Z danych za 2015 r. wynika, że sprawozdanie naszej spółki za 2016 r. będzie podlegało obowiązkowi badania przez biegłego rewidenta. To pierwszy raz, kiedy będziemy korzystać z usług firmy audytorskiej. Szczególnie istotna jest dla nas kwestia udziału biegłego w inwentaryzacji rocznej. Jesteśmy firmą handlową, więc zapasy towarów są istotną wartością w majątku firmy. Na co biegły zwróci uwagę, jeśli będzie uczestniczył w spisie? Jak powinniśmy się do tego przygotować? – pyta czytelnik.

Biegły rewident ocenia cały proces przeprowadzania inwentaryzacji, a uczestnicząc w spisie z natury weryfikuje istnienie, kompletność i ekonomiczną przydatność posiadanych przez jednostkę składników aktywów. Błędne ustalenie ilości zapasów podczas inwentaryzacji może wynikać albo z niewłaściwych procedur, albo ze świadomego działania.

Umożliwienie audytorowi udziału w inwentaryzacji jest ustawowym obowiązkiem kierownika jednostki, której sprawozdanie podlega badaniu. Aby było to możliwe, konieczne jest wcześniejsze zaplanowanie wyboru podmiotu uprawnionego do badań sprawozdań finansowych i zawarcie z nim umowy o badanie (por. art. 66 pkt 5 ustawy o rachunkowości; dalej: uor). Wybór biegłego to zadanie ograniu uprawnionego do zatwierdzenia sprawozdania finansowego jednostki, chyba że inne wiążące jednostkę przepisy prawa stanowią inaczej. Wcześniej warto zrobić jeszcze rozpoznanie rynku audytorskiego, tak by rozpocząć współpracę z biegłym, który w najlepszy sposób będzie odpowiadał potrzebom jednostki. Ocenie może podlegać m.in. doświadczenie w zakresie badania spółek z tej samej branży. Najlepiej już na etapie zatwierdzania sprawozdania finansowego za rok 2015 zacząć planować audyt tegorocznego sprawozdania.

Przemyślane procedury

Zaangażowanie biegłego w obserwację spisu z natury zaczyna się dużo wcześniej niż w wyznaczony dzień przeprowadzania inwentaryzacji. Na tym etapie audytor może poprosić jednostkę o przedstawienie:

- procedur bieżącej ewidencji i kontroli wewnętrznej obrotu i stanów zapasów,

- procedur dotyczących przeprowadzania inwentaryzacji, w tym również rejestracji oraz kontroli wyników spisu z natury,

- lokalizacji własnych, w których znajdują się zapasy, a dla nich:

– rodzaju, wartość i sposobu pomiaru zapasów,

– am czasowych planowanego spisu z natury,

– przyjętej formy i częstotliwości inwentaryzacji,

- listy zapasów znajdujących się w posiadaniu stron trzecich.

Otrzymanie tych dokumentów i zapoznanie się z nimi przed rozpoczęciem spisu pozwala audytorowi na wstępną ocenę poprawności planowanych działań inwentaryzacyjnych. W przypadku wątpliwości lub dostrzeżenia możliwości poprawy czy usprawnień biegły rewident już na tym etapie może zgłosić swoje spostrzeżenia kierownikowi jednostki. Takie działanie pomaga zmniejszyć ryzyko, że wyniki spisu z natury będą niewiarygodne. Dodatkowo, również na podstawie otrzymanych danych audytor podejmuje decyzję, czy i w jakiej lokalizacji będzie obserwował proces inwentaryzacji. Zdarza się, że biegły nie jest informowany z wystarczającym wyprzedzeniem o planowanej inwentaryzacji. W takiej sytuacji biegły rozważa, czy wykonanie przez niego alternatywnych testów (>patrz ramka) będzie wystarczające. Jeśli nie, to fakt ten może wpłynąć nawet na ograniczenie zakresu badania, o czym biegły, w razie potrzeby, poinformuje w opinii i raporcie z wykonanych prac.

