Czas na korektę informacji o stanie konta ubezpieczonego

Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest zobowiązany przesyłać informację o stanie konta każdemu ubezpieczonemu urodzonemu po 31 grudnia 1948 r. Tegoroczna, sporządzana według stanu na 31 grudnia poprzedniego roku, zawiera następujące dane o:

- zwaloryzowanych składkach na ubezpieczenie emerytalne (z pierwszego filaru, czyli bez składek na otwarte fundusze emerytalne),

- zwaloryzowanym kapitale początkowym po waloryzacji za 2006 r.,

- składkach na otwartych funduszach emerytalnych (OFE) ogółem za okres do końca grudnia 2006 r. włącznie (należnych i odprowadzonych),

- składkach emerytalnych za 2006 r. w wysokości nominalnej, w podziale na miesiące.

Ponadto ZUS przesyła poglądową informację na temat przyszłej emerytury z pierwszego filaru. Osoby, które otrzymały informacje, powinny sprawdzić jej poprawność. W razie znalezienia błędu wiele reklamacji można złożyć u własnego pracodawcy, zleceniodawcy, nakładcy itd. Przedstawiamy krok po kroku, jak wygląda proces poprawiania informacji zawierającej pomyłkowe dane.

- w 1999 r. > 50 375,22 zł

- w 2000 r. > 54 780,00 zł

- w 2001 r. > 62 940,00 zł

- w 2002 r. > 64 620,00 zł

- w 2003 r. > 65 850,00 zł

- w 2004 r. > 68 700,00 zł

- w 2005 r. > 72 690,00 zł

- w 2006 r. > 73 560,00 zł

Pismo wysyłane przez ZUS ma przejrzysty układ, pokazujący wartości najistotniejsze dla zainteresowanego, a konkretnie dla jego przyszłej emerytury

Waloryzacji podlegają składki emerytalne pochodzące z pierwszego filaru faktycznie wpłacone przez płatników składek na własne ubezpieczenia, np. indywidualnych przedsiębiorców oraz ewentualnie przez nich za osoby z nimi współpracujące. Gdy chodzi o pozostałych ubezpieczonych, w tym pracowników, zleceniobiorców, chałupników – składki emerytalne z pierwszego filaru wykazane w raportach rozliczeniowych przekazanych do ZUS przez ich płatników.

Waloryzacja składek za dany rok polega na pomnożeniu kwoty składek emerytalnych zewidencjonowanych na pierwszofilarowym koncie (czyli bez składek na OFE) danej osoby w ZUS na 31 stycznia danego roku, z uwzględnieniem dotychczasowych waloryzacji, przez wskaźnik waloryzacji. Ogłasza go dla każdego roku minister pracy i polityki społecznej w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej Monitor Polski do 25 maja następnego roku. Wskaźniki za lata 2000 – 2005 zostały ogłoszone w Monitorze Polskim z 23 czerwca 2006 r. (nr 42, poz. 453) i wynoszą za rok:

- 2000 – 112,72 proc.,

- 2001 – 106,68 proc.,

- 2002 – 101,90 proc.,

- 2003 – 102 proc.,

- 2004 – 103,63 proc.,

- 2005 – 105,55 proc.

Wskaźnik za 2006 r. został ogłoszony w Monitorze Polskim z 28 czerwca 2007 r. (nr 39, poz. 453) i wynosi 106,90 proc.

W informacji o stanie konta za okres do końca grudnia 2006 r. ZUS wykazał kwotę zwaloryzowanych składek, po waloryzacji za 2006 r., czyli po przeliczeniu składek zewidencjonowanych na 31 stycznia 2006 r. Wyliczenie zwaloryzowanych składek emerytalnych podanych w informacji za okres do końca grudnia 2006 r. wygląda następująco:

- składki zewidencjonowane za 1999 r. x wskaźnik waloryzacji za 2000 r. = kwota A,

- (kwota A + składki zewidencjonowane za 2000 r.) x wskaźnik waloryzacji za 2001 r. = kwota B,

- (kwota B + kwota składek zewidencjonowanych za 2001 r.) x wskaźnik waloryzacji za 2002 r. = kwota C,

- (kwota C + kwota składek zewidencjonowanych za 2002 r.) x wskaźnik waloryzacji za 2003 r. = kwota D,

- (kwota D + kwota składek zewidencjonowanych za 2003 r.) x wskaźnik waloryzacji za 2004 r. = kwota E,

- (kwota E + kwota składek zewidencjonowanych za 2004 r.) x wskaźnik waloryzacji za 2005 r. = kwota F,

- (kwota F + kwota składek zewidencjonowanych za 2005 r.) x wskaźnik waloryzacji za 2006 r. = kwota G (kwota zwaloryzowanych składek, wykazana w informacji o stanie konta w ZUS za okres do końca grudnia 2006 r.).

