskazówki w tej kwestii mogą nam dostarczyć progi istotności stosowane przez biegłych rewidentów, czyli określony procent sumy bilansowej albo przychodów ze sprzedaży lub też różne kombinacje tych wielkości.
Możliwość łączenia kont nie wynika z samej ustawy o rachunkowości, a raczej z praktyki prowadzenia ksiąg rachunkowych
Pomocne mogą być także standardy międzynarodowe. Wynika z nich, że pominięcia lub nieprawidłowości są istotne, gdy pojedynczo lub łącznie mogą wpłynąć na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie sprawozdania finansowego.
Istotność jest zatem uzależniona od wielkości i rodzaju pominięcia lub nieprawidłowości ocenianych w kontekście towarzyszących okoliczności, zaś czynnikiem rozstrzygającym może być wielkość i rodzaj pozycji lub kombinacja obu.
Z tego powodu przeszkodą lub też zachętą do wprowadzania uproszczeń może być faktyczny zakres użytkowników sprawozdania finansowego danej jednostki. Jeśli sporządza je ona właściwie jedynie ze względu na obowiązujące przepisy, po czym także z uwagi na regulacje prawne składa je w urzędzie skarbowym i rejestrze sądowym, to zakres bezpośrednio zainteresowanych osób jest bardzo wąski.
Wtedy pole do wprowadzania uproszczeń okazuje się szerokie. Jeśli jednak jednostka ma rozbudowane relacje z kontrahentami, korzysta z usług banków finansujących jej działalność, to ryzyko wprowadzenia odbiorcy informacji w błąd wzrasta, co znacznie zawęża pole do wprowadzania ewentualnych uproszczeń.
Łączenie i rezygnacja z kont
Możliwość łączenia kont nie wynika z samej ustawy o rachunkowości, a raczej z praktyki prowadzenia ksiąg rachunkowych. Polega ono na zastąpieniu dwóch lub więcej kont istniejących o tym samym lub podobnym przedmiocie ewidencji przez jedno konto. Przykładowo łączeniu mogą podlegać różne konta, na których ewidencjonowany jest obrót materiałami albo konta, na których ujmuje się rozrachunki z dostawcami i odbiorcami.
Możliwa jest także całkowita rezygnacja z prowadzenia określonych kont np. jeżeli jednostka nie prowadzi kasy, a kierownik jednostki oceni, że dla rozliczeń operacji gotówkowych nie ma potrzeby wyodrębniania stanowiska kasjera i stosowania odrębnego konta, rozliczenia operacji gotówkowych można ewidencjonować np. za pośrednictwem konta „Pozostałe rozrachunki”.
Zastosowanie tego uproszczenia jest uzasadnione szczególnie w jednostkach, w których operacji gotówkowych dokonują jedynie właściciele bądź wspólnicy, co likwiduje potrzebę ustanawiania odpowiedzialności materialnej za środki pieniężne.
Podatkowe zasady amortyzacji
Zgodnie z art. 32 ustawy o rachunkowości, odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środka trwałego dokonuje się drogą systematycznego, planowego rozłożenia jego wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji.
Na określenie tego okresu wpływają w szczególności: liczba zmian, na których pracuje środek trwały; tempo postępu techniczno-ekonomicznego; wydajność środka trwałego mierzona liczbą godzin jego pracy lub liczbą wytworzonych produktów albo innym właściwym miernikiem; prawne lub inne ograniczenia czasu używania środka trwałego; przewidywana przy likwidacji cena sprzedaży netto istotnej pozostałości środka trwałego.
Biorąc to pod uwagę, kierownik jednostki wybiera określoną metody amortyzacji i czasu jej trwania, która w założeniu powinna w sposób realny odzwierciedlać stopniowe, ekonomiczne zużywanie się majątku trwałego jednostki w czasie. W wielu jednak przypadkach prowadziłoby to do prowadzenia podwójnej ewidencji. To dlatego, że przepisy podatkowe określają własne zasady amortyzacji, w tym stawki dla określonych środków trwałych.
