Firmy w Polsce mogą zawyżać swoje zobowiązania do ZUS z tytułu składki wypadkowej – wynika z analiz Ayming. Jedynie 2 proc. przedsiębiorstw ma ustaloną stopę procentową tej składki na minimalnym poziomie dopuszczonym przez ustawodawcę. 75 proc. płatników odprowadza składkę wyliczoną w oparciu o wyższą stopę procentową, niż to wynika z ich kodu PKD. Tymczasem zawyżonych zobowiązań można uniknąć, dbając o bezpieczeństwo pracowników i minimalizując czynniki zagrożenia charakterystyczne dla danej branży – czytamy w raporcie Ayming „Składka wypadkowa. Nieoczywisty koszt, ukryte oszczędności"*.

Czytaj także:

Nowa wysokość składki wypadkowej

Błędy w ZUS IWA

Pod koniec marca pracodawcy otrzymali z ZUS zawiadomienie o wysokości stopy procentowej składki wypadkowej w 2019 r. Każdy przedsiębiorca może zweryfikować poprawność jej wyliczenia, jeśli uważa, że ustalona stawka jest za wysoka.

Częstym powodem zawyżenia zobowiązań z tytułu składki wypadkowej są błędne dane przekazane w informacji ZUS IWA. W przypadku stwierdzenia w niej nieprawidłowości, płatnik składek powinien samodzielnie skorygować ZUS IWA w terminie 7 dni. Następnie organ rentowy ustali, jaki wpływ na wysokość stopy procentowej składki wypadkowej mają zaktualizowane dane i informuje płatnika o wysokości nowego zobowiązania. Procedura ponownego przeliczenia nie powinna trwać dłużej niż miesiąc, natomiast w szczególnie skomplikowanych przypadkach ZUS może ją wydłużyć do dwóch miesięcy. Do tego czasu płatnik składek musi opłacać składkę wypadkową według pierwotnie ustalonej stopy procentowej.

– Korektę informacji ZUS IWA należy dobrze przygotować pod względem merytorycznym, ponieważ jej złożenie uruchamia postępowanie wyjaśniające, w ramach którego płatnik uzasadnia swoje wątpliwości. To po stronie przedsiębiorcy leży wykazanie, że wniosek do ZUS jest słuszny. Tak samo w toku ewentualnego postępowania sądowego to płatnik musi udowodnić, że organ rentowy ustalił wysokość składki wypadkowej w niewłaściwej wysokości – tłumaczy adwokat Robert Adamczyk, ekspert w Obszarze Kosztów Pracy w Ayming.

Specyfika branż

Ayming przeanalizowała sektory, w których najczęściej występują nieprawidłowości przy ustalaniu wysokości składki wypadkowej i gdzie potencjał oszczędnościowy jest największy. Znalazły się wśród nich branże: budowlana, drzewno-meblarska, górnicza i wydobywcza, metalurgiczna, motoryzacyjna, przetwórcza, spożywcza oraz produkcji tworzyw sztucznych. Z raportu wynika, że średnio za 65 proc. oszczędności uzyskiwanych przez firmy w ramach składki wypadkowej odpowiada minimalizacja warunków zagrożenia występujących w zakładzie pracy. Równie ważne jest podejmowanie działań wpływających na zmniejszenie liczby wypadków i ich prawidłowa klasyfikacja. Z raportu Ayming wynika, że obszar wypadkowości odpowiada z reguły za 26 proc. nadpłat w przedsiębiorstwach. Przyczyny zawyżania zobowiązań do ZUS zależą od specyfiki branży, a ich zniwelowanie może przynieść oszczędności nawet do 3 proc. rocznej masy wynagrodzeń.

Budownictwo – ryzyko zawodowe

61 proc. nadpłat w analizowanych przedsiębiorstwach budowlanych wynika z występujących warunków zagrożenia. Charakterystyczne dla tej branży jest prowadzenie działalności w wielu lokalizacjach, duże rozproszenie stanowisk pracy, częsta rotacja pracowników i praca na otwartej przestrzeni. Zmiany lokalizacji i charakteru pracy powodują, że określenie stanowisk, na których występują warunki zagrożenia oraz ustalenie liczby pracowników zatrudnionych na tych stanowiskach, to bardzo trudne i kosztowne zadanie.

