W parze z zachwianiem stabilności ekonomicznej firmy powstają problemy z płaceniem bieżących należności nie tylko wierzycielom prywatnym, ale także dla sektora publicznoprawnego. Jej działalność w tym okresie finansują po prostu wierzyciele, a jednym z nich jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Nieuiszczenie składek w ustawowych terminach pociąga za sobą możliwość albo nawet konieczność zastosowania wielu sankcji. Niektóre z nich następują automatycznie, np. odsetki za zwłokę, inne wymagają podjęcia przez ZUS dodatkowych czynności, zmierzających do wymierzenia kary bezpośrednio przez ZUS lub inny organ, np. sąd. Oprócz karnych odsetek za opóźnienie osobie prowadzącej działalność grożą następujące sankcje:

- opłata dodatkowa,

- zabezpieczenie zaległych składek na majątku płatnika przez ustanowienie hipoteki lub zastawu skarbowego,

- skierowanie zaległych należności do postępowania egzekucyjnego, co generuje dodatkowe koszty,

- wniosek do sądu o ukaranie grzywną do 5000 zł,

- wniosek o ogłoszenie upadłości, gdy okres zalegania z zapłatą jest stosunkowo długi i wskazuje na trwałe zaprzestanie regulowania zobowiązań,

- przeniesienie odpowiedzialności za długi na osoby trzecie, jeżeli w wyniku podjętego przez siebie postępowania ZUS nie może uzyskać z majątku płatnika zaspokojenia,

- zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa przez płatnika, który – oprócz składek finansowanych z własnych środków – nie odprowadza składek pobieranych z wynagrodzenia zatrudnianych osób,

- orzeczenie przez sąd pozbawienia prawa do prowadzenia działalności gospodarczej na własny rachunek oraz pełnienia funkcji członka rady nadzorczej, reprezentanta lub pełnomocnika w spółce handlowej, przedsiębiorstwie państwowym, spółdzielni, fundacji lub stowarzyszeniu.

Zastosowanie konkretnego ciężaru zależy nie tylko od samego faktu zalegania z zapłatą, ale też od wysokości należności, długości okresu zalegania oraz rodzaju zaległości.

Dla przykładu: jeżeli płatnik spóźnił się z opłaceniem składek o 15 dni, to ZUS nie skieruje od razu wniosku o ogłoszenie upadłości czy o ukaranie grzywną. Tak surowe sankcje są bowiem zarezerwowane dla dłużników zalegających za stosunkowo długie okresy i niewykazujących żadnej skruchy.

[b]ZUS działa w tym względzie zgodnie z art. 123 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=184677]ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.; dalej ustawa)[/link]. Przepis ten odsyła natomiast do [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=133093]kodeksu postępowania administracyjnego z 14 czerwca 1960 r. (tekst jedn. DzU z 2000 r. nr 98, poz. 1071 ze zm.)[/link].

Oznacza to, że sprawy z zakresu ubezpieczeń społecznych są rozpatrywane w postępowaniu administracyjnym, chyba że ustawa określiła dane zagadnienie inaczej. Przykładem takiej odmiennej regulacji jest tryb wnoszenia odwołań od decyzji wydawanych przez ZUS, ustalonych w art. 47 ust. 1 ustawy. [/b]

Znajomość zasad rozkładania zaległych należności na raty ma znaczenie nie tylko dla dłużników ZUS. Jest istotna przy podejmowaniu decyzji co do działań restrukturyzacyjnych mających na celu ustabilizowanie sytuacji przedsiębiorstwa i wyjście z trudności finansowych poprzez przyjęcie właściwych działań w założeniach i planach naprawczych. Często też wiedza ta pozwala na uniknięcie powstania zadłużenia, bowiem można skorzystać np. z odroczenia terminu płatności, zanim narośnie dług.

