Kontrola z ZUS w firmie za uprzedzeniem

Aby wszcząć kontrolę, inspektor ZUS musi mieć upoważnienie głównego inspektora kontroli. Tak stanowi ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm., dalej ustawa o sus).

Zazwyczaj też inspektorzy wolą uprzedzić telefonicznie dzień wcześniej płatnika składek o swojej wizycie, aby firma przygotowała się do niej. Wyjaśnienia wobec kontrolera może składać każdy pracownik, łącznie z właścicielem firmy. Najczęściej pracodawcy upoważniają jedną osobę do reprezentowania płatnika składek w trakcie kontroli.Musi ona wykonywać polecenia kontrolujących.

Niezbędne warunki

We wniosku kontrolnym znajdują się zazwyczaj, przepisane z ustawy o sus, zakresy kontroli. Są to zawsze:

1) zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych,

2) prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS,

3) ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu,

4) prawidłowość i terminowość opracowania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe,

5) wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych do ubezpieczeń społecznych.

W trakcie wykonywania czynności zgodnie z art. 88 ust. 1 ustawy o sus kontrolerowi przysługuje odrębne pomieszczenie. Lepiej przydzielić takie, którego standard jest właściwy do pracy. W przeciwnym razie kontroler odmówi wykonywania swoich zadań w złych warunkach i albo pisemnie zobowiąże płatnika do przekazania pokoju zgodnego z przyjętymi normami, albo bez zgody pracodawcy przeniesie kontrolę do siedziby ZUS.

Taka sytuacja znacznie skomplikuje tę procedurę, a przede wszystkim sprawne porozumiewanie się kontrolowanego i kontrolującego. Może też z art. 98 ust. 1 pkt 3 ustawy o sus uznać, że czynności te są utrudnianiem kontroli i wymierzyć kontrolowanemu mandat karny.

Od jednego do wielu

Pierwszym krokiem kontrolujących jest wybór lat, z których będzie przeprowadzana analiza. ZUS wciąż może zbadać rozliczenie składek do dziesięć lat wstecz. Obecnie może objąć kontrolą okres od 2003 r. i od miesięcy tego roku, które się nie przedawniły. Zazwyczaj na początku wybiera się do kontroli jeden rok, po jego sprawdzeniu inspektorzy rozszerzają kontrolę na lata następne lub poprzednie.