Składki te musimy opłacać za zatrudnionych pracowników, zleceniobiorców, nakładców itd. W kategorii zleceniobiorców wyjątek stanowią uczniowie i studenci , którzy nie ukończyli 26 lat.
Składki musimy również opłacać za siebie, jeżeli prowadzimy działalność na podstawie wpisu do ewidencji lub jesteśmy wspólnikiem spółki jawnej, partnerskiej, komandytowej lub jednoosobowym wspólnikiem spółki z o.o. Co miesiąc musimy składać dokumenty rozliczeniowe, na których wykazujemy należne za dany miesiąc składki. Jeżeli jesteśmy uprawnieni do wypłaty zasiłków swoim ubezpieczonym, dokonujemy co miesiąc potrącenia wypłaconych świadczeń z kwoty należnych składek i wykazujemy te świadczenia w dokumentach rozliczeniowych.
Płatnik (pracodawca, zleceniodawca, nakładca itd.) składa za każdy miesiąc deklarację rozliczeniową ZUS DRA oraz imienne raporty miesięczne za zatrudnione osoby:
- ZUS RCA – o należnych składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne
Składamy go za pracownika, zleceniobiorcę itd., który podlega zarówno ubezpieczeniom społecznym, jak i zdrowotnemu.
Nie ma przy tym znaczenia, jaki charakter mają ubezpieczenia – obowiązkowy czy dobrowolny. Jeśli zleceniobiorca objęty dobrowolnymi ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi przystąpi do nich, to należne za niego składki rozliczamy na tym druku.
- ZUS RZA – o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne
Składamy go za osobę, za którą odprowadzamy wyłącznie składki zdrowotne. Zatem np. członek rady nadzorczej mający w Polsce miejsce zamieszkania czy zleceniobiorca, który zatrudniony jest gdzie indziej na etacie, podlega z racji zlecenia jedynie ubezpieczeniu zdrowotnemu, a ubezpieczenia emerytalne i rentowe są dobrowolne. Jeśli nie zgłosi się do tych ostatnich, zleceniodawca uiszcza za niego tylko składki zdrowotne.
- ZUS RSA – o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne
Zatrudniony podlega ubezpieczeniom od dnia nawiązania do dnia ustania stosunku pracy.
Nie znaczy to jednak, że za cały ten czas odprowadzamy za niego składki na ubezpieczenia społeczne. Czasami występują przerwy w ich opłacaniu, a mimo to podwładny zachowuje nadal status pracownika. Spoczywa wtedy na nas obowiązek przekazania informacji o przerwie do ZUS. Musimy więc wykazać wypłacone wynagrodzenia za czas choroby, zasiłki chorobowe czy macierzyńskie oraz inne przerwy, np. urlop bezpłatny.
Wszyscy wypłacamy pracownikom wynagrodzenia za pierwsze 33 dni zwolnienia lekarskiego w roku kalendarzowym według art. 92 kodeksu pracy
W raporcie ZUS RSA wykazujemy je jako przerwy w opłacaniu składek z powodu niezdolności do pracy spowodowanej chorobą oraz kwotę wypłaconego wynagrodzenia. Zasiłki z ubezpieczenia chorobowego uiszczamy personelowi, jeśli zgłaszamy do tego ubezpieczenia ponad 20 osób. W grę wchodzą zasiłki chorobowe, macierzyńskie, opiekuńcze i wyrównawcze oraz świadczenia rehabilitacyjne. Na formularzach ZUS RSA wykazujemy w takiej sytuacji kod świadczenia przerwy, okres absencji, liczbę dni zasiłkowych/liczbę wypłat oraz kwotę. Gdy nie mamy uprawnień do wypłaty świadczeń chorobowych (zgłaszamy do tego ubezpieczenia nie więcej niż 20 osób), pracownicy dostają zasiłki z ZUS. Składamy wówczas do ZUS raport ZUS RSA z odpowiednim kodem świadczenia przerwy, okresem niezdolności do pracy, ale nie wypełniamy pól „liczba dni zasiłkowych/liczby wypłat” i „kwota”.
