Jedna nowelizacja kodeksu pracy weszła już w życie 17 czerwca. Daje prawo do rocznego zasiłku macierzyńskiego po urodzeniu dziecka, a także możliwość wymieniania się podczas opieki nad nowym członkiem rodziny czy obniżenia wymiaru czasu pracy o połowę i wspólnego z małżonkiem korzystania z nowego urlopu rodzicielskiego.
Duża firma odpowiada przed ZUS
– Po zmianach w kodeksie sprawny system kadrowy powinien umożliwiać zarejestrowanie nowej kategorii urlopu rodzicielskiego oraz okresu jego trwania wraz z możliwością łączenia go z pracą. To ma wpływ na algorytmy naliczające składki ZUS oraz wynagrodzenia pracownicze – mówi Katarzyna Kaganiec, dyrektor działu zarządzania produktami w firmie Sage. – Po wejściu w życie przepisów należy się spodziewać zmian w drukach ZUS oraz konieczności wprowadzania zmian w obszarze integracji z programem Płatnik.
Firmy zatrudniające powyżej 20 pracowników same rozliczają wypłacane im zasiłki, w tym te związane z rodzicielstwem. Jakikolwiek błąd, złe wyliczenie świadczenia, które może wynosić w zależności od sytuacji 60, 80 czy 100 proc. dotychczasowych zarobków pracownika, obciąża kieszeń pracodawcy.
Nowelizacja kodeksu pracy już teraz sprawia sporo problemów służbom kadrowym.
– Przygotowanie wniosków dla rodziców z pouczeniem o nowych przepisach zajmuje kilka dni – mówi Aldona Salamon, ekspert prawa pracy. – Więcej czasu trzeba będzie poświęcić na bieżącą obsługę nowych uprawnień. Trzeba będzie pilnować terminów, sprawdzać, czy pomiędzy kolejnymi okresami urlopów macierzyńskich i rodzicielskich nie było przerw, a także czy wnioski o ich przyznanie zostały złożone w terminie. Dla małych firm będzie to oznaczało dodatkowe koszty związane z zakupem lub aktualizacją programu kadrowego.
Koszt takiego programu to wydatek rzędu 550–700 zł na pierwsze stanowisko i 200–300 zł za każde kolejne Ogólny wydatek zależy oczywiście od wielkości firmy.
Pracodawcy, którzy już teraz korzystają z jednego z kilkudziesięciu programów kadrowych dostępnych na rynku, muszą liczyć się z koniecznością zakupu aktualizacji tego systemu. Często będzie to wydatek równy kosztowi zakupu nowego programu.
Kosztowna elastyczność
Nie mniej kosztowna może się okazać druga nowelizacja kodeksu pracy, uchwalona już przez Sejm i czekająca tylko na głosowanie w Senacie. Chodzi o propozycję Ministerstwa Pracy, by przedsiębiorcy, za zgodą załogi, mogli wprowadzać nawet 12-miesięczne okresy rozliczeniowe.
– Dłuższe okresy rozliczeniowe spowodują większe problemy z rozliczaniem czasu pracy – dodaje Salamon. – Choć pracodawcy chętnie będą korzystać z tej możliwości, to na koniec takiego wydłużonego okresu rozliczeniowego trzeba będzie ustalić, ile faktycznie godzin przepracował dany pracownik i ile wolnego trzeba mu udzielić w zamian.
– Ta nowelizacja może być bardzo kosztowna dla pracodawców także z innego względu – dodaje Maciej Sekunda z PKPP Lewiatan. – Jeśli pracownik w pierwszej części okresu rozliczeniowego wypracuje dodatkowe godziny, a później zachoruje czy po prostu zwolni się z pracy, nie będzie jak udzielić mu w zamian czasu wolnego. Firma będzie musiała zapłacić mu za nadgodziny.
Problemem dla przedsiębiorców może być też zapisanie w nowym brzmieniu art. 129 k.p., że pracodawca ma obowiązek ustanawiać szczegółowe harmonogramy czasu pracy dla zatrudnionego na zmiany, na dyżurach czy w porze nocnej.
– To będzie bardzo duże obciążenie szczególnie dla małych firm – dodaje Sekunda.
Pracodawcy twierdzą, że choć taki obowiązek wynika już z art. 104¹ § 2 k.p., to przepis był niejasny i różnie interpretowany.
Po nowelizacji, choć pracodawca będzie mógł przyjmować harmonogramy krótsze niż okres rozliczeniowy, każdy pracownik dostanie szczegółową rozpiskę godzin pracy w nadchodzącym okresie. Co gorsza, tego harmonogramu nie będzie można zmienić w razie choroby pracownika. Istnieje więc ryzyko, że do kosztów nowelizacji trzeba będzie doliczyć mandaty inspekcji pracy.
masz pytanie, wyślij e-mail do autora, m.rzemek@rp.pl
Opinia
Bartłomiej Raczkowski z kancelarii Raczkowski i Współpracownicy
Każdy pracodawca będzie musiał teraz szczegółowo notować korzystanie przez pracowników z ich uprawnień rodzicielskich, tak by nie dochodziło do nadużywania przez rodziców nowych przywilejów. Informacje na temat wykorzystanych urlopów macierzyńskich i rodzicielskich trzeba będzie zaś przechowywać przez następne 50 lat, tak jak pozostałe dokumenty związane z zatrudnieniem. Jeśli zaś chodzi o drugą nowelizację kodeksu pracy, przewidującą wprowadzenie dłuższych okresów rozliczeniowych, to może ona przynieść pracodawcy dodatkowe koszty pod warunkiem jednak, że skorzysta on z nowych rozwiązań. Możliwość wystawiania harmonogramów pracy na okresy krótsze niż okres rozliczeniowy to ułatwienie dla przedsiębiorców, choć wymaga dodatkowego nakładu pracy.