[srodtytul]WOLNO WYSTĄPIĆ O ODROCZENIE ZAPŁATY[/srodtytul]

[b]Oprócz tego mamy też prawo wnioskować do ZUS o rozłożenie na raty zaległych należności albo ich umorzenie. Dotyczy to nie tylko składek, ale też odsetek za zwłokę i opłaty dodatkowej[/b]

Odroczenie terminu płatności składek powoduje, że nie zyskują one charakteru zaległości, a ich rozłożenie na raty, że tracą taką właściwość. Oznacza to, że w trakcie korzystania z wymienionych ulg ZUS nie wolno nas dyscyplinować jako płatnika (chyba że po karę sięgnął wcześniej) i jesteśmy traktowani jako płatnik niemający zadłużenia. W efekcie możemy dostać zaświadczenie o niezaleganiu ze składkami, które otwiera drogę do zewnętrznych źródeł finansowania, jak kredyt bankowy.

Katalog ulg, jakimi dysponuje ZUS, jest uboższy od tego, z jakiego czerpie naczelnik urzędu skarbowego. ZUS udziela ich wyłącznie według art. 28 i 29 ustawy. Nie stanowi takiej podstawy zatem ordynacja podatkowa z 29 sierpnia 1997 r. (tekst jedn. DzU z 2005 r. nr 8, poz. 60 zm.), którą stosujemy do należności z tytułu składek w ograniczonym zakresie, gdy ustawa wyraźnie do niej odsyła.

[b]Reasumując: postępowanie przed ZUS w sprawach o udzielenie ulgi toczy się na podstawie kodeksu postępowania administracyjnego z pewnymi modyfikacjami wynikającymi z ustawy.[/b]

Zasadą jest, że odroczenie terminu płatności, rozłożenie na raty oraz umorzenie obejmuje wyłącznie należności z tytułu składek w części finansowanej przez płatnika. Chodzi więc o:

- 1/2 składki emerytalnej,

- składkę rentową w wysokości 4,5 proc. podstawy wymiaru,

- wypadkową,

- na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Potwierdza to art. 30 ustawy, według którego do składek pokrywanych z przychodów ubezpieczonych niebędących płatnikami nie stosujemy art. 28 i 29 ustawy dotyczących właśnie wymienionych ulg.

Inaczej wygląda jednak sprawa z prowadzącymi działalność gospodarczą i opłacających składki tylko za siebie. Mają oni prawo do odroczenia, rozłożenia na raty lub umorzenia wszystkich swoich składek, gdyż w tym wypadku nie mamy do czynienia z podziałem składek na finansowane przez płatnika i ubezpieczonych. Zatem ulga dotyczy wówczas całych składek:

- emerytalnej,

- rentowych,

- wypadkowej,

- chorobowej,

- na FP i FGŚP,

- zdrowotnej.

Jeżeli prowadzący działalność gospodarczą zatrudnia pracowników i inne osoby, to w grę wchodzą obydwa tryby: preferencje dotyczą wszystkich jego składek, a należnych za załogę – w ograniczonym zakresie, czyli w części finansowanej przez płatnika.

Warunkiem udzielenia ulgi jest uregulowanie należności z tytułu składek w części finansowanej przez ubezpieczonych wraz z odsetkami za zwłokę liczonymi do dnia zapłaty włącznie.

Mając zaległości z tytułu składek w części finansowanej przez płatnika oraz ubezpieczonych, powinniśmy więc spłacić składki za pracowników, zleceniobiorców itd. łącznie z odsetkami.

[srodtytul]PŁATNIK UBIEGAJĄCY SIĘ O ULGĘ UISZCZA OPŁATĘ[/srodtytul]

[b]Jeśli ZUS pozytywnie załatwił nasze podanie o odroczenie terminu czy układ ratalny, nalicza preferencyjne odsetki od dnia złożenia wniosku w tej sprawie[/b]

Od nieopłaconych w terminie składek odprowadzamy odsetki za zwłokę, od dnia następnego po wynikającym z art. 47 ust. 1 ustawy terminie płatności do dnia zapłaty włącznie. Jeżeli jednak płatnik złoży wniosek o odroczenie terminu płatności lub rozłożenie na raty, wówczas przekazuje odsetki do dnia złożenia tego wniosku, pod warunkiem że zostanie on załatwiony pozytywnie. Gdy tak, od dnia następnego po dniu złożenia wniosku ZUS nie ustala odsetek, lecz opłatę prolongacyjną wynoszącą 50 proc. odsetek za zwłokę ([link=http://www.rp.pl/galeria/219204,1,218843.html]zobacz. wzór[/link]).