Informacja określa również zwaloryzowany kapitał początkowy. ZUS podaje go osobom urodzonym po 31 grudnia 1948 r., które podlegały ubezpieczeniu społecznemu przed 1 stycznia 1999 r. i mają ustalony kapitał początkowy w decyzji ZUS. Waloryzacja kapitału początkowego ustalonego decyzją ZUS na 1 stycznia 1999 r. odbywa się na takich samych zasadach jak waloryzacja składek emerytalnych, ale pierwsza waloryzacja kapitału jest dokonywana za 1999 r. według wskaźnika waloryzacji kapitału początkowego za 1999 r. wynoszącego 115,60 proc. Następne odbywają się za 2000 r. i kolejne lata według wskaźników waloryzacji właściwych dla składek.

Ustalenie kwoty zwaloryzowanego kapitału początkowego wykazanej w informacji za okres do 31 grudnia 2006 r. wygląda zatem następująco:

- kapitał początkowy ustalony na 1 stycznia 1999 r. x wskaźnik waloryzacji kapitału początkowego za 1999 r. = kwota A,

- kwota A x wskaźnik waloryzacji za 2000 r. (jak dla składek) = kwota B,

- kwota B x wskaźnik waloryzacji za 2001 r. (jak dla składek) = kwota C,

- kwota C x wskaźnik waloryzacji za 2002 r. (jak dla składek) = kwota D,

- kwota D x wskaźnik waloryzacji za 2003 r. (jak dla składek) = kwota E,

- kwota E x wskaźnik waloryzacji za 2004 r. (jak dla składek) = kwota F,

- kwota F x wskaźnik waloryzacji za 2005 r. (jak dla składek) = kwota G,

- kwota G x wskaźnik waloryzacji za 2006 r. (jak dla składek) = kwota H (kwota zwaloryzowanego kapitału początkowego, wykazana w informacji o stanie konta ubezpieczonego w ZUS za okres do 31 grudnia 2006 r.).

W informacji ZUS podaje także składki należne do OFE w łącznej kwocie za okres do końca grudnia 2006 r. Takie dane trafiają do osób urodzonych po 31 grudnia 1948 r. a przed 1 stycznia 1969 r., jeżeli przystąpiły do drugiego filaru, oraz urodzonych po 31 grudnia 1968 r., zobowiązanych do przynależności do otwartych funduszy emerytalnych bez względu na to, czy są już ich członkami, czy jeszcze nie. ZUS wykazuje też składki odprowadzone do otwartych funduszy emerytalnych ogółem za okres do grudnia 2006 r. w informacjach dla ubezpieczonych urodzonych po 31 grudnia 1948 r. będących członkami otwartych funduszy emerytalnych. Składka należna do OFE to 7,30 proc. podstawy wymiaru składki emerytalnej wykazanej w dokumentach rozliczeniowych, przekazanych do ZUS przez płatników oraz w informacjach o rozliczeniu składek w ZUS, otrzymanych przez ubezpieczonych np. na formularzu ZUS RMUA.

Informacje zawierają też wysokość składek emerytalnych zewidencjonowanych na koncie ubezpieczonego w ZUS za 2006 r., w wysokości nominalnej, w podziale na miesiące. Dotyczy to jednak osób urodzonych po 31 grudnia 1948 r., na kontach których zostały zewidencjonowane składki emerytalne za co najmniej jeden miesiąc poprzedniego roku. Przypominamy, że na kontach ubezpieczonych będących płatnikami składek na własne ubezpieczenia, np. prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą, twórców czy artystów oraz osób z nimi współpracujących, ZUS ewidencjonuje faktycznie opłacone składki, a na kontach pozostałych ubezpieczonych – składki należne, czyli wykazane w imiennych raportach miesięcznych przekazanych przez płatnika. Na koncie w ZUS, czyli w tzw. pierwszym filarze, ewidencjonuje się składki emerytalne z wyłączeniem części należnej na otwarty fundusz emerytalny. Oznacza to, że na kontach członków OFE i osób mających obowiązek przystąpienia do drugiego filaru figurują kwoty niższe od składek emerytalnych naliczonych od wynagrodzenia i wykazanych w dokumentach przekazanych ubezpieczonemu (np. w ZUS RMUA) lub niższe niż pełne składki emerytalne, jakie opłacili indywidualni przedsiębiorcy za siebie lub jeszcze ewentualnie za osoby z nimi współpracujące >patrz ramka.

