Księgowość małej firmy w Internecie

Pakiety księgowości internetowej mają ułatwić klientom prowadzenie firmy. Na podstawie wystawionych faktur i zarejestrowanych wydatków system tworzy wszystkie niezbędne rejestry: księgę przychodów i rozchodów, rejestr sprzedaży/zakupów VAT, ewidencję środków trwałych, kartotekę wyposażenia, ewidencję przebiegu pojazdów.

– Usługa księgowości internetowej przeznaczona jest dla małych firm rozliczających się z podatku dochodowego na podstawie książki przychodów i rozchodów (KPiR). Oprócz oprogramowania dajemy naszym klientom wsparcie merytoryczne i techniczne za pośrednictwem telefonu, mejla i czatu – mówi Joanna Zalewska, kierownik serwisu ifirma.pl prowadzonego przez Power Media.

Twórcy e-serwisów zapewniają, że prowadzenie księgowości przez Internet jest bardzo łatwe. Można to robić bez przeszkolenia.

– System jest tak skonstruowany, że nie jest konieczna żadna fachowa wiedza. W kwestiach technicznych oferujemy klientom pomoc telefoniczną i e-mailową – twierdzi Jakub Wietrzyk, prezes zarządu spółki MediaIT, która prowadzi serwis wfirma.pl.

Pytań jest sporo. Pracownicy biura obsługi klienta w serwisie www.ifirma.pl udzielają podczas czatu około 4 tys. konsultacji miesięcznie i prawie drugie tyle przez telefon oraz mejl.

Istnieje kilka serwisów, które oferują samo fakturowanie. Są one wzbogacane o nowe szablony, faktury brutto, faktury w walutach obcych i w języku angielskim. Pakiet podstawowy do wystawiania faktur jest często bezpłatny lub niedrogi (poniżej 10 zł za miesiąc).

– W pierwszym etapie udostępniliśmy narzędzia do wystawiania faktur, kontrolowania i rozliczania płatności oraz zarządzania kontaktami z klientem. Oferowaliśmy to bezpłatnie, aby przekonać klientów sceptycznie nastawionych do tego rodzaju usług – mówi Jakub Wietrzyk.

W najbliższym czasie mają powstać narzędzia pozwalające prowadzić online gospodarkę magazynową czy integrację z platformami handlowymi w Internecie.

Przedsiębiorcy zarejestrowani w systemie e-księgowym mogą także składać przez Internet firmowe deklaracje podatkowe. Jeśli nie mają własnego podpisu elektronicznego, dokumenty mogą podpisać za nich upoważnieni pracownicy portalu.

Twórcy serwisów zapewniają, że użytkownik nie musi znać przepisów prawa podatkowego ani oznaczeń formularzy. Oprogramowanie prowadzi wypełniającego formularze krok po kroku, automatycznie wylicza wszystkie potrzebne składniki i umieszcza je we właściwych polach. Systemy zostały rozbudowane także o możliwość rozliczania przez małe firmy składek ubezpieczeniowych.

Kto korzysta z księgowych usług online? Przedstawiciele portali przyznają, że nie prowadzą takich badań.

– Wydaje się, że najwięcej użytkowników zajmuje się szeroko rozumianym IT, reklamą, handlem internetowym, ubezpieczeniami i innymi usługami niematerialnymi – mówi Joanna Zalewska.

Jej zdaniem jest to dobre rozwiązanie dla każdej małej, a nawet średniej firmy, jeśli tylko właściciel ma czas, żeby zajmować się księgowością, albo może to zlecić pracownikowi. Oczywiście pożądane są pewne predyspozycje osobiste: skrupulatność, terminowość, uporządkowanie i cierpliwość w pracy z elektronicznymi dokumentami.

[ramka][b]Zalety usług online[/b]

- niska cena,

- dostępność oprogramowania,

- przyjazny interfejs, możliwość korzystania z serwisu wszędzie tam, gdzie jest odpowiedni sprzęt,

- nie trzeba samemu zarządzać oprogramowaniem (instalacja, aktualizacja) i kopiami zapasowymi,

- można liczyć na wsparcie oferowane przez biura obsługi klientów portali. [/ramka]

[ramka][b]Trzeba zadbać o bezpieczeństwo danych[/b]

[i]Rozmowa z Joanną Bobrowską z Biura Usług Księgowych BUK, doradcą podatkowym, ekspertem Business Centre Club:[/i]

[b]Rz: Jest pani fachowcem od księgowości prowadzonej tradycyjnie. Co sądzi pani o usługach księgowych online?[/b]

[b]Joanna Bobrowska:[/b] Wszystko ma wady i zalety. Trzeba się jednak zastanowić, co rozumiemy pod pojęciami: „usługi” oraz „tradycyjne prowadzenie”. Z mojego rozeznania wynika, że część firm, które reklamują swoją działalność jako księgowość przez Internet, to tak naprawdę portale udostępniające wyłącznie oprogramowanie. Firmy te same nie prowadzą księgowości w żadnej formie. Na pewno nie świadczą usług księgowych, a jedynie udostępniają oprogramowanie na serwerze. Tak naprawdę jest to rodzaj sprzedaży oprogramowania.

[b]Jaka jest więc różnica między tradycyjnym biurem rachunkowym a księgowością internetową?[/b]

Zacznę od porównania. Tradycyjne biuro rachunkowe, podobnie jak to działające tylko w Internecie, używa nowoczesnego oprogramowania. Różnica polega na tym, że w tradycyjnym biurze oprogramowaniem tym posługuje się doświadczony księgowy. Natomiast w portalu internetowym tak naprawdę robi to sam użytkownik, używając udostępnionych programów.

[b]Większość firm oferujących tego typu usługi twierdzi, że z taką księgowością każdy sam sobie poradzi, nawet bez przeszkolenia.[/b]

Mam na ten temat inne zdanie. Jestem przekonana, że trzeba mieć jakieś pojęcie o prowadzeniu ksiąg, żeby zająć się obsługą nawet prostych programów. To nie jest tak, że te programy prowadzą za rękę.

[b]Zaletami księgowości internetowej są łatwy dostęp i niski koszt. Prowadzenie księgowości w portalu kosztuje 30 – 50 zł miesięcznie, a za usługi księgowego trzeba zapłacić co najmniej kilkaset złotych.[/b]

W obu przypadkach sprzęt komputerowy musimy mieć taki sam. Tylko opłaty za oprogramowanie rozłożą się inaczej. Przykładowo, program księgowy na jedno stanowisko, którym można obsługiwać trzy podmioty (księgi), kosztuje 305 zł.

To prawda, że usługi księgowe są droższe. Ale biuro rachunkowe odpowiada za swoje błędy całym majątkiem. Natomiast wiele firm oferujących obsługę online nie ponosi żadnej odpowiedzialności. Zanim skorzysta się z ich usług, warto dokładnie przeczytać regulamin.

To prawda, że w serwisie internetowym są dodatkowe informacje, ale portal nie odpowiada za ich prawidłowość. Nie bierze też na siebie odpowiedzialności za poprawność danych wpisywanych przez użytkownika programu.

[b]Na co jeszcze należy zwrócić uwagę?[/b]