Na formularzu ZUS ZWUA wyrejestrowujemy osoby z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, tylko z ubezpieczeń społecznych, tylko ze zdrowotnego oraz korygujemy dane przekazane na druku ZUS ZWUA. Na ZUS ZWPA wyrejestrowujemy z kolei płatników będących osobami fizycznymi, osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej oraz korygujemy dane przekazane na druku ZUS ZWPA.

Firma musi zgłosić do odpowiednich ubezpieczeń każdego pracownika, zleceniobiorcę, chałupnika itd. Gdy się z nimi rozstaje, powinna ich wyrejestrować z ubezpieczeń. Należy to zrobić także przy okazji dokonywania zmiany lub korekty danych dotyczących kodu tytułu ubezpieczenia, rodzajów ubezpieczeń oraz daty objęcia nimi. Zaraz potem składamy ponownie zgłoszenie.

Dokument wyrejestrowujący płatnik jest zobowiązany przekazać do ZUS w ciągu siedmiu dni od daty ustania tytułu do ubezpieczeń lub zmiany danych bądź stwierdzenia nieprawidłowości w kodzie tytułu ubezpieczenia, w rodzajach ubezpieczeń oraz wdacie objęcia nimi.

Wyjątkiem są pracownicy skierowani do pracy lub służby w przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych, stałych przedstawicielstwach przy ONZ i innych misjach specjalnych za granicą. Wyrejestrowanie tych osób należy złożyć w trakcie 30 dni od ustania stosunku pracy.

Płatnik wyrejestrowuje daną osobę, gdy wygasł tytuł do ubezpieczeń, czyli:

- pracownika - z dniem ustania stosunku pracy,

- zleceniobiorcę - z dniem rozwiązania lub wygaśnięcia umowy,

- osobę prowadzącą pozarolniczą działalność - z dniem zaprzestania wykonywania tej działalności.

Jeśli umowa o pracę uległa rozwiązaniu z końcem czerwca bieżącego roku, pracodawca jest zobowiązany wyrejestrować zatrudnionego z ubezpieczeń od 1 lipca.

Gdy umowa-zlecenie, z racji której wykonawca podlegał ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu, trwała do 27 lipca, zleceniodawca powinien go wyrejestrować od28 lipca.

Płatnicy muszą wyrejestrować zatrudnionych również wtedy, gdy zmieniają jedynie lub korygują następujące dane wykazane w dokumentach zgłoszeniowych:

- kod tytułu ubezpieczenia,

- rodzaj ubezpieczeń,

- data powstania obowiązku ubezpieczeń.

Po dokonaniu tych czynności składają ponowne zgłoszenie do ubezpieczeń.

Pracodawca zgłosił do ubezpieczeń panią Anię, zatrudnioną u niego na umowę o pracę od 1 czerwca 2007 r., na formularzu ZUS ZUA z błędnym kodem tytułu ubezpieczenia 10 10 0 0. Powinno być 01 10 0 0. Teraz musi dokonać korekty, wyrejestrowując ją i następnie ponownie zgłaszając. Wyrejestrowuje ją z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA z kodem tytułu ubezpieczenia 10 10 0 0 z dniem 1 czerwca 2007 r., a następnie ponownie zgłasza od 1 czerwca 2007 r. na formularzu ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0.

Gdy płatnik zgłosił od 22 maja zleceniobiorcę tylko do ubezpieczenia zdrowotnego (powinien też do społecznych), wyrejestrowuje go na ZUS ZWUA z ubezpieczenia zdrowotnego z dniem 22 maja, a następnie na formularzu ZUS ZUA zgłasza do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego od 22 maja.

Firma podała błędną datę powstania obowiązku ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA za pracownika 23 kwietnia, a powinno być 23 maja. Teraz musi wyrejestrować go na ZUS ZWUA, z datą dokonania zgłoszenia, tj. 23 kwietnia, a następnie na formularzu ZUS ZUA dokonać prawidłowego zgłoszenia, zgodnie z obowiązującymi zasadami od 23 maja.

W każdym dokumencie wyrejestrowania z ubezpieczeń należy podać przyczynę wyrejestrowania, oznaczoną jednym z kodów:

- 100 - ustanie tytułu do ubezpieczeń,

- 500 - zgon osoby ubezpieczonej,

- 600 -inna przyczyna.

Umowa o pracę z panią Kasią uległa rozwiązaniu z końcem lipca. W związku z tym pracodawca jest zobowiązany wyrejestrować ją z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA od 1 sierpnia, podając kod przyczyny wyrejestrowania 100 (ustanie tytułu do ubezpieczeń).