W przekazywanej ubezpieczonym informacji o stanie konta w pierwszym filarze według stanu na 31 grudnia 2006 r. ZUS nie wykazuje kwoty hipotetycznej emerytury z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Zamiast tego przekazuje poglądową informację, a ponadto na stronie internetowej www.mojaemerytura.zus.pl ZUS udostępnił kalkulator emerytalny. Zainteresowany może więc samodzielnie obliczyć orientacyjną wysokość przyszłego świadczenia z pierwszego filaru w zależności od indywidualnie określonych parametrów wpływających na ostateczny wynik. Kalkulator emerytalny pozwala na lepsze poznanie mechanizmu ustalania emerytury oraz sposobu interpretacji tej wielkości.

Składki emerytalne zewidencjonowane na koncie w ZUS w pierwszym filarze wynoszą zatem:

- 19,52 proc. podstawy wymiaru składek za każdy miesiąc – dla osób, które nie przystąpiły do OFE i nie miały takiego obowiązku,

- 12,22 proc. podstawy wymiaru składek za każdy miesiąc – dla członków OFE oraz osób niebędących ich członkami, ale zobowiązanych do wstąpienia do drugiego filaru (19,52 proc. – 7,30 proc. = 12,22 proc.).

Jeśli w informacji o stanie konta jest błąd, pracownik czy zleceniobiorca zgłoszą się o jego poprawienie. Kierują się wtedy albo do pracodawcy, albo do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

Nie wszystkie informacje zawierają poprawne dane. Ze względu jednak na wagę tych dokumentów (powiadamiają o przyszłej emeryturze) przepisy przewidują procedurę reklamacyjną. Ubezpieczony powinien więc bardzo dokładnie zweryfikować zawarte tam dane. Gdy wykryje jakąkolwiek nieprawidłowość, powinien wystąpić o jej sprostowanie. Kieruje się wówczas do swojego pracodawcy, zleceniodawcy, nakładcy itd. lub do ZUS.

Do pracodawcy zwraca się po znalezieniu w informacji przekłamań dotyczących:

- danych osobowych ubezpieczonego, czyli imienia, nazwiska, numerów PESEL i NIP oraz serii i numeru dowodu osobistego albo paszportu (seria i numer dowodu osobistego albo paszportu są podawane w razie braku numerów PESEL i NIP lub jednego z nich),

- danych adresowych,

- kwot składek lub braku składek (w wysokości nominalnej w pierwszym filarze).

W takiej sytuacji należy się udać do płatnika (aktualnego – w razie nieprawidłowości w danych adresowych) w celu wyjaśnienia, czy w dokumentach przekazanych do ZUS zostały podane prawidłowe dane. Jeśli są niepoprawne, płatnik powinien sporządzić i przekazać do ZUS dokumenty korygujące lub uzupełnić brakujące dokumenty.

Dopiero gdy płatnik stwierdzi, że poprawnie sporządził i dostarczył formularze, ubezpieczony wybiera się z reklamacją do ZUS, także wtedy, gdy płatnik nie istnieje albo jeśli wyjaśnienie nieprawidłowości jest z innych przyczyn u płatnika niemożliwe.

Zainteresowany zawsze zgłasza się do ZUS, gdy znalazł pomyłkę w:

- kwocie zwaloryzowanych składek emerytalnych,

- kwocie zwaloryzowanego kapitału początkowego,

- wysokości składek na otwarte fundusze emerytalne, należnych i odprowadzonych,albo gdy nie otrzymał informacji za 2006 r. lub otrzymał ich kilka.

Przestrzegamy jednak, że pracownicy i inni ubezpieczeni często przychodzą z niesłusznymi reklamacjami. Dzieje się tak, przeważnie gdy składka emerytalna była po prostu nienależna, czyli gdy:

- ubezpieczony przebywał przez cały miesiąc na zwolnieniu lekarskim, na urlopie bezpłatnym lub w ogóle nie dostał w tym czasie wynagrodzenia,

- jego zarobki przekroczyły w trakcie roku roczną granicę podstawy wymiaru składki emerytalnej, tj. 30-krotność prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na ten rok. Ów limit 30-krotności wynosił odpowiednio >patrz ramka "Limity 30-krotności"

- podlegał tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu,

- będąc płatnikiem składek na własne ubezpieczenia, korzystał ze zwolnienia z opłacania składek emerytalnych.