Jak to wygląda w praktyce

Biegły rewident jest obserwatorem spisu, co oznacza, że nie może być wykonawcą żadnych czynności przewidzianych w procedurach spisowych. Zwykle jednostka jest wcześniej informowana o tym, które lokalizacje będą wizytowane. Jeśli audytor uzna to za wskazane, może się pojawić w spółce bez wcześniejszej zapowiedzi. Podczas obecności w jednostce biegły może:

- prosić o informacje i wyjaśnienia od członków zespołów spisowych i innych osób zaangażowanych w spis,

- uzyskać kopię lub wgląd do dokumentacji spisowej, a także dokumentacji ruchów magazynowych przed spisem, po nim i w trakcie spisu,

- obserwować pracę poszczególnych komisji spisowych, zwracając uwagę na stosowane procedury zliczania,

- obserwować mechanizm kontroli ruchów zapasów przed spisem, podczas jego trwania i po jego zakończeniu,

- prosić o umożliwienie przeliczenia wybranej próby zapasów.

Konkretnym celem wykonanych prac i obserwacji spisu z natury jest ustalenie, czy:

- stosowane przez jednostkę procedury spisowe są skuteczne, czy przestrzegane są zasady wydawania i zwrotu arkuszy lub innych dokumentów służących spisowi,

- wpisy do arkuszy spisowych są poprawnie sporządzane,

- ilości zostały należycie zliczone i skontrolowane oraz czy odpowiadają materiałom będącym w posiadaniu jednostki,

- poprawnie zostały rozpoznane pozycje zalegające, przestarzałe, zniszczone, stanowiące własność stron trzecich,

- mechanizm kontroli ruchów zapasów pozwala na uniknięcie podwójnego liczenia lub pominięcia jakiegoś składnika.

Jeśli podczas inwentaryzacji dojdzie do ujawnienia poważnych nieprawidłowości lub nieścisłości, to osoba obserwująca spis zgłasza je kierownikowi spisu, tak aby usunięcie braków lub błędów odbyło się jeszcze podczas trwania spisu.

Czujność jednostki, jak i biegłego rewidenta powinna być szczególnie wzmożona, jeśli aktywa spółki są podatne na przewłaszczenia. Czynnikami, które zwiększają tę podatność, są m.in.: pozycje inwentaryzacyjne o małych rozmiarach, dużej wartości lub bardzo poszukiwane.

Konieczne rozliczenie

Po zakończeniu spisu dane z arkuszy porównywane są danymi z systemu księgowego i następuje rozliczenie inwentaryzacji. Ten etap również podlega kontroli biegłego rewidenta. W tym celu może on prosić o:

- protokół rozliczenia inwentaryzacji,

- informację, czy zamknięcie okresu nastąpiło zgodnie z przyjętymi przez jednostkę procedurami,

- ostateczne rejestry magazynowe,

- zestawienie różnic występujących między wynikami spisu a zapisami księgowymi (jeśli dotyczy).

Zdaniem autorki

Anna Bandurska, menedżer w dziale rewizji finansowej BDO, biuro w Poznaniu

Jest szansa, że nowy standard usprawni organizację i przebieg spisu

O wynikach oceny poprawności przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji aktywów biegły rewident informuje w raporcie z badania jednostki.Obecnie polskie przepisy kwestie związane z inwentaryzacją ujmują dość lakonicznie. Wychodząc naprzeciw problemom, jakie w praktyce stwarza organizacja całego procesu inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, Komitet Standardów Rachunkowości opracował projekt stanowiska w tej sprawie. Jest on udostępniony na stronie Ministerstwa Finansów i do końca stycznia można było zgłaszać sugestie i uwagi. Stanowisko to opisuje również kwestie związane z udziałem biegłego rewidenta w spisie z natury.

Alternatywne testy

Zastępczymi czynnościami, na które może zdecydować się biegły, który nie uczestniczył w spisie z natury, mogą być np.

- powtórna inwentaryzacja niektórych składników aktywów w obecności biegłego rewidenta w niedługim czasie po właściwym spisie z natury,

- obecność podczas inwentaryzacji w innych lokalizacjach,

- zbadanie dokumentacji późniejszej sprzedaży konkretnych pozycji zapasów pozyskanych lub zakupionych przed spisem z natury.