Informację tę mają obowiązek przekazać płatnicy, którzy łącznie spełniają następujące warunki:

- byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek wypadkowych od 1 stycznia do 31 grudnia 2008 r. (w każdym miesiącu tego roku) i co najmniej jeden dzień w styczniu br.;

- zgłaszali w ubiegłym roku do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej dziesięciu ubezpieczonych;

- byli 31 grudnia 2008 r. wpisani do rejestru REGON.

[srodtytul]Elektronicznie lub na papierze[/srodtytul]

Informację ZUS IWA przekazujemy w takiej samej formie, w jakiej jesteśmy zobowiązani dostarczać inne dokumenty; jeśli przesyłamy je drogą elektroniczną poprzez teletransmisję danych, to tak również składamy ZUS IWA. Uprawnieni do dostarczania informacji ZUS IWA na papierze (według ustalonego wzoru lub wydruk z oprogramowania interfejsowego) przekazują ją do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS właściwej dla siedziby płatnika. W razie przekazywania informacji ZUS IWA pocztą na opakowaniu umieszczamy napis ZUS IWA.

Płatnik składek zobowiązany jest przekazać do ZUS korektę informacji ZUS IWA w ciągu siedmiu dni od:

- stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie,

- otrzymania zawiadomienia o stwierdzonych uchybieniach przez ZUS.

Gdy konieczność złożenia korekty informacji ZUS IWA wynika ze stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w decyzji, płatnik powinien złożyć korektę informacji ZUS IWA nie później niż w ciągu siedmiu dni od uprawomocnienia się tej decyzji. Jeśli natomiast nieprawidłowości zostały stwierdzone podczas kontroli, składamy korektę w ciągu 30 dni od otrzymania protokołu kontroli.

[ramka][b]Przykład 1[/b]

Spółka z o.o. zaczęła działać w lutym 2008 r. Od lutego zgłosiła do ubezpieczeń społecznych 20 pracowników. W kolejnych miesiącach liczba ubezpieczonych wynosiła średnio 25 osób. Skoro płatnik nie prowadził działalności w styczniu 2008 r. i w związku z tym nie zgłaszał nikogo w tym miesiącu do ubezpieczenia, nie powinien składać informacji ZUS IWA za 2008 r.[/ramka]

[ramka][b]Przykład 2[/b]

Spółka akcyjna była zarejestrowana w ZUS jako płatnik składek przez cały 2008 r., ale od 1 do 31 grudnia wszyscy pracownicy przebywali na urlopach bezpłatnych. W miesiącu tym spółka nie zatrudniała również zleceniobiorców. W związku z tym że w grudniu 2008 r. spółka nie zatrudniała żadnej osoby podlegającej ubezpieczeniu wypadkowemu, nie przekazuje za 2008 r. deklaracji ZUS IWA.[/ramka]

[srodtytul]Jak ustalić liczbę ubezpieczonych[/srodtytul]

Liczba ubezpieczonych to iloraz sumy osób podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy roku kalendarzowego, którego informacja dotyczy, przez liczbę miesięcy tego roku. Biorąc pod uwagę, że płatnik musi być nieprzerwanie zgłoszony w ZUS od 1 stycznia do 31 grudnia, w rachunkach tych liczba ubezpieczonych zawsze wynosi 12. Zaokrąglamy ją do jedności w górę, jeżeli końcówka jest większa lub równa 0,5, albo w dół, gdy jest mniejsza od 0,5 (16,49 = 16; 12,51 = 13).

W limicie tym uwzględniamy osoby, które w danym miesiącu co najmniej jeden dzień podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu. Pomijamy natomiast tych, którzy:

- przez cały miesiąc nie byli objęci ubezpieczeniem wypadkowym,

- podlegają ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, ale nie wypadkowemu, np. zleceniobiorcy wykonujący pracę poza siedzibą lub miejscem prowadzenia działalności przez chlebodawcę, pobierający zasiłek macierzyński, przebywający na urlopie wychowawczym,

- podlegający z danego tytułu tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, np. zleceniobiorca, który w tym samym okresie pozostaje z innym podmiotem w stosunku pracy i otrzymuje od niego wynagrodzenie równe co najmniej minimalnemu,

- nie podlegają ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu, np. student, który nie ukończył 26 lat, zatrudniony na podstawie umowy-zlecenia,

- przez cały miesiąc korzystali z urlopu bezpłatnego, wychowawczego albo zasiłku macierzyńskiego.