Gdy przyjdzie do ciebie podwładny z reklamacją, pamiętaj, że musisz poprawić tylko te nieprawidłowości, które sam popełniłeś.

Pracodawca powinien uważnie rozpatrzyć wniosek pracownika bądź zleceniobiorcy o sprostowanie błędnej informacji o stanie konta w ZUS. Twoje dalsze postępowanie zależy od tego, czego żąda zainteresowany, i od tego, jakich błędów się dopuściłeś.

Gdy w wyniku weryfikacji danych przekazanych do ZUS płatnik stwierdził, że przekazał błędne lub nieaktualne dane identyfikacyjne ubezpieczonego, jest zobowiązany dokonać ich korekty lub zmiany. Wszelkie zmiany lub korekty danych identyfikacyjnych ubezpieczonego (PESEL, NIP, nazwisko, imię pierwsze, data urodzenia, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu) sporządza na formularzu ZUS ZIUA, podając w blokach:

- II „Dane identyfikacyjne płatnika składek” – dane płatnika,

- III „Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej” – dane podane jako aktualne w błędnie wypełnionym dokumencie ZUS ZIUA, w tym nieprawidłowy identyfikator,

- IV „Aktualne dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej” – prawidłowe lub aktualne dane identyfikacyjne ubezpieczonego,

- V „Oświadczenie płatnika składek” – faktyczną datę wypełnienia dokumentu oraz podpis,

-VI „Oświadczenie osoby ubezpieczonej” – podpis ubezpieczonego.

Pani Aneta znalazła w informacji o stanie konta za poprzedni rok mylny PESEL 62022102344, a powinno być 62021102344. Złożyła reklamacje płatnikowi, który po weryfikacji danych stwierdził, że popełnił błąd w dokumencie ZUS ZUA. Oznacza to, że płatnik musi skorygować błędny PESEL, przekazując do ZUS formularz ZUS ZIUA.

Jeśli w związku ze zmianą danych identyfikacyjnych płatnik przekazał do ZUS dokument ZUS ZIUA, ale popełnił błąd w nowych danych ubezpieczonego, musi złożyć ponownie dokument ZUS ZIUA, podając w blokach:

-II „Dane identyfikacyjne płatnika składek” – dane płatnika,

-III „Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej” – dane nieprawidłowe, podane jako aktualne w błędnie wypełnionym dokumencie ZUS ZIUA,

-IV „Aktualne dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej” – prawidłowe dane identyfikacyjne ubezpieczonego,

-V „Oświadczenie płatnika składek” – datę wypełnienia dokumentu oraz podpis,

-VI „Oświadczenie osoby ubezpieczonej” – podpis ubezpieczonego.

Pani Justyna dostała z ZUS informację o stanie konta za 2006 r. Figuruje w niej błędne nazwisko; zamiast Kamieńska jest Kamińska. Zgłosiła się więc do płatnika, który w wyniku weryfikacji danych stwierdził, że popełnił błąd w dokumencie ZUS ZIUA (pani Justyna wyszła za mąż i zmieniła nazwisko, dlatego też płatnik przekazał dokument ZUS ZIUA). Płatnik jest zobowiązany ponownie złożyć dokument ZUS ZIUA, zmieniając błędne nazwisko.

Jeśli w wyniku weryfikacji danych przekazanych do ZUS płatnik stwierdził, że przekazał błędne albo nieaktualne dane adresowe ubezpieczonego, musi je skorygować lub zmienić. Robi to na druku ZUS ZUA (tj. na takim samym, na jakim dokonał zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych) w trybie korekty lub zmiany. Na zgłoszeniu do ubezpieczeń w trybie korekty wpisujemy cyfrę 2 w odpowiednim polu bloku I „Dane organizacyjne”, a w trybie zmiany – cyfrę 1, i następnie podajemy wszystkie prawidłowe lub aktualne dane w kolejnych blokach, w tym poprawny adres.

W przekazanej pani Annie przez ZUS informacji o stanie konta jest błędny adres zameldowania (płatnik nie określił adresu zamieszkania i do korespondencji w formularzu zgłoszeniowym ZUS ZUA). Pani Anna zwróciła się do płatnika z prośbą o zweryfikowanie danych przekazanych do ZUS. Płatnik stwierdził, że popełnił błąd. Musi więc przekazać do ZUS dokument ZUS ZUA w trybie korekty, podając prawidłowy adres zameldowania.

Gdy po weryfikacji danych w imiennym raporcie miesięcznym przekazanym do ZUS płatnik stwierdził, że przekazał błędne dane ubezpieczonego, jest zobowiązany je skorygować. Kieruje się przy tym poniższymi zasadami.