Płatnik zgłosił zleceniobiorcę do ubezpieczeń społecznych: emerytalnego, rentowych i wypadkowego oraz zdrowotnego na druku ZUS ZUA od 1 kwietnia. Pod koniec maja zleceniobiorca zwrócił się o objęcie go także ubezpieczeniem chorobowym od 1 czerwca. Płatnik powinien go wyrejestrować na druku ZUS ZWUA z dotychczasowych ubezpieczeń (tj. emerytalnego, rentowych, wypadkowego i zdrowotnego) od 1 czerwca, podając kod przyczyny wyrejestrowania 600 (inna przyczyna), a następnie na druku ZUS ZUA zgłosić do wszystkich ubezpieczeń od 1 czerwca.

Sporządzając ZUS ZWUA, należy pamiętać, że:

- schemat wyrejestrowywanych ubezpieczeń (tzn. rodzaje ubezpieczeń, z których następuje wyrejestrowanie) musi się zgadzać ze schematem podanym w dokumencie zgłoszeniowym (ZUS ZUA, ZUS ZZA) za danego ubezpieczonego, z danym 6-znakowym kodem tytułu ubezpieczenia,

- daty wyrejestrowania z poszczególnych rodzajów ubezpieczeń mają być takie same,

- daty wyrejestrowania nie mogą być wcześniejsze od dat powstania obowiązku ubezpieczeń wykazanych w dokumencie zgłoszeniowym (ZUS ZUA, ZUS ZZA).

Gdy płatnik popełnił błąd w dokumencie ZUS ZWUA, musi dokonać odpowiedniej korekty w zależności od rodzaju pomyłki.

Płatnik wyrejestrował z ubezpieczeń osobę zatrudnioną u niego do końca maja. Wyrejestrował ją od 31 maja, a powinien od 1 czerwca. Wpisał więc błędną datę wyrejestrowania w dokumencie ZUS ZWUA w bloku IV w pola 03, 06, 09, 12, 15. By ją skorygować, musi przekazać do ZUS ponownie dokument ZUS ZWUA, tym razem w trybie korekty. W bloku I w polu 04 wpisuje znak X, a w pozostałe pola kolejnych bloków, w tym 03, 06, 09, 12, 15 w bloku IV - poprawne dane.

Płatnik, który zakończył prowadzenie działalności i dokonał wszelkich rozliczeń związanych z jej prowadzeniem (m.in. polegających na wyrejestrowaniu wszystkich ubezpieczonych oraz rozliczeniu składek od wypłaconych im należności stanowiących podstawę wymiaru składek), musi się wyrejestrować na formularzu ZUS ZWPA. Wyrejestrowanie na druku ZUS ZWPA składa zarówno płatnik, który dokonał zgłoszenia na druku ZUS ZPA, jak i ten, który złożył druk ZUS ZFA. Wyrejestrowanie płatnika składek należy przekazać do ZUS w terminie 14 dni od daty zakończenia działalności.

Jeśli płatnik składek - osoba fizyczna, zaprzestał prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej z końcem maja, powinien przekazać do ZUS wyrejestrowanie płatnika nadruku ZUS ZWPA, wpisując w bloku III w polu 02 formularza ZUS ZWPA datę 1 czerwca 2007 r.

W dokumencie ZUS ZWPA należy wpisać odpowiedni kod przyczyny wyrejestrowania:

- 111 - zaprzestanie prowadzenia działalności,

- 115 -postanowienie sądu o ukończeniu postępowania upadłościowego,

- 117 - zgon płatnika składek,

- 211 - wykreślenie z rejestru, ewidencji lub skreślenie z listy,

- 311 - decyzja właściwego organu o likwidacji płatnika składek będącego jednostką sektora finansów publicznych,

- 350 -wyrejestrowanie z ubezpieczeń ostatniej osoby, za którą płatnik miał obowiązek składania dokumentów ubezpieczeniowych,

- 600 -inna przyczyna wyrejestrowania.

Gdy płatnik popełnił błąd w dokumencie ZUS ZWPA, jest zobowiązany zrobić korektę. Sposób korekty zależy jednak od rodzaju pomyłki.

Płatnik wpisał w dokumencie ZUS ZWPA w bloku III "Dane o wyrejestrowaniu płatnika składek" nieprawidłową datę wyrejestrowania 30 kwietnia zamiast 1 maja. Powinien złożyć ponownie druk ZUS ZWPA w trybie korekty, tzn. w bloku I w polu 03 podać znak X, a w pozostałych blokach - prawidłowe dane.