Metalurgia – pomiary środowiska pracy

Warunki zagrożenia są przyczyną aż 70 proc. nadpłat z tytułu składki wypadkowej w branży metalurgicznej. Dużym wyzwaniem jest prawidłowe wykonanie pomiarów środowiska pracy. Wymaga to poprawnego przeprowadzenia szczegółowego badania, a następnie wnikliwej analizy wyników pod kątem zastosowania możliwych działań prewencyjnych.

– Ocena mikroklimatu gorącego i komfortu cieplnego oraz wyszczególnienie stanowisk pracy, na których pracownicy zagrożeni są zbytnim obciążeniem termicznym, jest bardzo trudnym zadaniem. Wynika to z ciągłych zmian w zakresie produkcji oraz rotacji pracowników pomiędzy stanowiskami. W przypadku pomiaru czynników szkodliwych sam moment i sposób wykonania pomiaru wpływają na zakwalifikowanie pracownika jako zatrudnionego w warunkach zagrożenia. Konsekwencją takiej sytuacji może być nieuzasadniony wzrost kosztu składki wypadkowej – wyjaśnia Michał Wawrzynowski, ekspert ds. BHP w Obszarze Kosztów Pracy w Ayming.

Branża drzewna i meblarska – wypadkowość

Wyzwaniem dla przedsiębiorstw z branży drzewnej i meblarskiej jest zmniejszenie liczby wypadków przy pracy i ich prawidłowa klasyfikacja, co może wygenerować 41 proc. oszczędności. Wypadki często mają związek z brakiem cyklicznych szkoleń BHP dla pracowników, przez co nie są oni świadomi zagrożeń występujących w miejscu pracy. Zdarza się też, że pracownicy nie przestrzegają ustalonych zasad BHP. Dlatego w firmach drzewno-meblarskich tak ważna jest prewencja i systematyczne akcje informacyjne przypominające o możliwych zagrożeniach.

Górnictwo i wydobycie – warunki zagrożenia

72 proc. udziału w oszczędnościach w przedsiębiorstwach z branży górniczej i wydobywczej ma minimalizacja warunków zagrożenia. Do głównych wyzwań, związanych z prawidłowym ustaleniem wysokości składki wypadkowej, należy podanie właściwej liczby osób narażonych na oddziaływanie szkodliwych czynników.

W kopalniach mamy do czynienia z ciągłą rotacją pracowników i zmianą stanowisk pracy w obrębie np. wyrobisk górniczych. Nieposiadanie aktualnych pomiarów środowiska pracy skutkuje brakiem danych na temat zagrożeń i może spowodować zgłoszenie do ZUS zawyżonej liczby osób pracujących w warunkach zagrożenia. A to przekłada się na wyższą stopę procentową składki wypadkowej.

Motoryzacja – klasyfikacja zdarzeń

Blisko połowa nadpłat w branży motoryzacyjnej wynika z obszaru wypadkowości. Ich nieprawidłowa klasyfikacja ma bezpośredni wpływ na wysokość składki wypadkowej. Większość wypadków to lekkie urazy (siniaki, stłuczenia itp.), które nie wymagają opieki lekarskiej. Zespoły powypadkowe bardzo często pochopnie uznają takie zdarzenia za wypadek. Wprowadzenie odpowiednich procedur oceniających charakter danego wypadku pozwoli prawidłowo je klasyfikować, a w efekcie nie zawyżać opłat z tytułu składki wypadkowej. Podanie nieprawidłowych danych ma bezpośrednie przełożenie na zawyżanie tej składki.

