Obowiązek sprawdzenia poprawności danych przekazanych w imiennych raportach miesięcznych dotyczących poprzedniego roku kalendarzowego wynika z art. 41 ust. 7[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=184677] ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm[/link]., dalej ustawa o sus). Jeśli w efekcie jego wykonania stwierdzimy nieprawidłowości, musimy złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych. Oczywiście jeżeli odkryjemy pomyłkę po 30 kwietnia br. za poprzedni rok czy też za lata wcześniejsze, to również jesteśmy zobowiązani ją poprawić, składając dokumenty korygujące.

[srodtytul]Trzy daty[/srodtytul]

Za każdy miesiąc składamy do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych za swoich ubezpieczonych, a więc m.in. za pracowników, zleceniobiorców, osoby, którym wypłacamy zasiłek macierzyński, oraz osoby, którym udzieliliśmy urlopu wychowawczego. Powinniśmy je przekazywać nie później niż:

- do 5 następnego miesiąca, gdy mamy status jednostki budżetowej, zakładu budżetowego, gospodarstwa pomocniczego, w rozumieniu art. 20 ust. 1, art. 24 ust. 1 i art. 26 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=180304]ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (DzU nr 249, poz. 2104 ze zm.)[/link],

- do 10 następnego miesiąca, gdy jesteśmy osobą fizyczną opłacającą składkę wyłącznie za siebie,

- do 15 następnego miesiąca, jeżeli należymy do grupy pozostałych płatników, płatników opłacających składki na ubezpieczenie zdrowotne, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy o sus.

W tych samych terminach opłacamy składki.

Uwaga! Osoby prowadzące pozarolniczą działalność, opłacające składki wyłącznie za siebie i/lub osoby współpracujące, zwolnione są z obowiązku składania dokumentów rozliczeniowych za kolejne miesiące, jeżeli nic się nie zmienia w stosunku do danych wykazanych w ostatnio złożonym komplecie dokumentów rozliczeniowych. Zwolnienie z obowiązku składania dokumentów rozliczeniowych dotyczy również miesięcy, w których następuje zmiana wysokości minimalnej podstawy wymiaru składek.

[srodtytul]Obowiązujące druki[/srodtytul]

Dokumenty rozliczeniowe to:

- Deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA, która jest zbiorczym zestawieniem informacji zawartych w raportach. Co do zasady składamy jedną deklarację, w której rozliczamy składki za wszystkie osoby, za które pełnimy obowiązki płatnika.

- Imienny raport miesięczny ZUS RCA o należnych składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za danego ubezpieczonego. Raport ten składamy za osobę, która podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu, np. co miesiąc za każdego pracownika.

- Imienny raport miesięczny ZUS RZA o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne, gdy dana osoba podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu. Raport ten składamy np. za zleceniobiorcę, który z umowy-zlecenia podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu, gdyż równocześnie w innej firmie wykonuje inną umowę-zlecenie.

- Imienny raport miesięczny ZUS RSA o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek.

[srodtytul]Wykazywane dane[/srodtytul]

W dokumentach rozliczeniowych podajemy swoje dane jako płatnika (NIP, REGON, nazwę skróconą), dane osoby ubezpieczonej (imię nazwisko, identyfikator PESEL, ewentualnie NIP lub numer dowodu osobistego lub paszportu), a także kod tytułu ubezpieczenia (01 10 00 w przypadku pracowników) oraz należne za ubezpieczonego składki na ubezpieczenia społeczne w rozbiciu na składki finansowane przez płatnika i ubezpieczonego.

W dokumentach rozliczeniowych wykazujemy:

- należne składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne za ubezpieczonych,

- okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne (np. okres udzielonego urlopu bezpłatnego, wychowawczego) oraz

- wypłacone świadczenia (np. wynagrodzenia za czas choroby, zasiłki chorobowe, zasiłki macierzyńskie).

W przypadku pracowników w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA wykazujemy wynagrodzenia (stanowiące podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne), jakie zostało pracownikowi wypłacone lub postawione do jego dyspozycji, od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca, za który składany jest raport. Przykładowo: rozliczając składki za grudzień 2008 r., w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne uwzględniamy wynagrodzenie, jakie pracownik otrzymał w okresie od 1 do 31 grudnia.

[ramka][b]Za spóźnienie grozi grzywna[/b]

Niedotrzymanie terminu złożenia korekty może kosztować. Za niewykonanie obowiązku, o którym mowa w art. 41 ust. 7 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, sąd grodzki może wymierzyć płatnikowi składek lub osobie obowiązanej do działania w jego imieniu grzywnę w wysokości do 5000 zł. [/ramka]