Termin przekazania tego zestawienia za dany rok na druku ZSWA to zgodnie z art. 50 ustawy o emeryturach pomostowych 31 marca następnego roku. Jednak w tym roku ten termin się przesunie na 2 kwietnia, bo ostatni dzień marca to świąteczna wielkanocna niedziela.

Natomiast zgodnie z art. 57 § 4 kodeksu postępowania administracyjnego, jeżeli koniec terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy następny dzień powszedni (roboczy).

Aby prawidłowo wywiązać się z tego obowiązku, płatnicy muszą:

PO PIERWSZE. Ustalić liczbę szczególnych etatowców pracujących w firmie w 2012 r.

W comiesięcznych rozliczeniach z ZUS, zatrudnienie w szczególnych warunkach znajduje odzwierciedlenie jedynie w deklaracji ZUS DRA. Tam płatnicy wykazują osoby, za które z uwagi na taką pracę odprowadzają składki na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP). A to właśnie pracę tych ubezpieczonych trzeba podsumować w informacji ZSWA. Osoby te nie figurują w raportach rozliczeniowych składanych na drukach ZUS RCA.

Zestawienie ZSWA powinno zawierać informacje o okresach, w których w ciągu całego 2012 r. pracę w szczególnych warunkach i szczególnym charakterze wykonywali zarówno obecni, jak i byli pracownicy.

Przykład

Pan Tomasz pracował w warunkach szczególnych od 2011 r. do końca zatrudnienia, tj. do 30 września 2012 r. Informację o wykonywaniu przez niego tej pracy od 1 stycznia do 30 września 2012 r. płatnik musi przesłać do ZUS do 2 kwietnia 2013 r. (łącznie z informacją dotyczącą innych zatrudnionych).

Płatnik sam nie decyduje, który okres zasługuje na wykazanie w informacji. Co do zasady, trzeba w niej wpisać każdą pracę szczególną, za czas której opłacono składkę na FEP, choćby trwała ona jeden dzień. Wyszczególnić więc trzeba także te okresy, za które płatnik nie opłacił składki z powodu przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek. Ten limit składkowy dotyczy bowiem nie tylko opłat na ubezpieczenia emerytalno-rentowe, ale także tych na FEP. Płatnik musi też pamiętać o wszystkich częściowych, szczególnych etatowcach, za których ZUS nakazuje opłacać tę składkę.

PO DRUGIE. Pominąć w rachunkach nieaktywnych pracowników

Przy ustalaniu okresu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze płatnik nie powinien uwzględniać okresów niewykonywania przez pracownika szczególnego zajęcia, jeśli za czas takiej pauzy miał prawo do wynagrodzenia lub zasiłku z tytułu choroby bądź macierzyństwa. Zasada ta bezpośrednio wynika z art. 12 ustawy pomostowej. W praktyce oznacza to, żeby w obliczeniach pominąć czas:

- wypłaty wynagrodzenia chorobowego (przysługującego na podstawie art. 92 kodeksu pracy, jak również korzystniejszych dla pracownika przepisów wewnątrzzakładowych wydłużających okres pobierania tego świadczenia),

- zasiłku chorobowego,

- świadczenia rehabilitacyjnego,

- zasiłku macierzyńskiego,

- zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego,

- zasiłku opiekuńczego.

Zliczając okresy zeszłorocznej szczególnej aktywności, płatnik nie powinien uwzględniać także przerwy w zatrudnieniu z uwagi na:

- korzystanie z urlopu wychowawczego,

- korzystanie z urlopu bezpłatnego,

- odbywanie służby wojskowej.

Okres etatowego szczególnego zajęcia, mimo jego faktycznego niewykonywania, należy uwzględnić w rachunkach tylko wtedy, gdy podwładny za ten czas ma prawo do wynagrodzenia. To oznacza, że okres urlopu wypoczynkowego czy płatnego zwolnienia okolicznościowego (np. dwa dni na opiekę nad dzieckiem, dwa dni z tytułu ślubu własnego, dzień z tytułu pogrzebu byłej teściowej itp.) zalicza się do okresu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Przykład