- Raporty za danego ubezpieczonego koryguje się w ramach raportu danego typu, tj. odrębnie dla raportów składkowych (ZUS RCA, ZUS RZA) i odrębnie dla świadczeniowych (ZUS RSA) w ramach danego sześcioznakowego kodu tytułu ubezpieczenia.

Pan Antoni otrzymał informację o stanie konta w ZUS za 2006 r. Stwierdził, że wykazana w informacji kwota składki za marzec poprzedniego roku jest za niska. Zgłosił się więc do płatnika w celu wyjaśnienia tej nieprawidłowości. W wyniku weryfikacji danych płatnik uznał, że w podstawie wymiaru składki wykazanej w raporcie ZUS RCA nie uwzględnił wynagrodzenia za nadgodziny nadliczbowe. W związku z tym że płatnik za marzec 2006 r. przekazał do ZUS za pana Antoniego raporty ZUS RCA oraz ZUS RSA, a korekty wymaga tylko raport ZUS RCA, musi sporządzić tylko korygujący raport ZUS RCA. Nie ma potrzeby korygowania raportu ZUS RSA.

- Gdy płatnik nie wypłacił w danym miesiącu ubezpieczonemu wynagrodzenia, musi złożyć za niego imienny raport miesięczny „zerowy”, tzn. w pola dotyczące podstaw wymiaru składek oraz kwot składek wpisać 0,00.

Pan Krzysztof po otrzymaniu informacji z ZUS stwierdził, że brakuje w niej składki za lipiec 2006 r. Zgłosił się więc do płatnika, który przeanalizował dane przekazane do ZUS w imiennych raportach miesięcznych. Okazało się, że wynagrodzenie za lipiec 2006 r. zamiast w ostatnim dniu lipca wypłacił 1 sierpnia. Oznacza to, że w lipcu pan Krzysztof nie osiągnął przychodu, a więc za lipiec płatnik sporządził za niego raport „zerowy”. Natomiast składka od wynagrodzenia za lipiec została rozliczona w raporcie za sierpień, bo wynagrodzenie to zostało wypłacone w sierpniu. Z powyższego wynika, że płatnik prawidłowo sporządził dokumenty i nie musi przekazywać do ZUS dokumentów korygujących.

- Jeśli płatnik pomylił się w danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, tj. w nazwisku lub imieniu albo identyfikatorze numerycznym w imiennym raporcie miesięcznym, musi złożyć za tego ubezpieczonego ponownie raport wypełniony poprawnie.

Pani Krystyna stwierdziła, że w otrzymanej z ZUS informacji o stanie konta brakuje składki za październik 2006 r. Złożyła reklamację u płatnika. Po analizie danych płatnik stwierdził, że w raporcie za październik wpisał błędny PESEL pani Krystyny. Oznacza to, że płatnik jest zobowiązany przekazać za październik 2006 r. za panią Krystynę imienny raport korygujący, podając w nim poprawny numer PESEL.

Ubezpieczony sprawdza przede wszystkim w informacji, czy na jego koncie zostały zewidencjonowane wszystkie składki na ubezpieczenie emerytalne i czy we właściwej wysokości. Jeśli znajdzie jakiś łąd lub brak, obowiązuje go następujący tryb odwoławczy.

Krok 1. Zgłasza do płatnika (pracodawca, zleceniodawca, nakładca itd.) na piśmie lub do protokołu wniosek o sprostowanie danych przekazanych do ZUS w dokumentach.

Krok 2. Płatnik informuje go na piśmie o sposobie rozpatrzenia wniosku w ciągu 60 dni od dnia jego otrzymania.

Krok 3. Uwzględniając wniosek, płatnik musi skorygować błędy lub uzupełnić dokument ubezpieczeniowy w ciągu 30 dni od przekazania zawiadomienia o sposobie rozpatrzenia wniosku.

Krok 4. Jeżeli płatnik nie uwzględnił wniosku, ubezpieczony powinien złożyć w jednostce terenowej ZUS podanie o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego.

Do podania musi dołączyć:

– dokumenty potwierdzające wysokość podstawy wymiaru składek emerytalnych,

– kopię otrzymanej od płatnika (np. pracodawcy) informacji o sposobie rozpatrzenia wniosku o sprostowanie danych, z której wynika, że płatnik nie uwzględnił wniosku ubezpieczonego i nie będzie korygował danych,albo

– oświadczenie, że płatnik składek odmówił wydania wymienionych dokumentów lub że już nie istnieje.