Można powiedzieć, że jest to pewnego rodzaju ułatwienie i premia dla płatnika, pozwalająca zmniejszyć koszty dodatkowe, jakimi są odsetki za zwłokę.

Opłata prolongacyjna jest naliczana w razie rozłożenia zaległych składek na raty i odroczenia terminu płatności, ale nie ich umorzenia, na zasadach określonych w art. 57 ordynacji podatkowej. Obowiązuje zatem jej stawka z dnia zawarcia umowy o ratalnej spłacie lub odroczeniu terminu płatności.

Po wydaniu decyzji o rozłożeniu na raty opłata prolongacyjna jest naliczana odrębnie od każdej raty, a w razie odroczenia terminu płatności – od przewidzianego w art. 47 ust. 1 ustawy terminu płatności do dnia, do którego nastąpiło odroczenie. Jest wtedy uiszczana za okres od dnia następnego po dniu wniesienia podania o ulgę do dnia upływu odroczonego terminu płatności albo terminu zapłaty poszczególnych rat. Dodajemy ją po prostu do rat układu i regulujemy w terminach płatności rozłożonych na raty zaległości lub zapłaty odroczonych należności. [b]Zapłata odroczonych lub rozłożonych na raty należności przed upływem wyznaczonego terminu nie uprawnia nas do żądania obniżenia wysokości opłaty prolongacyjnej. Dotyczy to również wcześniejszego uiszczenia opłaty prolongacyjnej.[/b]

[b]Nie opłaca się zatem regulowanie poszczególnych rat przed terminem płatności. Z kolei opłacenie odroczonych lub rozłożonych na raty należności po upływie określonego przez ZUS terminu powoduje – zgodnie z ordynacją podatkową – dość dotkliwe konsekwencje.[/b] ZUS nalicza wówczas znowu odsetki za zwłokę od kwoty odroczonych bądź rozłożonych na raty należności.

Należy pamiętać, że terminem zapłaty jest data obciążenia rachunku bankowego płatnika, a nie data uznania rachunku ZUS.

W razie odroczenia terminu płatności lub rozłożenia na raty terminem płatności jest dzień, kiedy zgodnie z decyzją organu powinniśmy zapłacić odroczone składki należności lub poszczególne ich raty. Gdy nie zdążymy z tym na czas, następuje restytucja ustawowego terminu płatności, a więc terminu sprzed podjęcia decyzji o odroczeniu płatności lub rozłożeniu na raty określonego w art. 47 ust. 1 ustawy.

Opłata prolongacyjna nie jest naliczana, gdy przyczyną powstania zaległości była klęska żywiołowa lub wypadek losowy.

[srodtytul]ABY UZYSKAĆ PREFERENCJE, TRZEBA KONIECZNIE ZŁOŻYĆ WNIOSEK[/srodtytul]

[b]Wolno go przekazać na piśmie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu. Zasadą jest jednak składanie wniosków w formie pisemnej[/b]

Zgodnie z art. 63 § 1 kodeksu postępowania wniosek powinien zawierać co najmniej:

- wskazanie osoby lub nazwy firmy, od której pochodzi,

- numery NIP i REGON,

- jej adres,

- żądanie.

Powinien też czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych. Mimo że sama ustawa nie nakazuje przedkładania dodatkowych dokumentów, to obowiązek taki wynika z [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=173765]ustawy z 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (DzU nr 123, poz. 1291 ze zm.)[/link]. Wnioski o udzielenie ulgi powinniśmy składać w oddziale lub inspektoracie ZUS prowadzącym nasze rozliczenia. Jednostki te opracowują wnioski, a gdy wnioskujemy o ulgę dotyczącą wielkiego długu lub o długi okres spłaty, przekazują go wraz z dokumentacją do centrali ZUS w celu podjęcia decyzji.

[srodtytul]Wiele załączników[/srodtytul]

Ponieważ udzielane przedsiębiorcom ulgi co do zasady stanowią pomoc publiczną, musimy dołączyć:

- informację o wartości otrzymanego wsparcia przez ostatnie trzy lata lub oświadczenie o niekorzystaniu z pomocy publicznej,

- plan restrukturyzacyjny, gdy planujemy przeznaczyć pomoc na restrukturyzację.

