Przepisy dotyczące m.in. druków RMUA, które mają być od stycznia 2013 wydawane raz na rok, to kolejny element pakietu deregulacyjnego, tutaj konkretnie ustawy z 16 września 2011 o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (DzU nr 232, poz. 1378).

Zawiera ona przepisy mające przyczynić się do usunięcia barier prawnych i zredukowania uciążliwych i kosztownych obowiązków administracyjnych nakładanych na firmy i obywateli.

Jednak według Departamentu Ubezpieczeń Zdrowotnych Ministerstwa Zdrowia w dalszym ciągu placówki publicznej służby zdrowia będą miały prawo żądać od pacjenta dokumentu poświadczającego, że jest ubezpieczony a jego składka jest opłacana regularnie. Tym samym w praktyce wcale nie będzie to raz w roku.

Raz na rok

Zredukowanie liczby informacji ZUS RMUA z dwunastu do jednej rocznie nie będzie działało w praktyce. Pracodawca będzie bowiem musiał wydać zatrudnionemu tę informację na każde jego żądanie. A ten, aby mieć stały i bezproblemowy dostęp do opieki zdrowotnej, dokumentowany wyłącznie aktualnym zaświadczeniem o  opłacaniu składki zdrowotnej, może o to prosić co miesiąc.

A przecież tzw. ustawa deregulacyjna miała przynieść firmom i obywatelom oszczędności rzędu 3 miliardów złotych rocznie, m.in. z tytułu redukcji wydatków na druk i przygotowanie dokumentacji.

Pierwsze roczne zaświadczenia w nowej formie mają być wydawane po upływie roku. W praktyce oznacza to, że pracownik otrzyma je do 28 lutego 2013 za 2012 r. (art. 24 ustawy deregulacyjnej). Wydawanie zaświadczeń miesięcznych tylko na żądanie będzie obowiązywało już od 1 stycznia 2012.

Z informacji udzielonych przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji wynika, że trwają konsultacje w sprawie elektronicznych kart ubezpieczenia z przedstawicielami NFZ. Funkcję tych kart miały początkowo pełnić nowe chipowe dowody osobiste.

Termin wydawania nowych dokumentów został jednak odłożony do lipca 2013. Dodatkowo, dopiero od sierpnia 2014, placówki służby zdrowia będą miały obowiązek informatyzacji dokumentacji medycznej i umożliwiania swoim pacjentom rejestracji na wizyty, badania i wglądu we własną dokumentację medyczną za pośrednictwem Internetu.

Obawy podwładnych

Wraz z wejściem w życie ustawy pracodawca powinien poinformować pracowników o zmianie w sposobie wystawiania RMUA – tj. raz na rok lub doraźnie na żądanie – w sposób przyjęty w danym zakładzie pracy, np. na tablicy ogłoszeń czy pocztą elektroniczną.

Już teraz jednak pracownicy boją się, że mogą mieć trudność z udowodnieniem, że są ubezpieczeni w NFZ i tym samym przysługuje im prawo do bezpłatnego leczenia. W szczególności dotyczy to np. wypadków i innych zdarzeń losowych, kiedy rodzina może mieć problemy z dostarczeniem zaświadczenia do szpitala.

Jeszcze do niedawna duża część pracowników potwierdzała swoje prawo do ubezpieczenia aktualną legitymacją ubezpieczeniową. Jednak od 1 stycznia 2010 nie są one wydawane przez ZUS.

Nie koniec zmian

Podstawą do stworzenia ustawy o redukcji niektórych obowiązków obywateli i  przedsiębiorców był raport firmy Deloitte, który zdefiniował 6 tys. obowiązków informacyjnych, jakich muszą dopełniać obywatele i przedsiębiorcy. Wyceniono je na ponad 70 mld zł. To znacznie pełniej obrazuje rozmiar oszczędności, jakie można uzyskać w skali państwa, rezygnując ze zbędnych czynności.

Zapowiadane są więc kolejne zmiany. Trwają prace nad  następnym pakietem ustaw racjonalizujących relacje państwa z obywatelami i biznesem. Według zapowiedzi ma on trafić na ścieżkę legislacyjną już w tej kadencji parlamentarnej. Pracodawcy muszą śledzić postępy prac legislacyjnych, aby na bieżąco komunikować pracownikom nowe regulacje.

M.in. z tego powodu coraz więcej polskich firm decyduje się na outsourcing usług płacowo-kadrowych, przerzucając na  zewnętrznego partnera odpowiedzialność za monitorowanie nowelizacji przepisów i  wprowadzania nowych legislacji. Outsourcing kadr i płac może przynieść oszczędności rzędu nawet 15 – 20 proc. rocznie. Oprócz redukcji kosztów outsourcing to przede wszystkim dostęp do know-how.

Komentuje Karolina Stawicka kieruje praktyką prawa pracy w międzynarodowej kancelarii prawnej Bird & Bird

Decyzja o ograniczaniu zbędnej i kosztownej papierowej dokumentacji to krok w dobrym kierunku, zgodnym z europejskimi standardami. Zmiana dotycząca RMUA eliminuje przy tym problemy w zakresie ochrony danych osobowych, uszczelnia system, ogranicza wewnętrzną administrację i redukuje koszty przedsiębiorstwa.

Skraca się również okres przechowywania przez pracodawców deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty przez płatnika składek z dziesięciu do pięciu lat.

Jednak rozporządzenia wykonawcze w tej sprawie muszą brać pod uwagę realne uwarunkowania prawne i organizacyjne. Obecnie druk RMUA to praktycznie jedyny, najczęściej wykorzystywany przez pracowników (legitymacje zostały zniesione z początkiem 2010 r.), dowód poświadczający bezpłatny dostęp zatrudnionych do opieki zdrowotnej. Ustawa o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców w tym zakresie nic nie zmienia, oprócz przerzucenia odpowiedzialności i dbania o wystawienie druku z firmy na podwładnego.

Firmy nadal będą też musiały prowadzić odpowiednią dokumentację pozwalającą na szybkie wystawienie informacji na żądanie pracownika oraz oczywiście rejestr wydanych i pobranych przez pracowników druków.

Z tych powodów najtrafniejsze wydaje się zastąpienie RMUA elektroniczną kartą ubezpieczenia zdrowotnego. Jej wprowadzenie przewidywała już ustawa z 27 sierpnia 2004 o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Niestety, rozporządzenia wykonawcze do ustawy wciąż nie zostały przyjęte przez Radę Ministrów.

Komentuje Komentuje Maciej Nuckowski, dyrektor działu usług Xerox Global Document Outsourcing

Tradycyjne biuro, urząd czy przychodnia opierają się na niekontrolowanej liczbie wydruków. Stopniowe przechodzenie na dokumenty elektroniczne zamiast papierowych mogłoby uporządkować procesy w danej organizacji i znacząco zredukować koszty, nawet do 40 proc.

W przypadku służby zdrowia ograniczenie wypełniania, weryfikowania, stemplowania i archiwizowania druków dałoby więcej czasu pracownikom na obsługę pacjentów. Do zagadnienia redukcji zbędnych dokumentów należy podejść systemowo.

Działania ad hoc tylko pogłębią stan dezinformacji i zwiększą koszty dla wszystkich uczestników procesu. Zamiast tworzyć mniej dokumentów, będzie się drukować więcej, na wszelki wypadek.