Branża spożywcza – mikroklimat zimny

Za 60 proc. oszczędności z tytułu składki wypadkowej w branży spożywczej odpowiada minimalizacja warunków zagrożenia. Wśród najczęściej występujących czynników szkodliwych należy wymienić pracę w tzw. mikroklimacie zimnym, czyli przy bardzo niskiej temperaturze. Wielu przedsiębiorców ma problem z określeniem prawidłowej liczby osób pracujących w takich warunkach, co ma związek z niejasnymi przepisami i brakiem ustalenia dopuszczalnej normy. Zawyżanie liczby osób pracujących w warunkach zagrożenia skutkuje wyższymi zobowiązaniami odprowadzanymi do ZUS.

Produkcja tworzyw sztucznych – organizacja pracy

W przedsiębiorstwach produkujących tworzywa sztuczne występuje bardzo wysoki wskaźnik osób pracujących w hałasie o natężeniu powyżej dopuszczalnej normy, która jest ustalona na 85dB dla ośmiogodzinnego czasu pracy. Wykorzystanie wyników pomiarów środowiska pracy do wprowadzenia odpowiednich zmian i poprawienie organizacji pracy może uchronić wielu pracowników przed działaniem czynników szkodliwych. Minimalizacja czynników zagrożenia odpowiada za 67 proc. oszczędności w opisywanej branży.

Przetwórstwo – różnorodny charakter wypadków

31 proc. nadpłat składki wypadkowej w branży przetwórczej wynika z obszaru wypadkowości. W zależności od specyfiki danego przedsiębiorstwa, najczęstsze trudności spotyka się podczas określania i klasyfikacji wypadków z uwagi na dużą liczbę takich zdarzeń oraz ich różnorodność. Ścisła współpraca z działem BHP umożliwi przygotowanie prawidłowej dokumentacji powypadkowej, co przełoży się na wysokość składki wypadkowej.

* Link do raportu „Składka wypadkowa. Nieoczywisty koszt, ukryte oszczędności": http://bit.ly/SkladkaWypadkowa

Zdaniem autora

Piotr Radko, Dyrektor Obszaru Kosztów Pracy w Ayming Polska

Działania w kierunku zmniejszenia liczby wypadków i minimalizacji czynników zagrożenia czasami sprowadzają się do prostych usprawnień w zakładzie pracy i cyklicznych szkoleń pracowników z zakresu BHP, ale niekiedy wymagają większych nakładów finansowych. W celu wsparcia przedsiębiorców we wdrożeniu działań prewencyjnych ZUS uruchomił w 2018 r. program „Dofinansowanie działań płatnika składek na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy", który ma formę konkursu.

W latach 2013–2017 program funkcjonował w inny sposób. Obowiązywała w nim zasada kolejności zgłoszeń, co wydłużało czas oczekiwania na ocenę projektu do kilkunastu miesięcy. Organ rentowy sprawdzał wnioski pod względem formalnym, zaś weryfikacji czynników szkodliwych dokonywali eksperci Centralnego Instytutu Ochrony Pracy. Z dofinansowania można było skorzystać raz na trzy lata, a możliwość ubiegania się o nie mieli tylko ci przedsiębiorcy, którzy nie zalegali z opłacaniem składek i podatków, a ich firmy nie znajdowały się w stanie upadłości, likwidacji ani nie toczyło się wobec nich postępowanie upadłościowe. W 2018 r. budżet programu wyniósł 50 mln zł, a ZUS rozdzielił tę kwotę pomiędzy 557 zakwalifikowanych firm, których listę opublikowano w kwietniu br.

Tegoroczna edycja odbędzie się na podobnych zasadach, co w roku ubiegłym, ponieważ obowiązek dzielenia środków na prewencję w drodze konkursów wprowadził art. 37c. 1 ustawy z 27 października 2017 r. o zmianie ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (DzU poz. 2179). Termin składania wniosków w tym roku przypada między 15 lipca a 16 sierpnia. W tych dniach działa również dedykowana strona internetowa www.prewencja.zus.pl, za pomocą której przedsiębiorcy mogą wysyłać wnioski w wersji elektronicznej. ZUS ogłosi wyniki konkursu do 31 grudnia br.