Zarówno wynagrodzenie za czas choroby, jak i pozostałe świadczenia rozliczamy w raporcie ZUS RSA składanym za miesiąc, kiedy nastąpiła ich wypłata. Okres, za który zostały wypłacone, nie może przy tym wykraczać poza ostatni dzień miesiąca, którego dotyczy raport. Znaczy to, że daty wskazane w raporcie mogą przypadać wcześniej niż pierwszy dzień miesiąca, za który składamy raport, ale nie później. Wobec tego w dokumencie ZUS RSA za grudzień wykazujemy np. wynagrodzenie chorobowe wypłacone w grudniu za okresy sprzed 1 grudnia, np. za listopad, a nie podajemy pensji wypłaconej w grudniu należnej za styczeń.
Okres „od – do” w raporcie ZUS RSA nie może również wykraczać poza rok kalendarzowy. Wypłacone w styczniu wynagrodzenie chorobowe przysługujące za okres od 30 grudnia do 3 stycznia ujmujemy zatem w dwóch pozycjach:
- w jednej: okres od 30 do 31 grudnia i kwotę należną za ten okres,
- w drugiej: okres od 1 do 3 stycznia i kwotę wynagrodzenia przypadającą na ten okres.
Tak samo rozliczamy przypadające na przełomie miesiąca wypłaty zasiłków i innych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego. Gdy wypłacamy wynagrodzenie, zasiłki lub wyrównanie zasiłków, w polu „liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” wpisujemy liczbę dni, za które przysługuje świadczenie, gdy świadczenie rehabilitacyjne – liczbę wypłat (czyli miesięcy, za które nastąpiła wypłata).
Spółka wypłaciła panu Tomkowi wynagrodzenie chorobowe za okres od 30 listopada do 3 grudnia w wysokości 350 zł. W bloku III.B „rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek” raportu ZUS RSA sporządzanym za grudzień, z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 00 i kodem świadczenia/przerwy 331, powinna podać w polach:
- 01 „kod tytułu ubezpieczenia” 01 10 00,
- 02 „kod świadczenia/przerwy” 331,
- 03 okres „od – do” 30.11. – 03.12.,
- 05 „liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” 04,
- 06 „kod choroby” z L4,
- 07 „kwota” 350 zł.
Pracownik od 26 listopada i do 5 grudnia był chory. Pracodawca 30 grudnia za okres choroby wypłacił mu zasiłek chorobowy w wysokości 400 zł. Sporządzając dokumenty rozliczeniowe za listopad, pracodawca w dokumentach składanych za ten miesiąc nie składa raportu RSA z kodem świadczenia przerwy 313, bo w listopadzie nie wypłacił tego zasiłku. Zasiłek chorobowy za okres od 26.11.2007 do 05.12.2007 powinien być wykazany w raporcie RSA składanym za grudzień, gdyż w tym miesiącu zasiłek ten został wypłacony. W raporcie ZUS RSA sporządzanym za ten miesiąc pracodawca wpisuje w pole kod tytułu ubezpieczenia 01 10 00, w pole 02 kod świadczenia/przerwy 313, w pole 03 okres „od – do” 26.11. – 05.12.2007, w pole 05 liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat 10, w pole 06 kod choroby z L4, w pole 07 kwotę 400 zł.
Pani Ela była chora od 1 do 30 listopada. Przez cały grudzień 2007 r. pracowała. Nie dostała w tym miesiącu wynagrodzenia, 31 grudnia szef wypłacił jej 1500 zł zasiłku chorobowego. Firma powinna złożyć za grudzień raport ZUS RSA, wpisując w polach:- 01 „kod tytułu ubezpieczenia” 01 10 00,
- 02 „kod świadczenia/przerwy” 313,
- 03 okres „od – do” 01.11. – 30.11.,
- 05 „liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” 30,
- 06 „kod choroby” z L4,
- 07„kwota” 1500 zł.
Powinna także złożyć za pracownicę za grudzień raport ZUS RCA z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 00, wpisując zera w pola dotyczące podstawy wymiaru i kwoty składek.
