Rozwiązanie takiego problemu, zgodne z prawem bilansowym, zawiera art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Z przepisu tego wynika, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Z kolei art. 6 ust. 1 tej ustawy wprowadza tzw. zasadę memoriału. Stanowi ona, że w księgach rachunkowych firmy należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na rzecz tej firmy przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
Ponadto, dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.
[b]Stosując zatem przytoczoną zasadę memoriału, firma powinna w księgach rachunkowych grudnia ująć koszty dotyczące tego okresu, nawet jeśli faktury zostały wystawione i otrzymane w styczniu.[/b]
Ewidencja w księgach rachunkowych uzależniona jest od zasad przyjętych w polityce rachunkowości i określonych w zakładowym planie kont.
Należy również przypomnieć, że firmę obowiązują w tym zakresie także przepisy ustawy o VAT. Zgodnie z art. 86 ust. 10 tej ustawy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny (z pewnymi jednak zastrzeżeniami). Zatem VAT naliczony, wynikający z odnalezionych faktur, ujęty w księgach grudnia, będzie można rozliczyć dopiero w styczniu, czyli w miesiącu otrzymania faktury.
Kwotę VAT należy ująć na odpowiednim koncie analitycznym do konta 22-1 „VAT naliczony i jego rozliczenie”, a w bilansie wykazać w aktywach w pozycji B. IV „Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe” (ewentualnie w pozycji B. II. 2 lit. b) – jeżeli kwota nie jest znacząca).
Przykładowa ewidencja takich faktur w księgach rachunkowych grudnia może przebiegać następująco:
1. Ewidencja faktury VAT:
wartość według ceny nabycia – Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
VAT naliczony – Wn konto 22-1 „VAT naliczony i jego rozliczenie” (w analityce: VAT do odliczenia w następnych miesiącach),
wartość brutto – Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce konto kontrahenta),
2. Ewidencja wartości w cenie nabycia w ciężar kosztów: – Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub konto zespołu 5, Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
Warto dodać, że taki sposób ewidencji oznacza, iż w tym przypadku zobowiązanie wobec kontrahenta z tytułu dostaw i usług wykazane zostanie na dzień bilansowy w kwocie wymagającej zapłaty.
[i]Podstawa prawna: [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=166037]ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.)[/link][/i]