Z tego powodu wiele jednostek przy amortyzacji bilansowej w praktyce kieruje się przepisami podatkowymi. W celu uproszczenia ewidencji stosuje wynikające z nich stawki oraz granicę wartości początkowej, poniżej której dokonuje się jednorazowego odpisu (3500 zł).
Przyjęcie rozwiązań podatkowych w zakresie amortyzacji bilansowej najczęściej nie prowadzi do zniekształcenia obrazu jednostki wynikającego ze sprawozdania finansowego. Nie ma więc podstaw do kwestionowania takiej praktyki. Jedynie w przypadku szczególnych rozwiązań podatkowych, takich jak jednorazowy odpis amortyzacyjny, ich zastosowanie dla celów rachunkowych może budzić wątpliwości.
Jeśli jednak sprawozdanie finansowe nie podlega obowiązkowemu badaniu i w praktyce nie są nim zainteresowane żadne podmioty zewnętrzne, to trudno znaleźć uzasadnienie dla prowadzenia odrębnych ewidencji dla celów podatkowych i rachunkowych.
Obliczanie różnic kursowych
Transakcje i zdarzenia gospodarcze wyrażone w walutach obcych w ostatnich latach były obszarem wielu wątpliwości i sporów na gruncie podatkowym. Dodatkowo do niedawna obowiązywały różne zasady ustalania kursów walut do przeliczeń na gruncie podatkowym i rachunkowym.
Dziś problemy te nie występują już w takiej skali jak wcześniej, ale ciągle mogą pojawić się pewne rozbieżności. Przede wszystkim ustawa o rachunkowości nakazuje wycenę na dzień bilansowy posiadanych środków pieniężnych, należności, zobowiązań i innych pozycji wyrażonych w walutach obcych. Co do zasady, skutki tej wyceny nie są rozpoznawalne podatkowo.
Ustawodawca pozwolił jednak na stosowanie zasad rachunkowych dla celów podatkowych podmiotom, które zawiadomią o takiej decyzji w formie pisemnej właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie do końca pierwszego miesiąca roku podatkowego. Taki wybór wiąże je jednak na trzy lata, a dodatkowo w tym okresie sprawozdania finansowe przedsiębiorstwa musi być poddawane badaniu przez biegłego rewidenta.
Pozostałym jednostkom, dla których koszty badania sprawozdania finansowego mogą być istotne, pozostaje zatem odstąpienie od wyceny bilansowej.
Dzięki temu unikną ustalania różnic kursowych na ten dzień oraz ich podatkowej korekty w późniejszym okresie. Stosując to rozwiązanie, środki pieniężne, należności, kredyty itp. prezentowane są w sprawozdaniu finansowym według kursu z dnia poprzedzającego dzień ujęcia ich wpływu.
Logiczną konsekwencją zastosowania takiego rozwiązania jest także rezygnacja z wyceny rozchodu środków pieniężnych według kursu z dnia poprzedzającego ten rozchód i stosowanie kursu z dnia poprzedzającego dzień ujęcia tych środków, z zastosowaniem metody FIFO lub LIFO. Pozwala to na pominięcie ustalania różnic kursowych związanych z ruchem własnych środków pieniężnych.
Proponowane rozwiązanie nie jest co prawda przewidziane w żadnych regulacjach bilansowych, jednak biorąc pod uwagę potencjalnych adresatów sprawozdania finansowego oraz zwykle nieistotne, z punktu widzenia wyniku finansowego oraz sumy bilansowej, skutki wyceny pozycji w walutach obcych, nie powinno się ono spotkać z jakimkolwiek sprzeciwem.
Pominięcie rozliczeń międzyokresowych
Niektóre koszty, gdy dotyczą przyszłych okresów, a zostały poniesione w bieżącym (np. opłacona z góry prenumerata, zakup licencji na oprogramowanie antywirusowe, wykup polisy ubezpieczeniowej, opłacone z góry prawo do korzystania z elektronicznych serwisów prawniczych), powinny być rozliczane w czasie. Umożliwia to prawidłową alokację poniesionych kosztów do poszczególnych okresów, których one dotyczą.