Raport ZUS RCA składamy, by wykazać, że w tym miesiącu pracownik podlegał ubezpieczeniom. Płatnik dokonuje rozliczenia należnych składek za wszystkich ubezpieczonych z wszystkich tytułów w jednej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. Rozlicza w niej składki:
- na ubezpieczenia społeczne za dany miesiąc kalendarzowy oraz podlegające potrąceniu w ciężar tych składek, wypłaconych w tym samym miesiącu zasiłków z ubezpieczeń społecznych (jeżeli jesteśmy uprawnieni do ich wypłacania), a także swoje wynagrodzenie za wykonywanie zadań związanych z ustalaniem prawa i wysokości świadczeń z ubezpieczenia chorobowego oraz ich wypłatę,
- zdrowotnych,
- na Fundusz Pracy i na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Deklaracja rozliczeniowa jest zbiorczym zestawieniem informacji o składkach na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz o wypłaconych ubezpieczonym świadczeniach, za wszystkich ubezpieczonych, dla których jesteśmy płatnikami. Zawiera:
- dane identyfikacyjne płatnika,
- liczbę ubezpieczonych,
- informacje o uprawnieniu do wypłaty przez płatnika zasiłków,
- zestawienie należnych składek na poszczególne rodzaje ubezpieczeń społecznych z podziałem na składki finansowane przez ubezpieczonego i przez płatnika oraz budżet państwa i PFRON,
- kwoty wypłaconych zasiłków oraz zasiłków podlegających rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne oraz kwoty wynagrodzeń z tytułu niezdolności do pracy,
- należne składki na ubezpieczenie zdrowotne z podziałem na podmioty, które je finansują, składki na FP i FGŚP,
- zestawienie zbiorcze i wynikowe należnych składek i składek na ubezpieczenie zdrowotne oraz kwot do zapłaty,
- dla osób, które w całości opłacają składki na ubezpieczenia z własnych środków – tytuł ubezpieczenia i podstawę wymiaru,
- oświadczenie płatnika, że dane zawarte w deklaracji są zgodne ze stanem faktycznym, potwierdzone jego podpisem lub osoby przez niego upoważnionej albo podpisem elektronicznym.
Musimy rozliczać i opłacać składki na każdy miesiąc kalendarzowy, kiedy chociaż jedna osoba przez nas zatrudniana pozostaje w ubezpieczeniu, lub wypłacamy kwoty stanowiące podstawę wymiaru składek już po ustaniu tytułu do ubezpieczeń. W takiej sytuacji, kiedy wypłacamy zwolnionemu oskładkowane przychody w następnym miesiącu po ustaniu jego tytułu do ubezpieczeń, rozliczamy je w imiennym raporcie miesięcznym z kodem 30 00 xx.
W imiennych raportach miesięcznych ZUS RCA, ZUS RZA i ZUS RSA podajemy natomiast m.in. kod tytułu do ubezpieczeń, numer PESEL zatrudnionego, a w razie gdy nie nadano mu tego numeru – NIP. Jeżeli nie nadano mu również NIP, wpisujemy serię i numer dowodu osobistego lub paszportu. W raportach składanych za osoby, dla których podstawę wymiaru składek stanowi przychód, np. pracownicy, zleceniobiorcy, wykazujemy należne składki od wszystkich wypłaconych im lub postawionych do dyspozycji wypłat od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego. Jeżeli ubezpieczony nie osiągnął w danym miesiącu przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek i równocześnie nie pobierał przez cały miesiąc świadczenia lub inna przerwa wykazana w raporcie ZUS RSA nie trwała cały miesiąc, składamy za niego raport ZUS RCA. Wykazujemy tam zerową podstawę wymiaru składek i zerową kwotę składek.
Z powodu trudności finansowych zakład nie wypłacił za listopad wynagrodzeń, a pracownicy nie otrzymali w tym miesiącu żadnego przychodu. W sporządzanych za nich imiennych raportach miesięcznych za listopad firma powinna wykazać zerową podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zerowe kwoty składek.
Kopie złożonych do ZUS dokumentów rozliczeniowych oraz korygujących przechowujemy przez dziesięć lat od dnia ich przesłania do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS w formie pisemnej lub elektronicznej.
Zasadą jest, że składki rozliczamy za wszystkich ubezpieczonych w jednym komplecie dokumentów rozliczeniowych oznaczonych numerami 01 – 39
Numer 01 oznacza deklarację pierwszorazową składaną za dany miesiąc, natomiast kolejne numery 02 – 39 są przeznaczone do sporządzania korekt rozliczeń za dany miesiąc.
