Firma jednoosobowa - obowiązki wobec ZUS

Zakładając firmę jednoosobową, czyli działalność gospodarczą w formie indywidualnej, stajemy przed kilkoma problemami. Początkujący przedsiębiorca musi bowiem dopełnić formalności związanych z rejestracją firmy, sprawami podatkowymi czy organizacyjnymi, a także obowiązków względem ZUS z tytułu podlegania ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu. Ta tematyka wymaga poświęcenia więcej uwagi, szczególnie gdy mamy ograniczoną albo wręcz żadnej wiedzy w tym zakresie.

Przypomnimy podstawowe informacje ze sfery ubezpieczeń społecznych (i ubezpieczenia zdrowotnego), podstawowe czynności związane z rejestracją firmy w zakresie wymogów ZUS, w tym najważniejsze ze stosowanych formularzy, zasady funkcjonowania stawek preferencyjnych. W kolejnym odcinku z tego cyklu umówimy ponadto możliwości finansowania składek przy udziale środków z urzędów pracy oraz Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

Krok 1. Wpis do rejestru

Pierwsza „urzędowa" styczność z ubezpieczeniami społecznymi (i zdrowotnym) następuje już na etapie składania wniosku o wpis określonej działalności do tzw. Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – w skrócie CEIDG. Można go złożyć na różne sposoby – osobiście, listem poleconym czy elektronicznie.

W praktyce wnioskiem jest wypełniony formularz CEIDG-1. Trzeba w nim zaznaczyć odpowiednie pola, w których widnieje opcja: zgłoszenie do ZUS jako płatnika składek. Po dokonaniu takiej adnotacji, gdy ten wniosek wpłynie do ZUS, wyręczy on płatnika w niektórych formalnościach zgłoszeniowych. Sporządzi mianowicie dokumenty, takie jak:

– zgłoszenie płatnika składek (druk ZUS ZFA),

– informacja o numerach rachunków bankowych płatnika składek (formularz ZUS ZBA),

– informacja o adresach prowadzenia działalności gospodarczej (na druku ZUS ZAA).

Nie trzeba zatem tych formularzy sporządzać samemu ani ich przekazywać do ZUS, bo organ zrobi to samodzielnie.

Krok 2. Ustalenie obowiązku ubezpieczeń

ZUS nie wyręczy przedsiębiorcy w zgłoszeniu go jako osoby ubezpieczonej. Musi on to zrobić sam, biorąc pod uwagę swoją sytuację.

Osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą podlega ubezpieczeniom:

– społecznym, w tym emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu – obowiązkowo, a chorobowemu – dobrowolnie (wyjątki od tej zasady >patrz ramka,

– zdrowotnemu – obowiązkowo.

Co kryje się pod pojęciem „dobrowolne ubezpieczenie chorobowe" i czy warto do niego przystąpić? Przede wszystkim należy wskazać, że jego koszt wobec potencjalnych korzyści z objęcia nim jest niewielki (przy minimalnych, ale nieulgowych, składkach jest to 58,20 zł miesięcznie, a przy preferencyjnych – 12,86 zł). Przedsiębiorca, który podlega ubezpieczeniu chorobowemu, ma prawo do takich świadczeń, jak zasiłek chorobowy, macierzyński czy opiekuńczy. Co prawda zasiłek chorobowy przysługuje dopiero po określonym czasie, tj. po 90 dniach opłacania składki (w co wlicza się poprzednie okresy ubezpieczenia, jeśli nie wystąpiły między nimi przerwy dłuższe niż 30 dni). Jeśli jednak prowadzący działalność się do tego ubezpieczenia nie zgłosi, to:

– nie dostanie zasiłku,

– za czas absencji, kiedy nie mógł prowadzić działalności, będzie musiał zapłacić składki.