Wyłączamy również osoby, za które za dany miesiąc rozliczamy składki lub wykazujemy świadczenia po ustaniu tytułu do ubezpieczeń społecznych. Jeżeli dana osoba podlega ubezpieczeniu wypadkowemu w danym miesiącu z dwóch tytułów u jednego płatnika, przyjmujemy ją jako jednego ubezpieczonego.

[ramka][b]Przykład 3[/b]

Pracownik od 2 kwietnia do 31 sierpnia 2008 r. był chory i otrzymał za ten okres najpierw wynagrodzenie na podstawie art. 92 kodeksu pracy, a następnie zasiłek chorobowy. W każdym z tych miesięcy należy go uwzględnić w liczbie osób podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu. Korzystający przez cały miesiąc z wynagrodzenia za czas choroby albo zasiłku chorobowego nadal jest objęty ubezpieczeniami społecznymi jako pracownik. Czas pobierania tych świadczeń jest jedynie przerwą w opłacaniu składek. [/ramka]

[ramka][b]Przykład 4[/b]

W 2008 r. płatnik zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego nieprzerwanie przez 12 miesięcy: w styczniu i lutym po dziesięciu ubezpieczonych, a w pozostałych miesiącach po 15. Suma osób podlegających temu ubezpieczeniu w 2008 r. wyniosła 170. Liczba ubezpieczonych dla celów ustalenia składki wypadkowej to 14 (170 osób : 12 miesięcy). Pracodawca ma zatem obowiązek przekazać informację ZUS IWA za 2008 r.[/ramka]

[i][b]Podstawa prawna[/b]

- art. 28, 31 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=167515]ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (DzU nr 199, poz. 1673 ze zm.)[/link]

- [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=167534]rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków (DzU nr 200, poz. 1692 ze zm.)[/link] [/i]

[ramka][b]Krok po kroku sporządzamy dokument[/b]

Wypełniając informację ZUS IWA, musimy przestrzegać określonych zasad. [b]W bloku I [/b]dane organizacyjne podajemy w polach:

[b]- 01 [/b]– identyfikator informacji ZUS IWA (numer/rok; jako dwie pierwsze cyfry odpowiednio: 01 – oznacza informację ZUS IWA pierwszorazową, 02 – korygującą, 03 – 39 – kolejną korygującą)

[b]- 02 [/b]– sześcioznakowy kod terytorialny jednostki terenowej ZUS właściwej dla siedziby płatnika

[b]- 03 – 05[/b] – nic

[b]- 06 [/b]– znak i numer decyzji pokontrolnej, gdy korekta informacji ZUS IWA składana jest w wyniku ustaleń kontroli ZUS.

[b]W bloku II[/b] dane identyfikacyjne płatnika wpisujemy numery NIP i REGON, nie oddzielając kreskami poszczególnych członów. [b]Pola 03 – 05 oraz 07 – 09 [/b]wypełnia tylko płatnik będący osobą fizyczną. Jeżeli nie zostały mu nadane NIP i REGON lub jeden z nich, podajemy PESEL lub serię i numer dowodu osobistego albo paszportu. W celu prawidłowej identyfikacji informacji ZUS IWA w systemie informatycznym ZUS wymagana jest zgodność danych identyfikacyjnych płatnika, podanych w bloku II z aktualnymi danymi. Chodzi o dane, pod jakimi płatnik jest zarejestrowany w ZUS na podstawie zgłoszenia na formularzu ZUS ZPA lub ZUS ZFA, z uwzględnieniem zgłoszonych zmian danych identyfikacyjnych na formularzu ZUS ZIPA.

[b]W bloku III[/b] wpisujemy liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego (zasady jej obliczana przedstawiliśmy wyżej).