Wyjątki od tej reguły dotyczą wyłącznie:
- powiatowych urzędów pracy, które składają odrębne komplety dokumentów rozliczeniowych oznaczone numerami 51 – 69 za:
– bezrobotnych, absolwentów pobierających stypendium podczas odbywania szkolenia lub stażu, pobierających zasiłek przedemerytalny lub świadczenie przedemerytalne oraz osoby niepobierające zasiłku przedemerytalnego albo świadczenia przedemerytalnego z przyczyn określonych w przepisach o zatrudnieniu i przeciwdziałaniu bezrobociu, – innych ubezpieczonych niż wymienieni,
- jednostek organizacyjnych pomocy społecznej, które składają odrębne komplety dokumentów rozliczeniowych oznaczonych numerami 51 – 69 za:
– osoby, za które opłacają składki na podstawie ustawy z 29 listopada 1990 r. o pomocy społecznej (DzU 1998 nr 64, poz. 414 ze zm.),
– innych ubezpieczonych niż wymienieni,
- wojskowego biura emerytalnego, zakładów emerytalnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, biur emerytalnych Służby Więziennej, które składają odrębne komplety dokumentów rozliczeniowych oznaczonych numerami 51 – 69 za:
– emerytów i rencistów
– innych ubezpieczonych,
- banków i innych podmiotów rozliczających składki na ubezpieczenie zdrowotne w przypadku dokonywania wypłaty emerytur lub renty z zagranicy, które składają odrębne komplety dokumentów rozliczeniowych oznaczone numerami 51 – 69 za:
– emerytów i rencistów pobierających świadczenia z zagranicy, – innych ubezpieczonych.
Do składania odrębnych kompletów dokumentów rozliczeniowych uprawniony jest również Zakład Ubezpieczeń Społecznych (oznaczone nr 51 – 89). Numery 70 – 79 są zastrzeżone do rozliczenia składek za sędziów i prokuratorów, za których powstał obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku służbowego. Numery 80 – 89 stosują syndycy za okres od dnia ogłoszenia upadłości, a 40 – 49 zakłady pracy chronionej lub zakłady aktywności zawodowej za część miesiąca, kiedy nie posiadali statusu zpch lub zaz – za okres do 31 grudnia 2007 r. Za okres od 1 stycznia br. finansowanie składek za niepełnosprawnych odbywa się za pośrednictwem PFRON.
Powiatowy urząd pracy pełni funkcję płatnika składek dla swoich pracowników i innych ubezpieczonych. Należne za nich składki wykazuje w dokumentach rozliczeniowych (deklaracjach oraz imiennych raportach miesięcznych) oznaczonych 01 – 39. Natomiast składki za świadczeniobiorców rozlicza w dokumentach rozliczeniowych 51 – 69 (deklaracjach oraz imiennych raportach miesięcznych).
Płatnik, który składa dokumenty rozliczeniowe za styczeń 2008 r., wpisuje w pole „identyfikator raportu” 01.12.2008. Tak samo oznacza deklarację rozliczeniową za ten miesiąc oraz dołączone do niej raporty.
Musimy opatrywać identyfikatorami raportu:
- deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne, - deklaracje rozliczeniowe korygujące i imienne raporty miesięczne korygujące,
- dokumenty płatnicze.
Płatnicy, którzy rozliczają składki za więcej niż pięć osób, są zobowiązani do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej (z wyjątkiem druków ZUS ZFA i ZPA składanych w trybie zgłoszenia oraz druku ZUS ZIPA). W uzasadnionych sytuacjach ZUS na ich wniosek może się zgodzić na przekazywanie druków papierowych. Płatnicy, którzy rozliczają składki za nie więcej niż pięć osób, mogą wybrać – dostarczenie formularzy papierowych lub teletransmisję danych.
Dane zawarte w raportach miesięcznych płatnik składek przekazuje ubezpieczonemu na piśmie w celu ich weryfikacji. Informacja ta zawiera także symbol wojewódzkiego oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, do którego została przekazana składka zdrowotna. Ponadto powinna określać datę jej sporządzenia oraz podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej. Jeżeli ubezpieczony stwierdzi, że zamieszczone w niej dane są niezgodne ze stanem faktycznym, zgłasza płatnikowi na piśmie lub do protokołu wniosek o sprostowanie w ciągu trzech miesięcy od otrzymania informacji. Jeśli płatnik nie uwzględni reklamacji w terminie miesiąca od daty jej wpływu, na wniosek ubezpieczonego ZUS po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego wydaje decyzję. Jeżeli zatrudniony nie sprostuje informacji w ciągu trzech miesięcy od jej otrzymania, to dane zawarte w raporcie uważa się za zgodne ze stanem faktycznym, chyba że zakwestionuje je sam ZUS w decyzji.