Przedsiębiorca może sam napisać wniosek albo użyć wzorów opracowanych przez ZUS. Skorzystanie z tych ostatnich pozwoli na szybsze opracowanie wniosku oraz jego ocenę przez ZUS. Aby jednak ZUS mógł rozpatrzyć wniosek i dostosować okres odroczenia czy też długość układu ratalnego do możliwości finansowych przedsiębiorcy, ten ostatni musi także dostarczyć dokumenty pozwalające na analizę jego sytuacji i możliwości płatniczych. Jeżeli ich nie przedłoży przy składaniu wniosku, ZUS wezwie go do tego w celu dokonania właściwej weryfikacji. Zakres dokumentów jest różny i zależy od rodzaju wykonywanej działalności, jej formy oraz prowadzonej ewidencji finansowej. Dla przykładu obok wniosku powinniśmy załączyć dokumenty:

- poświadczające podstawę prawną i zakres prowadzonej działalności,

- dotyczące potwierdzenia praw do reprezentowania podmiotu oraz zaciągania zobowiązań, ich wielkości i charakteru,

- finansowe, jak sprawozdania F-02 za ostatnie dwa lata czy sprawozdania F-01 za ostatnie 12 miesięcy, opinia i raport biegłego z badania ostatniego bilansu, podatkowa księga przychodów i rozchodów (do wglądu), ewidencja sprzedaży, ewidencja zakupów i sprzedaży, ewidencja środków trwałych, deklaracje podatkowe, zaświadczenie z urzędu skarbowego o niezaleganiu z podatkami.

Lista wskazanych dokumentów jest przykładowa, a szczegółowy wykaz ustala ZUS indywidualnie dla każdego zainteresowanego.

[srodtytul]Ocena możliwości finansowych[/srodtytul]

Udzielenie ulgi zależy od oceny naszych możliwości płatniczych. ZUS dokonuje jej na podstawie przedkładanych przez nas dokumentów, co ma wpływ na zakres ulgi. Poza ustaleniem możliwości finansowych płatnika na zakres ulgi wpływ ma także wiele innych okoliczności, które ZUS bierze pod uwagę przy podejmowaniu w tych sprawach decyzji, np. ? dotychczasowa charakterystyka płatnika,

- charakterystyka należności z tytułu składek,

- struktura zadłużenia,

- rodzaj i zakres posiadanych przez ZUS zabezpieczeń,

- dotychczasowa współpraca z płatnikiem oraz to, czy podejmował on dobrowolnie działania dotyczące spłaty zaległych należności, czy nie,

- ocena możliwości udzielenia ulgi.

Na podstawie przedłożonych dokumentów ZUS ustala, czy spełniamy wymogi kwalifikujące należności z tytułu składek do zastosowania wnioskowanej ulgi. W razie pozytywnej weryfikacji określa zakres ulgi.

[ramka][b]Brak załączników nie dyskwalifikuje[/b]

Dostarczenie dodatkowych dokumentów pozwalających na ocenę naszej sytuacji finansowej razem z wnioskiem nie jest bezwzględnym warunkiem udzielenia ulgi.

- Jeżeli ich nie załączymy, ZUS wezwie nas do przedłożenia wymaganych zaświadczeń. W wezwaniu określi, o jakie konkretnie dokumenty chodzi.

- Dopiero niezastosowanie się do tego wezwania może spowodować negatywne załatwienie wniosku, ale nie pozostawienie go bez rozpatrzenia.

- Jedynie ubiegającemu się o umorzenie na podstawie art. 28 ust. 3a ustawy przepisy nakazują przedstawienie dokumentów świadczących o okolicznościach uzasadniających umorzenie. Oczywiście okoliczności tych możemy dowodzić za pomocą różnych formularzy, a w razie ich braku ZUS wezwie nas do ich uzupełnienia. [/ramka]

[srodtytul]ZUS POWINIEN ODPOWIEDZIEĆ W CIĄGU MIESIĄCA, A W TRUDNYCH SPRAWACH NAJPÓŹNIEJ W DWA MIESIĄCE[/srodtytul]

[b]Czasu poświęconego na korektę dokumentów ubezpieczeniowych nie wlicza się do okresu, w jakim trzeba rozpatrzyć wniosek[/b]

Dotyczy to również czasu, jaki dostaliśmy na jego skompletowanie. Szczególnie skomplikowanymi są następujące sprawy:

- w których było prowadzone postępowanie egzekucyjne,

- płatnik składał dokumenty korygujące i jego konto wymaga przeliczenia,

- przekazane przez niego deklaracje zawierają błędy i jest konieczna korekta.

