Tak wynika z pisma, jakie z ZUS dostali Pracodawcy RP. Konfederacja przedsiębiorców wystąpiła bowiem do urzędników ZUS z prośbą o interpretację art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z FUS.
Szeroka interpretacja
Przepis ten przewiduje obowiązek przetrzymywania przez pracodawców dokumentów niezbędnych do ustalenia prawa do emerytury przez 50 lat od ustania zatrudnienia danej osoby. Przepis jest jednak dość ogólny, bo mówi o obowiązku archiwizowania: „list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów". Okazuje się, że te inne dowody to wszelkie dokumenty potwierdzające charakter umowy łączącej przed laty strony, a także wysokość wypłaconych na jej podstawie wynagrodzeń. Mogą to też być potwierdzenia wypłaty honorariów, choć nie były objęte składką na ubezpieczenia społeczne, dodatków dewizowych, a także wynikające z określonych uprawnień i przywilejów pracowniczych, takich jak: deputaty, ekwiwalenty, bezpłatne mieszkania, umundurowania czy korzystania z działki przyzagrodowej.
– Z doświadczeń ZUS wynika, że te „inne dowody" to często podstawa przyznawania emerytur, gdy właściwa dokumentacja jest niepełna lub zniszczona – napisała Halina Wolińska z departamentu świadczeń emerytalno-rentowych centrali ZUS w Warszawie.
Wynika z tego, że lepiej trzymać wszystkie dokumenty. Inaczej pracownik, którego emerytura jest niższa przez ich brak, będzie mógł pozwać firmę o wyrównanie.
Wielu zaskoczonych
– Nie jest dobrze, jeśli obowiązujący od 17 lat przepis jest na tyle ogólny, że pozwala na takie interpretacje. Dla wielu osób będzie to zresztą spore zaskoczenie – mówi Witold Polkowski ekspert Pracodawców RP. – Większość biur księgowych niszczy takie dokumenty po dziesięciu latach. Teraz się okazuje, że lepiej było je trzymać w nieskończoność.
Ze stanowiska ZUS wynika jeszcze jedno. Ten obowiązek dotyczy wszystkich płatników. Jeśli więc ktoś prywatnie zatrudni pomoc domową zgodnie z przepisami na umowę-zlecenie, to powinien trzymać wszystkie wynikające z tego dokumenty przez 50 lat.
masz pytanie, wyślij e-mail do autora m.rzemek@rp.pl
Grzegorz Ruszczyk, radca prawny partner w kancelarii Raczkowski, Paruch
Aby mówić o odpowiedzialności pracodawcy za brak dokumentacji płacowej, trzeba rozstrzygnąć, czy ten obowiązek w ogóle był i jak długo trwał. Choć ustawa o emeryturach i rentach wprost mówi, że trwa on 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy, można jednak przyjąć, że powstał dopiero po zmianie przepisów, które go wprowadziły. Zmiany przepisów nastąpiły w latach 2003 (zmiana ustawy emerytalnej) i 2004 (zmiana ustawy o archiwach). Skoro prawo nie działa wstecz, to trudno od pracodawców wymagać, aby już teraz przedstawiali dokumenty zarchiwizowane i obejmujące okres 50 lat wstecz. Opierając się na ogólnych zasadach prawa, można twierdzić, że obowiązek ten powstał dopiero 11–12 lat temu.
