Pracodawca jako płatnik składek ubezpieczeniowych musi obliczać, potrącać z przychodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy.
W związku z tym jego obowiązkiem jest przekazanie do ZUS stosownych rozliczeń. Dokonuje ich na specjalnych formularzach. Komplet dokumentów składa się z deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA oraz dołączonych do niej imiennych raportów miesięcznych.
[srodtytul]Comiesięczne rozliczenia[/srodtytul]
Do tych ostatnich należy druk ZUS RCA będący raportem miesięcznym wypełnianym za daną osobę ubezpieczoną zawierającym podstawę wymiaru oraz zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne.
Raport zawiera również kwoty wypłaconych osobie ubezpieczonej świadczeń finansowanych z budżetu państwa. Płatnik dołączyć może też raport miesięczny ZUS RZA sporządzany za osobę ubezpieczoną podlegającą tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, zgłoszoną do tego ubezpieczenia w dokumencie ZUS ZZA.
W raporcie wykazuje podstawę wymiaru i wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne. Wreszcie płatnik dołączać może raport miesięczny ZUS RSA. Ten dokument z kolei zawiera informacje o przerwach w opłacaniu składek oraz wypłaconych świadczeniach.
Gdy płatnik rozlicza składki wyłącznie na własne ubezpieczenie, wtedy przekazuje do ZUS jedynie deklarację rozliczeniową ZUS DRA.
Każdy dokument ubezpieczeniowy powinien zawierać datę jego sporządzenia oraz podpis płatnika lub osoby upoważnionej.
Kopie złożonych dokumentów rozliczeniowych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez dziesięć lat. Okres ten liczony jest od dnia przekazania ich do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS w formie dokumentu pisemnego albo elektronicznego.
[srodtytul]30 kwietnia[/srodtytul]
Płatnik składek ma obowiązek sprawdzić prawidłowość danych przekazanych do ZUS w imiennych raportach miesięcznych dotyczących danego roku kalendarzowego nie później niż do dnia 30 kwietnia następnego roku kalendarzowego. Taki termin wyznacza art. 41 ust. 7 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=538F000BD8C37BC1C68453E16C8324F5?n=1&id=184677&wid=327789]ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych[/link].
W przypadku gdy w wyniku tego sprawdzenia płatnik stwierdzi nieprawidłowości, jego obowiązkiem jest złożyć imienny raport korygujący. Ma na to siedem dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie. Imienny raport korygujący składa w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe informacje.
Uwaga! Nie koryguje się danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym w przypadku stwierdzenia przez płatnika składek we własnym zakresie różnicy w podstawie wymiaru składek w wysokości nieprzekraczającej 2,2 zł.
Nie dotyczy to jednak sytuacji, gdy podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota.
[ramka][b]Obowiązujące terminy[/b]
Płatnicy składek są zobowiązani do przekazywania dokumentów rozliczeniowych nie później niż do:
- piątego dnia następnego miesiąca – jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze,
- dziesiątego dnia następnego miesiąca – osoby fizyczne opłacające składki wyłącznie za siebie,
- piętnastego dnia następnego miesiąca – pozostali płatnicy. [/ramka]