W tej ostatniej sytuacji czasu poświęconego na zrobienie korekty nie wlicza się do okresu, w jakim ZUS powinien rozpatrzyć wniosek. Podobnie, gdy złożony przez nas wniosek był niekompletny i ZUS wystosował wezwanie do jego uzupełnienia; czas uzupełniania dokumentów nie konsumuje okresu, w którym ZUS powinien rozpatrzyć wniosek.

[srodtytul]Doręczenie[/srodtytul]

Gwarancją terminowego rozpatrywania spraw jest [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=178909]rozporządzenie ministra finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (DzU nr 165, poz. 1373)[/link], które stosujemy do należności z tytułu składek. Zgodnie z § 10 rozporządzenia jeżeli decyzja odmawiająca odroczenia terminu płatności lub rozłożenia na raty została doręczona po dwóch miesiącach od dnia wniesienia podania, za okres od dnia następującego po dniu wniesienia podania do dnia doręczenia tej decyzji, włącznie z tym dniem, nie przysługują odsetki.

Jeżeli płatnik dostał decyzję na czas, wówczas odsetki za zwłokę są naliczane począwszy od dnia następującego po upływie terminu płatności składek.

[srodtytul]Pomoc publiczna[/srodtytul]

Gdy wniosek został rozpoznany pozytywnie a łączna pomoc wnioskowana i udzielona nam w ciągu ostatnich trzech lat nie przekracza 200 tys. euro, po umorzeniu należności, odroczeniu terminu płatności lub rozłożeniu na raty dostajemy zaświadczenie potwierdzające pomoc de minimis. [b]Jeżeli natomiast wartość pomocy wnioskowanej i udzielonej w ciągu ostatnich trzech lat przekroczyła wskazany poziom, projekt planowanej pomocy wymaga akceptacji prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Prezes powinien wydać opinię w ciągu 21 dni od daty otrzymania wniosku.[/b]

Z wnioskiem o wydanie opinii występuje w razie pomocy

- indywidualnej – podmiot udzielający tej pomocy,

- indywidualnej na restrukturyzację – podmiot ubiegający się o tę pomoc.

Do wniosku należy dołączyć projekt programu pomocowego lub projekt aktu, na podstawie którego ma być udzielana pomoc indywidualna, w szczególności projekt decyzji lub umowy, oraz informacje niezbędne do wydania opinii, dotyczące w szczególności adresatów zamierzonej pomocy, jej przeznaczenia, formy, wielkości i czasu trwania. W przypadku projektu pomocy indywidualnej na restrukturyzację do wniosku o wydanie opinii dołącza się ponadto plan restrukturyzacyjny oraz opinie podmiotu lub podmiotów udzielających pomocy o możliwości jej udzielenia na zasadach określonych w tym planie.

Jeżeli prezes wyda negatywną opinię, tzn. o niezgodności ze wspólnym rynkiem projektu pomocy indywidualnej lub projektu pomocy indywidualnej na restrukturyzację, podmiot występujący może w ciągu 14 dni wystąpić do prezesa o notyfikację tego projektu.

[srodtytul]Zawieszenie[/srodtytul]

Odroczenie terminu płatności czy rozłożenie zaległości na raty ma konsekwencje w formie zawieszenia biegu terminu przedawnienia należności. Oznacza to, że jeżeli termin przedawnienia wynosi dziesięć lat a płatnik otrzymał którąś z ulg np. na pięć lat i po upływie czterech lat zaprzestał realizowania układu, wówczas termin przedawnienia nie biegnie w okresie, w którym układ był realizowany. Termin przedawnienia niespłaconych należności wyniesie zatem 14 lat.