Pani Mariola do 31 marca 2012 r. była na urlopie macierzyńskim. Bezpośrednio po nim wykorzystała 26 dni urlopu wypoczynkowego i dwa dni na opiekę nad dzieckiem. Po wykorzystaniu tego wolnego 15 maja 2012 r. wróciła do firmy na pół etatu, korzystając z możliwości pracy w obniżonym wymiarze czasu pracy na podstawie z art. 1867 k.p. Zgodnie z przedłożonym wnioskiem pracę w obniżonym wymiarze miała świadczyć przez 12 miesięcy. Faktycznie pracowała jedynie do końca czerwca. Od lipca do końca 2012 r. była na urlopie wychowawczym. Zliczając jej okresy etatowego, szczególnego zajęcia w 2012 r., płatnik powinien wziąć pod uwagę okresy: od 1 kwietnia do 14 maja (czyli 26 dni wypoczynku i dwa dni opieki nad dzieckiem) i od 15 maja 2012 r. do 30 czerwca 2012 r. (czyli czas pracy w obniżonym wymiarze).

PO TRZECIE. Nie wykazywać w informacji osób, za które już złożono ZSWA

Chodzi o uniknięcie dublowania w rachunkach okresów szczególnej pracy wykonywanych przez etatowców, którzy w ubiegłym roku złożyli wniosek o pomostówkę. Jeśli podwładny wystąpił o takie emerytalne świadczenie w 2012 r., to jego szef, czyli płatnik składek na FEP, ma obowiązek przekazać ZSWA w terminie siedmiu dni od złożenia takiego wniosku. Oczywiście to doraźne złożenie informacji nie zdejmie z płatnika obowiązku sporządzenia zbiorczego ZSWA za 2012 r. obejmującego wszystkich pozostałych szczególnych pracowników.

PO CZWARTE. Dopełnić formalności we właściwej formie i terminie

Mali płatnicy, rozliczający składki za nie więcej niż pięciu ubezpieczonych (wszystkich, nie tylko etatowców), mogą przekazać ZSWA albo poprzez teletransmisję danych (np. przez program Płatnik), albo w formie elektronicznego wydruku formularza bądź też pobranego w oddziale ZUS papierowego dokumentu. Wszyscy więksi płatnicy obligatoryjnie wysyłają ZSWA przez teletransmisję danych (przy użyciu klasycznego Płatnika czy ePłatnika).

Warto posługiwać się ePłatnikiem, bo kreator tworzenia dokumentów znacząco ułatwia pracę. Program wypełni i przygotuje do wysłania odpowiedni typ druku na podstawie wprowadzanych danych. Kreatory dostępne w ePłatniku obsługują między innymi formularz ZSWA. Każdy, kto miał choć odrobinę styczności z programem Płatnik, poradzi sobie z tworzeniem dokumentów w jego młodszym odpowiedniku zintegrowanym z Platformą Usług Elektronicznych.

PO PIĄTE. Błędną informację skorygować w ciągu siedmiu lub 30 dni

Z różnych powodów może się okazać, że trzeba poprawić ZSWA. Niezależnie od tego, czy koryguje się informację po odkryciu własnego błędu, czy też na skutek decyzji czy kontroli ZUS czy PIP – dokument korygujący trzeba złożyć w formie nowego zgłoszenia (z kolejnym numerem).

Jeśli konieczność korekty wykrył płatnik, to musi ją przekazać do ZUS w terminie siedmiu dni od dnia stwierdzenia nieprawidłowości. Taki sam termin obowiązuje, gdy to ZUS wyda decyzję w tym przedmiocie – wtedy liczy się go jednak od dnia uprawomocnienia decyzji. Nieco dłużej można zwlekać z korektą, jeśli jej konieczność stwierdził ZUS podczas kontroli. Wówczas na poprawienie swoich błędów jest 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.

Dokonując korekty ze względu na podanie błędnych okresów pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, należy podać poprawne daty. Gdy zaś pracownik w ogóle nie pracował w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, to po wypełnieniu danych płatnika i pracownika (bloki od I do III.A.) blok III.B. pozostawiamy pusty, niewypełniony (zobacz wyjaśnienia: Krok po kroku). -

Podstawa prawna:

art. 12, 42, i 50 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach i rentach pomostowych (DzU nr 237, poz. 1665 ze zm.)

rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów (DzU nr 186, poz. 1444 ze zm.)