Krok 3. Zgłoszenie do ubezpieczeń

Biorąc pod uwagę powyższe zasady, przedsiębiorca musi następnie sporządzić swoje zgłoszenie do ubezpieczeń – już nie jako płatnika, ale jako osoby ubezpieczonej. Do ZUS należy się udać w terminie siedmiu dni od rozpoczęcia działalności gospodarczej. Termin ten obejmuje zarówno dni pracujące, jak i niepracujące.

Zgłoszenia dokonuje się, wypełniając formularz:

– ZUS ZUA – zgłaszając się do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego lub tylko do ubezpieczeń społecznych, lub

– ZUS ZZA – zgłaszając się tylko do ubezpieczenia zdrowotnego (przy wystąpieniu szczególnych okoliczności, które wyłączają obowiązek ubezpieczeń społecznych),

– ZUS ZCNA – aby zgłosić członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego; składa się go, gdy najbliższe osoby z rodziny nie mają własnego tytułu do objęcia tym ubezpieczeniem (np. nie mają pracy i nie są zarejestrowane w urzędzie pracy jako bezrobotne).

Krok 4. Ustalenie wysokości wpłat

Ile wynoszą łączne składki? Aktualnie pełne i zarazem minimalne składki na ZUS (łącznie z Funduszem Pracy i dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym) to zasadniczo 1092,28 zł miesięcznie. Preferencyjne są dużo niższe, bo wynoszą tylko 446,20 zł. W tej stawce można je jednak płacić tylko przez 24 miesiące, o czym piszemy niżej.

Niezależnie od tego składka na ubezpieczenie zdrowotne jest stała przy obu wariantach. Aktualne minimum wynosi 279,41 zł miesięcznie.

Dodatkowym obciążeniem dla prowadzącego działalność jest składka na Fundusz Pracy (2,45 proc. podstawy wymiaru). Płacić ją musi przedsiębiorca objęty obowiązkiem ubezpieczeń emerytalno-rentowych, gdy podstawa wymiaru składek na te ubezpieczenia to przynajmniej równowartość minimalnego wynagrodzenia (w 2015 r. jest to 1750 zł). W praktyce oznacza to, że nie opłacają jej osoby, które z tytułu biznesu regulują składki na preferencyjnych zasadach – tj. od kwoty nie niższej niż 30 proc. minimalnego wynagrodzenia przez pierwsze 24 miesiące prowadzenia działalności (chyba że zadeklarowały wyższą podstawę w kwocie minimalnej płacy).

>Wysokość składek za przedsiębiorcę od minimalnych podstaw

Ubezpieczenia społeczne    Na ogólnych zasadach    Na preferencyjnych zasadach

proc.    zł    proc.    zł

podstawa wymiaru     2375,40    525

składka emerytalna    19,52    463,68    19,52    102,48

składka rentowa    8    190,03    8    42

składka chorobowa    2,45    58,20    2,45    12,86

składka wypadkowa    1,80*    42,76    1,80*    9,45

Fundusz Pracy    Na ogólnych zasadach    Na preferencyjnych zasadach

proc.    zł    proc.    zł

podstawa wymiaru    2375,40 zł    Nie dotyczy

składka    2,45    58,20    –    –

Ubezpieczenie zdrowotne     Na ogólnych/preferencyjnych zasadach

proc.    zł

podstawa wymiaru    3104,57

składka    9    279,41

* przy założeniu, że przedsiębiorca zgłasza do ubezpieczenia wypadkowego nie więcej niż dziewięć osób

Te stawki to kwoty minimalne należne za pełny miesiąc ubezpieczenia. W przypadku składek na ubezpieczenia społeczne oblicza się je od proporcjonalnie obniżonej podstawy za miesiąc, w którym nastąpiło objęcie tymi ubezpieczeniami lub ich ustanie, i jeżeli trwały one tylko przez część miesiąca (np. z powodu choroby z prawem do zasiłku).

W przypadku składki zdrowotnej nie ma co liczyć na zmniejszenie za żaden miesiąc. Ta składka jest miesięczna i niepodzielna. Przedsiębiorca musi ją wpłacić w całości za każdy miesiąc, w którym był zgłoszony do tego ubezpieczenia choćby jeden dzień (nawet jeśli za cały miesiąc otrzymał zasiłek chorobowy).

