Składki ZUS: Świąteczny urlop w Polsce nie obniży składek za oddelegowanego

- Kilku naszych pracowników od trzech miesięcy pracuje za granicą. Opłacamy za nich składki na ubezpieczenia społeczne od minimalnej podstawy, tj. prognozowanej pensji. Wszyscy oni przyjadą na tygodniowy urlop na święta. Czy w związku z tym za grudzień br. mamy obniżyć minimalną podstawę o to wolne i opłacić niższe składki?

– pyta czytelnik.

Jeśli pracownicy skorzystają z urlopu wypoczynkowego, to nie ma powodu, by obniżać podstawę wymiaru do naliczenia za nich składek. Gdyby jednak był to urlop bezpłatny, to każdy dzień niewykonywania pracy obniży minimalną podstawę wymiaru składek za grudzień br.

Podstawą do naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne wszystkich pracowników jest przychód osiągany z tytułu zatrudnienia w rozumieniu przepisów ustawy z 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.). Tak samo jest z osobami, które są zatrudnione w Polsce, ale przez  jakiś czas wykonują pracę za granicą. Jednak tutaj obowiązują dwie odrębności:

- mimo że osoby te nie mają prawa do należności z tytułu podróży służbowych, to od osiągniętego w danym miesiącu przychodu należy odjąć równowartość diet, jakie przysługują pracownikom sfery budżetowej z tytułu zagranicznej podróży służbowej (za każdy dzień pobytu w innym państwie),

- ustalona w ten sposób podstawa wymiaru składek za cały miesiąc zagranicznej pracy nie może być niższa niż kwota przeciętnego wynagrodzenia prognozowanego na dany rok kalendarzowy, czyli w 2011 r. od kwoty 3359 zł.

Takie zasady ustalania podstawy wymiaru składek wynikają z § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Podstawa wymiaru składek może być niższa niż przeciętna pensja tylko wtedy, gdy pracownik nie podlegał ubezpieczeniom z tytułu pracy za granicą przez cały miesiąc. A jest tak tylko wtedy, gdy:

- zaczął albo skończył pracować za granicą w trakcie miesiąca,

- był niezdolny do pracy przez część miesiąca i otrzymał zasiłek,

- przebywał na urlopie bezpłatnym.

Natomiast fakt korzystania z urlopu wypoczynkowego nie jest podstawą do zmniejszenia podstawy wymiaru składek. Nadal minimum to przeciętne wynagrodzenie.

W sytuacji natomiast gdyby pracownicy czytelnika skorzystali z urlopu bezpłatnego, to minimalną podstawę należy proporcjonalnie pomniejszyć za każdy dzień tego wolnego.

Przykład

Pan Andrzej pracuje na rzecz swojego polskiego pracodawcy we Francji. Został oddelegowany do filii firmy na czas wdrażania nowego systemu informatycznego.

Na dziesięć dni w grudniu przyjechał na okres świąteczny do Polski. Ale do wykorzystania pozostały mu tylko cztery dni urlopu wypoczynkowego, na pozostałe uzyskał urlop bezpłatny.

W tej sytuacji pracodawca zmniejsza minimalną podstawę wymiaru składek za grudzień tylko o sześć dni:

3359 zł : 31 dni x 25 dni = 2708,87 zł

Ale nie oznacza to automatycznie, że to od tej kwoty zostaną naliczone składki. Będzie nią faktyczny przychód (który nie został zwolniony ze składek) pomniejszony o równowartość diet za każdy dzień pobytu. Diety należy przy tym przeliczać po średnim kursie walut ogłoszonym przez NBP w dniu roboczym poprzedzającym dokonywanie wypłaty wynagrodzenia (art. 11a ustawy o PIT).

Trzeba przy tym jeszcze pamiętać, żeby nie odliczać diet za wszystkie dni, ale tylko za dni pracy i dni rozkładowo wolne od pracy (np. soboty, niedziele). Nie można natomiast odliczyć diet na dni urlopu – ani wypoczynkowego, ani bezpłatnego.

Gdyby pan Andrzej z przykładu otrzymał za grudzień wynagrodzenie w wysokości np. 6000 zł, a średni kurs euro w NBP wyniósł 4,51 zł, to podstawę wymiaru składek na jego ubezpieczenia za ten miesiąc należałoby ustalić następująco:

6000 zł – [(45 euro x 4,51 zł/euro) x 21 dni pobytu] = 6000 zł – 4261,95 zł = 1738,05 zł