Krok po kroku

Opis wypełnienia dokumentu sporządzono na podstawie wytycznych ZUS.

Blok I – Dane organizacyjne

W tym miejscu wypełniamy jedynie pole 01. Wpisujemy identyfikator oznaczający numer zgłoszenia za dany rok kalendarzowy (np. 001 2012, gdy płatnik składa jeden formularz za 2012 r.; 002 2012 – w przypadku, gdy w zeszłym roku płatnik składał już ten druk za ubezpieczonego, który zgłosił wniosek o emeryturę pomostową). Zasada jest prosta – kolejne dokumenty ZSWA, dotyczące tego samego roku kalendarzowego, należy numerować wyższymi identyfikatorami (z zakresu 001 – 999). Nie ma znaczenia, czy w dokumencie dokonywane są zgłoszenia, czy też korekty.

Blok II – Dane identyfikacyjne płatnika składek

Wpisujemy tu informacje o płatniku podane w zgłoszeniu ZUS ZPA, ZUS ZFA. W pole 01 wpisujemy NIP firmy, zaś w 02 - REGON. Pola 03-05 i 07-09 wypełniają tylko osoby fizyczne, które są płatnikami.

Blok III.A. – Dane identyfikacyjne osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze

Jeżeli po raz pierwszy zgłaszamy pracownika jako osobę wykonującą pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze – w polu 01 wpisujemy „X". Jeśli formularz składamy w trybie zgłoszenia korekty danych „X", zaznaczamy w polu 02. W pole 03 wpisujemy PESEL podwładnego. Nie podajemy jego NIP-u.

Blok III.B. – Dane o pracy w szczególnych warunkach / o szczególnym charakterze

W polu 02 wpisujemy najpierw sześcioznakowy kod tytułu ubezpieczenia pracownika. Następnie podajemy trzyznakowy kod pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

W kolejnych polach – 03 i 04 – podajemy:

- okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (z uwzględnieniem podziału na poszczególne okresy, jeśli praca była wykonywana z więcej niż jednego kodu szczególnego zatrudnienia) i

- wymiar czasu pracy, który zapisujemy w postaci ułamka zwykłego, np.: 1/1 – dla pełnego wymiaru czasu pracy, 1/2 – dla połowy wymiaru czasu pracy lub 142/168 – gdy wymiar czasu pracy określony jest w godzinach.

UWAGA!

Jeśli jeden pracownik ma więcej niż cztery okresy pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, wtedy na dokumencie ZUS ZSWA dla danego ubezpieczonego należy wypełnić następny blok. Kolejne bloki od IV.A do VI.B należy wypełnić analogicznie jak blok III.A i III.B.

Trzeba pamiętać, że data początkowa („od" – w polu 3) nie może być wcześniejsza niż 1 stycznia roku poprzedzającego (w sytuacji, w której zgłoszenie przekazywane jest za rok poprzedni) lub 1 stycznia roku bieżącego (gdy zgłoszenie przekazywane jest w roku, gdy ubezpieczony wystąpi z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej lub płatnik jest w stanie likwidacji lub upadłości).

Z kolei data końcowa („do" – w polu 4) nie może być późniejsza niż 31 grudnia roku poprzedzającego (w sytuacji, w której zgłoszenie przekazywane jest za rok poprzedni) lub dzień wypełnienia zgłoszenia (w sytuacji, w której zgłoszenie przekazywane jest w roku, gdy ubezpieczony w trakcie roku wystąpi z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej, płatnik jest w stanie likwidacji lub upadłości).

Jeśli się zdarzy, że obie daty („od" i „do") będą takie same, wówczas przyjmuje się, że pracownik pracował w szczególnych warunkach lub wykonywał pracę o szczególnym charakterze dokładnie jeden dzień.

Blok VII – Oświadczenie płatnika składek

Ponieważ ZUS ZSWA przekazuje się w takiej samej formie, która obowiązuje płatnika składek w odniesieniu do innych dokumentów zgłoszeniowych, tj. elektronicznej lub papierowej, to tylko nieliczni pracodawcy, którzy przekazują deklaracje papierowe, wypełnią ostatnią część dokumentu, tj. poświadczenie podpisem i pieczątką (jeżeli płatnik taką posiada), że informacje są zgodne ze stanem faktycznym i prawnym. -