Krok 5. Trzy przelewy lub przekazy

Należność za składki wpłaca się na wskazane przez ZUS rachunki bankowe, odrębnie na:

– nr konta: 83 1010 1023 0000 2613 9510 0000 – składki na ubezpieczenia społeczne,

– nr konta: 78 1010 1023 0000 2613 9520 0000 – na ubezpieczenie zdrowotne,

– nr konta: 73 1010 1023 0000 2613 9530 0000 – na Fundusz Pracy.

Wpłat należy dokonywać w formie bezgotówkowej za pośrednictwem rachunku bankowego jako płatnik składek. Mikroprzedsiębiorca może też wpłacać te należności przekazem pocztowym.

Termin zapłaty składek za przedsiębiorcę, który wpłaca je tylko na swoje ubezpieczenia, przypada do 10. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Krok 6. Składanie dokumentów rozliczeniowych

Samo wpłacanie składek nie wystarczy. Przedsiębiorca musi je rozliczać w odpowiednich dokumentach. Składa je w ZUS w tym samym terminie, w jakim dokonuje wpłat – tj. do 10. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.

Przedsiębiorca, który tylko siebie zgłasza do ubezpieczeń, rozlicza się, sporządzając i przekazując do ZUS jedynie deklarację ZUS DRA. Nie musi wypełniać tzw. imiennych raportów miesięcznych (ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA) jak płatnicy, którzy rozliczają składki również za inne osoby. W pewnych sytuacjach nie muszą oni nawet składać deklaracji, gdy po złożeniu tej pierwszej w kolejnych miesiącach:

– nie zmieniły się dane wykazane w ostatnio złożonej deklaracji rozliczeniowej albo

– jeśli te dane się zmieniły, ale wynika to tylko ze zmiany wysokości minimalnego albo przeciętnego wynagrodzenia (co powoduje zmianę minimalnej podstawy składek społecznych i/lub minimalnej podstawy składki zdrowotnej).

Stawki preferencyjne

Przedsiębiorcy rozpoczynający prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej mają dużo korzystniejsze możliwości opłacania składek na ubezpieczenia społeczne niż firmy działające już wiele lat. Przez 24 miesiące składki te wynoszą łącznie 446,20 zł. Ponadto osoby te nie opłacają składki na Fundusz Pracy, jeśli prowadzenie działalności gospodarczej jest ich jedynym tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych.

Ta preferencja dotyczy osób, które rozpoczęły działalność gospodarczą i które:

– nie prowadzą ani w ciągu ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia biznesu nie prowadziły pozarolniczej działalności oraz

– nie wykonują założonej działalności na rzecz byłego pracodawcy, na którego rzecz przed dniem jej rozpoczęcia wykonywały – w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym – czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy.

Po upływie tego czasu, począwszy od pierwszego dnia 25. miesiąca, jest obowiązek zmiany tzw. kodu tytułu ubezpieczenia. W tym celu przedsiębiorca musi kolejno:

– wyrejestrować się z ubezpieczeń (na formularzu ZUS ZWUA),

– ponownie zgłosić do ubezpieczeń (na druku ZUS ZUA).

Za ten pierwszy miesiąc musi też złożyć deklarację rozliczeniową. –

Działalność bez wpłat na ZUS

Obowiązek ubezpieczeń społecznych z tytułu prowadzenia działalności nie jest bezwzględny. Może go wyłączać wiele okoliczności. Przedsiębiorca nie jest nimi objęty, m.in. gdy:

- posiada więcej niż jeden tytuł do ubezpieczeń społecznych (np. osoba pozostająca w stosunku pracy, za którą firma opłaca składki społeczne od podstawy nie niższej niż minimalne wynagrodzenie),

- podlega ubezpieczeniu społecznemu rolników,

- posiada uprawnienia do emerytury lub renty innej niż renta z tytułu niezdolności do pracy. ?