Aby uniknąć tego obowiązku, można w pierwszej kolejności określić granicę kwotową, do której koszty dotyczące dłuższego okresu czasu będą ujmowane jednorazowo albo wręcz całkowicie zrezygnować z tego rozliczania. Podobnie jak w przypadku innych uproszczeń, o możliwości jego stosowania decyduje wpływ na obraz przedsiębiorstwa wynikający ze sprawozdania finansowego.
Wydaje się, że także organy podatkowe nie będą się temu sprzeciwiały. Świadczy o tym interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 19 kwietnia 2010 r. (IPPB5/423-78/10-4/JC). Wyraziła ona pogląd, że jeżeli w księgach rachunkowych koszty prenumeraty są zgodnie z polityką rachunkowości zaliczane jednorazowo w koszty działalności tego okresu, w którym zostały poniesione, to pod datą ich ujęcia w księdze rachunkowej będą także kosztem uzyskania przychodu.
Należy jednak pamiętać, że w odniesieniu do kosztów określonego roku, które zostały zafakturowane przed jego rozpoczęciem (np. prenumerata za 2012 r. opłacona i zafakturowana w 2011 r.), na podstawie wprowadzonego uproszczenia ujęcie może nastąpić jednorazowo, jednak dopiero w roku, którego koszty dotyczą, a nie tego, w którym zostały zafakturowane.
Uproszczenia inwentaryzacji
Zgodnie z obowiązującymi zasadami dotyczącymi inwentaryzacji jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację należności drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.
Jednocześnie część należności ze względu na ich wartość, można uznać za nieistotne i w stosunku do nich zastosować inwentaryzację metodą weryfikacji zapisów księgowych.
Podobnie w odniesieniu do niskocennych środków trwałych, w przypadku których inwentaryzacja odbywa się drogą spisu z natury, możliwa jest rezygnacja z jej przeprowadzenia.
Kontrola dowodów księgowych
Kontrola dowodów księgowych obejmuje kontrolę merytoryczną, formalnoprawną i rachunkową oraz ich dekretację. Sposób kontroli i dekretacji dowodów oraz szczegółowe ich procedury ustala kierownik jednostki odpowiednio do specyfiki procesów gospodarczych, rodzaju dokumentacji źródłowej, wymaganego celu i zakresu kontroli.
Ustalony przez jednostkę sposób sprawdzania i dekretowania dowodów księgowych może określać zasady zwolnienia z obowiązku zamieszczania na dowodach księgowych podpisów oraz informacji o ich sprawdzeniu i dekretacji. Ważne jednak, aby z techniki dokumentowania zapisów księgowych przyjętej w polityce rachunkowości wynikało, w jaki sposób i przez kogo określony dokument został skontrolowany i zakwalifikowany do ujęcia w księgach rachunkowych.
W jednostkach korzystających z usług biur rachunkowych można postanowić, że dostarczenie dokumentów do biura oznacza ich kontrolę przez kierownika jednostki, natomiast naniesienie na dokument symbolu i numeru, pod którym został on ujęty w księgach rachunkowych oznacza jego kwalifikację do ujęcia przez określonego pracownika biura rachunkowego.
http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Ustawy/2009/DU2009Nr152poz1223.asp
Komentuje Maciej Jurczyga, doktor nauk ekonomicznych, biegły rewident, prezes zarządu Biura Rachunkowego JURCZYGA sp. z o.o. w Pilchowicach
Obowiązujące przepisy ustawy o rachunkowości w odniesieniu do wielu małych firm są zbyt szczegółowe i skomplikowane. Z tego powodu należy poszukiwać rozwiązań, zarówno systemowych jak i praktycznych, ułatwiających prowadzenie ksiąg rachunkowych małym podmiotom.
Oczywistym kierunkiem jest tutaj jak największa integracja z przepisami podatkowymi, najlepiej z ich równoczesnym uproszczeniem.
Obecnie sprawozdanie finansowe w wielu małych firmach traktowane jest jako zło konieczne. Gdyby jednak stanowiło podstawę do rozliczeń z fiskusem zamiast zeznania podatkowego, sytuacja z pewnością uległaby diametralnej zmianie.
