Wpłaty do ZUS najlepiej robić przez bank

Prowadzę działalność gospodarczą od 1995 r., a od 2002 r. opłacam składki przez agencję finansową. Ostatnio ZUS wezwał mnie, abym uregulowała składki za maj i czerwiec 2004 r. Przedstawiłam dowody wpłat z agencji, ale ZUS ich nie uznał i kazał mi jeszcze raz zapłacić. Dlaczego mam to robić, skoro mam dowody wpłaty. Czy ZUS może nie uznać tych dokumentów i jak mam w tej sytuacji postąpić?

Stanowisko ZUS jest prawidłowe. Sposób i termin dokonania zapłaty składek reguluje ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm., dalej ustawa o sus). A na podstawie art. 31 tej ustawy odnosi się do tego także art. 60 § 1 i art. 61 § 1 ordynacji podatkowej (tekst jedn. DzU z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.). Zgodnie z art. 47 ust. 4b ustawy o sus płatnik składek musi opłacać należności z nich w formie bezgotówkowej w drodze obciążenia rachunku bankowego płatnika. Przepisu tego nie stosuje się tylko do płatników składek – osób fizycznych, jeżeli nie prowadzą pozarolniczej działalności w rozumieniu ustawy o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych.

Oznacza to, że płatnik reguluje je w formie bezgotówkowej przelewem z rachunku bankowego, który ustawa o sus w art. 4 pkt 16 definiuje jako rachunek bankowy (w rozumieniu prawa bankowego) lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej przedsiębiorcy będącego jej członkiem. Podkreślamy, że art. 47 ust. 4b wyraźnie mówi o obciążeniu rachunku bankowego płatnika składek. Zatem wpłata przez obciążenie rachunku innego podmiotu niż płatnik, którego wpłata dotyczy, jest nieprawidłowa. Z kolei art. 60 § 1 ordynacji podatkowej, do którego odsyła art. 31 ustawy o sus, wskazuje, że za termin dokonania zapłaty składek uważa się:

- przy zapłacie gotówką – dzień wpłaty podatku w kasie organu podatkowego lub na jego rachunek w banku, w placówce pocztowej, w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej albo dzień pobrania podatku przez płatnika lub inkasenta,

- w obrocie bezgotówkowym – dzień obciążenia rachunku bankowego podatnika lub rachunku podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej na podstawie polecenia przelewu.

Z wyjątkiem płatnika składek będącego osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności, pozostali muszą więc regulować należności do ZUS, obciążając swój rachunek prowadzony w banku lub spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której są członkami.

Przedsiębiorca powinien zatem opłacać składki z rachunku bankowego, a nie przez agencję finansową. Należy pamiętać, że dokonując zgłoszenia siebie jako płatnika składek na formularzu ZUS ZPA, przedsiębiorca podaje wykaz rachunków bankowych oraz zawiadamia w ciągu 14 dni o każdej zmianie danych objętych zgłoszeniem, czyli także w razie zmiany kont bankowych.

Zasadniczo ustawa o sus nie przewiduje sankcji za to, że przedsiębiorca korzysta z usług agencji finansowych. Takie pośrednictwo niesie jednak duże ryzyko. Przede wszystkim trudno ustalić datę zapłaty. To płatnik musi wykazać, że pieniądze wpłynęły do ZUS w terminie. Ponadto – tak jak u czytelniczki – dysponowanie dokumentami wystawionymi przez agencję o przyjęciu wpłaty i jej dokonaniu nie zwalniają z obowiązku zapłaty składek, jeżeli ZUS stwierdzi, że nie zostały one uregulowane.

Inaczej to wygląda, gdy płatnik płaci składki prawidłowo, czyli przelewem. Datą zapłaty jest wówczas data obciążenia rachunku bankowego płatnika i odpowiedzialność za nieterminowe przekazanie wpłaty do ZUS lub niepoprawne wprowadzenie zlecenia płatniczego (jeśli płatnik złożył je prawidłowo) ponosi bank. Jeżeli okaże się, że wpłata z banku – mimo prawidłowego i terminowego jej dokonania – została przekazana do ZUS z opóźnieniem, to bank ponosi negatywne konsekwencje. Uiszcza odsetki i ewentualnie opłatę dodatkową, jeżeli wskutek nieterminowego przekazu ZUS nie przelał odpowiedniej części składek do otwartych funduszy emerytalnych.

Natomiast przy korzystaniu z usług agencji finansowych nawet wtedy, gdy to ona popełniła błąd, to płatnik składek poniesie skutki. Będzie musiał uregulować odsetki oraz opłatę dodatkową. W takim wypadku będzie jednak mógł dochodzić swoich roszczeń wynikłych z błędu agencji jedynie od niej i to wyłącznie na drodze cywilnej. Ponadto ryzyko popełnienia nieprawidłowości przy przelewie przez agencję jest wyższe, niż gdyby to robił bank. Systemy bankowe są tak skonstruowane, że jeżeli na poleceniu przelewu płatnik pomyli się, bank każe to poprawić.

Czytelniczka powinna zwrócić się do agencji finansowej, aby przedstawiła otrzymane z banku potwierdzenie dokonania wpłaty składek. Należy je potem przedstawić w ZUS, co z pewnością pomoże odnaleźć tę wpłatę, jeśli oczywiście agencja ją uregulowała. Niestety, czytelniczka musi zapłacić odsetki i opłatę dodatkową, jeżeli ZUS nie przekazał składek do OFE. Tych kwot będzie jednak mogła dochodzić od agencji.

Radzimy też przestać opłacać składki za tym pośrednictwem, bo jest to sprzeczne z przepisami a ponadto ryzykowne. Chwilowe oszczędności, jakie uzyskuje się na różnicy między operacjami przeprowadzanymi przez agencję finansową a opłatami za przelewy i prowadzenie rachunku bankowego, nie rekompensują zdenerwowania, jakiego płatnik doświadcza w razie zagubienia wpłat.