Urlop wychowawczy pracownika a rozliczanie składek ZUS

- Od ponad roku jedna z naszych pracownic przebywa na urlopie wychowawczym. Przechodząc na ten urlop oświadczyła, że jest zatrudniona w innym zakładzie pracy na 1/5 etatu. Z tego też względu nie zgłosiliśmy jej do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych oraz ubezpieczenia zdrowotnego. Czy możemy żądać, by takie oświadczenie składała nam co roku? Jak powinniśmy postąpić, jeżeli okaże się, że nie pracuje już w innym zakładzie pracy? Od kiedy zgłosić ją do ubezpieczeń? Czy od dnia złożenia oświadczenia, czy od zakończenia dodatkowego zatrudnienia? –

pyta czytelnik.

Pracodawca nie może żądać od osoby przebywającej na urlopie wychowawczym, by składała ona co roku oświadczenie, na podstawie którego ustala on obowiązek jej ubezpieczeń w tym czasie. Chodzi o oświadczenie co do posiadania prawa do emerytury lub renty albo innego niż urlop rodzicielski tytułu, z którego istnieje obowiązek ubezpieczeń społecznych.

Bo tylko pod takim warunkiem pracownik korzystający z tego urlopu objęty jest obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym, rentowymi i zdrowotnym (art. 9 ust. 6 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm. oraz art. 66 ust. 1 pkt 32 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, tekst jedn. DzU z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).

Bez oświadczenia ani rusz

Pracodawca nie powinien zatem zgłaszać pracownika do ubezpieczeń automatycznie z dniem przejścia przez niego na urlop wychowawczy. Może to zrobić dopiero po uzyskaniu od niego informacji, że nie ma ustalonego prawa do emerytury ani renty i że nie ma innego tytułu powodującego obowiązek ubezpieczeń społecznych (np. umowa o pracę, umowa zlecenia, pozarolnicza działalność).

Dla celów dowodowych uzasadnione jest odebranie takiego oświadczenia na piśmie. Pracodawca może w tym zakresie skorzystać ze wzoru opracowanego przez ZUS i udostępnionego na stronie internetowej: http://www.zus.pl/pliki/poradniki/porad7.pdf.

Po uzyskaniu takiego oświadczenia pracodawca ma obowiązek rozliczać składki z tytułu urlopu wychowawczego do czasu jego zakończenia albo odwołania treści oświadczenia. Korzystający z urlopu wychowawczego ma bowiem obowiązek poinformować płatnika składek o tym, że uzyskał prawo do emerytury lub renty albo o tym, że podjął aktywność zawodową objętą obowiązkiem ubezpieczeń społecznych. Tak nakazuje art. 36 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Przepisy tej ustawy nie nakładają jednak na pracownika obowiązku cyklicznego, corocznego składania pracodawcy takiego oświadczenia.

Asekuracja nie zwalnia

Oświadczenie odbierane od pracownika powinno zawierać klauzulę, że przyjmuje on do wiadomości, że ma obowiązek niezwłocznie powiadomić pracodawcę o wszelkich zmianach, jakie zajdą co do wykazanych w nim danych. Tego rodzaju postanowienie zawiera opracowany przez ZUS wzór druku. Jest to istotne m.in. wtedy, gdy osoba przebywająca na urlopie wychowawczym poinformuje, że posiada inny tytuł do opłacania składek społecznych. Gdy utraci ten tytuł do ubezpieczeń, aktualizuje się bowiem obowiązek ubezpieczeń emerytalnego, rentowych i zdrowotnego z tytułu korzystania z urlopu wychowawczego.

Zawarcie tej klauzuli nie chroni jednak firmy od konieczności sporządzenia korekt, gdy zatrudniony z tej powinności się nie wywiąże. Działa to w dwie strony. Jeżeli rodzic przebywający na urlopie wychowawczym nie zgłosi faktu podjęcia pracy, to zakład ma obowiązek skorygować „do zera” dokumenty za te miesiące, za które nie powinien był za niego rozliczać składek z tytułu tego urlopu. I odwrotnie – gdy pracownik nie zgłosił zaprzestania świadczenia pracy w innej firmie, to trzeba się cofnąć i rozliczyć składki za te miesiące, w których jego jedynym tytułem do ubezpieczeń było przebywanie na urlopie wychowawczym (począwszy od dnia następującego po ustaniu tego zatrudnienia).

Dla powstania obowiązku ubezpieczeń z tytułu urlopu wychowawczego nie jest bowiem istotny moment, w którym pracodawca uzyska wiedzę co do tego, że osoba korzystająca z urlopu wychowawczego nie ma już innego tytułu rodzącego obowiązek ubezpieczeń społecznych. Jeżeli pracodawca dowie się o tym po pewnym czasie, musi przekazać do ZUS wymagane dokumenty rozliczeniowe za cały okres podlegania ubezpieczeniom z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym.

Gdy urlopu udzieliło kilku szefów

Od 1 stycznia 2012 r. zmieniły się zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym. Ponieważ nie jest to już kwota ryczałtowa, ale uzależniona od zarobków osiąganych w danym zakładzie, obowiązek rozliczania składek ma obecnie każda firma, której pracownik przebywa na urlopie wychowawczym.

Jeśli więc jedna osoba jest zatrudniona w dwóch firmach i w obydwu korzysta z urlopu wychowawczego, składki na jej ubezpieczenia emerytalne i rentowe musi rozliczać każda z nich.

Ale już składkę zdrowotną musi wykazywać tylko jedna – ta, w której tytuł do ubezpieczeń (urlop wychowawczy) rozpoczął się wcześniej, a jeśli rozpoczął się równocześnie – ta, która pierwsza dokona zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego (tj. przekaże pierwszy raport rozliczeniowy). To ubezpieczony powinien poinformować płatników o tym, że równocześnie przeszedł na urlop wychowawczy w kilku zakładach.