Poszczególne rodzaje składek regulujemy odrębnymi wpłatami na wskazane przez ZUS rachunki bankowe w podziale na:
- ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe),
- ubezpieczenie zdrowotne,
- Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Składki te musimy uiszczać bezgotówkowo, obciążając swój rachunek bankowy. Obowiązek ten nie dotyczy osób fizycznych nieprowadzących pozarolniczej działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o działalności gospodarczej lub innych szczególnych, czyli twórców i artystów, osób kontynuujących ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz duchownych.
Za termin dokonania zapłaty uważa się:
- przy zapłacie gotówką – dzień wpłacenia należności z tytułu składek na rachunek ZUS w banku lub placówce pocztowej,
- w obrocie bezgotówkowym – dzień obciążenia rachunku bankowego płatnika. Jeżeli więc opłacamy składki w formie bezgotówkowej, wpłata z tytułu należnych składek może zostać uznana za terminową, jeśli najpóźniej w obowiązującym terminie płatności nastąpiło obciążenie naszego rachunku bankowego.
W razie nieprzekazania składek w obowiązującym terminie musimy uiścić odsetki za zwłokę na zasadach i w wysokości określonych w ordynacji podatkowej. Ponadto w razie nieopłacenia składek lub opłacenia ich w zaniżonej wysokości ZUS może wymierzyć dodatkową opłatę wynoszącą do 100 proc. nieopłaconych składek.
Składki uiszczamy oraz przekazujemy raporty i deklaracje rozliczeniowe w początkowych dniach następnego miesiąca. Indywidualni przedsiębiorcy czynią to do 10 dnia następnego miesiąca
Dokumenty rozliczeniowe składamy oraz opłacamy należne składki do:
- 5 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni – jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze w rozumieniu ustawy o finansach publicznych,
- 10 dnia następnego miesiąca – opłacający składki wyłącznie za siebie,
- 15 dnia następnego miesiąca – pozostali płatnicy.
Prowadzący pozarolniczą działalność korzystają z pewnej ulgi w formalnościach, jeśli opłacają składki wyłącznie za siebie lub za osoby z nimi współpracujące od minimalnych podstaw wymiaru, czyli od:
- 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia lub 30 proc. minimalnego – składki na ubezpieczenia społeczne,
- 75 proc. średniej pensji
– składki zdrowotne.
Są zwolnieni z obowiązku składania deklaracji rozliczeniowej i imiennych raportów miesięcznych za kolejny miesiąc, gdy nie nastąpiła żadna zmiana w stosunku do miesiąca poprzedniego. Dokumentów rozliczeniowych nie składają również wtedy, gdy opłacają składki od minimalnej podstawy wymiaru, a zmiana w stosunku do miesiąca poprzedniego jest spowodowana jedynie zmianą minimalnej podstawy wymiaru, np. zmieniającym się co trzy miesiące przeciętnym wynagrodzeniem.
Deklarację rozliczeniową za każdy miesiąc musi natomiast składać przedsiębiorca, który zatrudnia pracownika (lub zleceniobiorcę podlegającego ubezpieczeniom). Wówczas jego komplet dokumentów rozliczeniowych składa się z deklaracji oraz dwóch raportów: jednego, gdzie wykazuje składki za siebie, i drugiego ze składkami za pracownika.
Termin przesyłania dokumentów rozliczeniowych zaznaczamy w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, w bloku I „dane organizacyjne” w polu 01, wpisując:
1 – opłacający składki do 5 dnia następnego miesiąca,
2 – do 10 dnia następnego miesiąca,
3 – do 15 dnia następnego miesiąca (kodu nie stosują płatnicy, do których stosujemy kod 4),
4 – wspólnicy spółek cywilnych, jawnych, komandytowych, partnerskich, jednoosobowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością będących płatnikami na własne ubezpieczenia i rozliczającymi w deklaracji rozliczeniowej składki wyłącznie za siebie, jeżeli za pracowników i innych ubezpieczonych płatnikiem jest spółka; opłacający składki wyłącznie za siebie na dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne; podlegający dobrowolnym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (np. z tytułu kontynuowania ubezpieczeń) i jednocześnie dobrowolnemu ubezpieczeniu zdrowotnemu, dla których obowiązuje za dany miesiąc termin do 15 dnia następnego miesiąca,
5 – składający dokumenty rozliczeniowe za sędziów, prokuratorów, żołnierzy lub funkcjonariuszy, za których istnieje obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku służbowego.