[b]Kategoria ryzyka[/b]

[b]W bloku IV [/b]ZUS IWA [b]w polu 01[/b] wpisujemy rodzaj przeważającej działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), ujęty w rejestrze REGON 31 grudnia roku, za który składamy dokument. Jest to pięcioznakowy kod z zaświadczenia o nadaniu numeru identyfikacyjnego REGON, aktualnego 31 grudnia 2008 r. W informacji ZUS IWA za 2008 r. podajemy pięcioznakowy kod rodzaju przeważającej działalności wg PKD wprowadzonej rozporządzeniem Rady Ministrów z 20 stycznia 2004 r. w sprawie PKD (DzU nr 33, poz. 289 ze zm.).

[b]W polu 02 bloku IV[/b] wpisujemy liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem, które miały miejsce w poprzednim roku. Oznacza to, że uwzględniamy:

- pracowników poszkodowanych w wypadkach przy pracy zewidencjonowanych w rejestrze wypadków nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia 2008 r.,

- inne osoby podlegające ubezpieczeniu wypadkowemu poszkodowane w wypadkach przy pracy, dla których karta wypadku została sporządzona nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia 2008 r.Jeżeli w danym roku ani jeden ubezpieczony nie został poszkodowany w wypadku przy pracy, należy wpisać zero.

[b]Przykład 5[/b]

Zleceniobiorca podlegający ubezpieczeniu wypadkowemu uległ wypadkowi przy pracy 30 grudnia 2007 r. Kartę wypadku sporządzono 5 stycznia 2008 r. Z uwagi na datę sporządzenia karty zleceniobiorcę należy uwzględnić w liczbie poszkodowanych w wypadkach przy pracy w informacji ZUS IWA za 2008 r.

[b]Przykład 6[/b]

Wypadek przy pracy, któremu uległ pracownik, był 30 grudnia 2008 r. Protokół powypadkowy sporządzono i wypadek ujęto w rejestrze wypadków 5 stycznia 2009 r. Poszkodowanego nie należy wykazywać w informacji ZUS IWA za 2008 r., lecz dopiero za 2009 r.

[b]Poszkodowani w wypadkach[/b]

W druku ZUS IWA wskazujemy też liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich, które miały miejsce w ciągu roku, którego formularz dotyczy ([b]w polu 03 bloku IV[/b]). Uwzględniamy tu:

- pracowników poszkodowanych w wypadkach przy pracy, które zostały zewidencjonowane w rejestrze wypadków nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia 2008 r.,

- inne osoby podlegające ubezpieczeniu wypadkowemu poszkodowane w wypadkach przy pracy, dla których karta wypadku została sporządzona nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia 2008 r.Liczba tych poszkodowanych nie może przekraczać liczby z pola 02 tego bloku.

[b]W polu 04 bloku IV [/b]podajemy liczbę zatrudnionych w warunkach, w jakich 31 grudnia 2008 r. występowały przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy. Szacując liczbę tak zatrudnionych, bierzemy pod uwagę wyłącznie pracowników. Danego pracownika uwzględniamy w tej liczbie tylko raz.

[b]Inne dane[/b]

W informacji ZUS IWA trzeba podać adres do korespondencji.[b] W polu 04 bloku V[/b] wpisujemy numer domu. Jeżeli numer domu jest łamany, wpisuje się go oddzielając numery pochyłą kreską, np. 200/100, a gdy w numerze występuje litera, wpisuje się dużą literę drukowaną (bez odstępu), np. 100A. Jeśli w adresie nie ma numeru lokalu, pole 05 pozostawiamy puste. [b]W polu 06[/b] wpisujemy numer telefonu do teletransmisji, poprzedzając go numerem kierunkowym, np. 022-7213355. Jeżeli przekazujemy dokumenty ubezpieczeniowe do ZUS w formie innej niż poprzez teletransmisję danych, pole pozostawiamy puste. Podając numer telefonu [b]w polu 08[/b], poprzedzamy go numerem kierunkowym, np. 022-7222222.

Płatnik składek zobowiązany jest przechowywać kopie informacji ZUS IWA oraz korekty tych informacji przez dziesięć lat licząc od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.[/ramka]