Rozwiązania z nowych rozporządzeń Patrz ramka mają zapewnić ściślejszą i skuteczniejszą współpracę między instytucjami zabezpieczenia społecznego. Po to, aby osoby objęte tymi regulacjami mogły korzystać ze swoich praw w sposób możliwie szybki i optymalny.

[srodtytul]Wymiana elektroniczna[/srodtytul]

Z tego względu zadaniem priorytetowym ma być zastąpienie papierowej wymiany danych między instytucjami państw członkowskich elektroniczną. Dzięki niej procedury (np. w zakresie poświadczania formularzy) powinny zostać znacznie przyspieszone.

Ponadto dokumenty w formie elektronicznej wyeliminują problem przechowywania bądź przewożenia papierowych formularzy, ich zgubienia czy kradzieży. Pozwolą też zmniejszyć koszty obsługi administracyjnej (nie będzie bowiem pośredników jak poczta czy kurier).

Teoretycznie formularz E101 powinien być 1 maja br. zastąpiony dokumentem elektronicznym o symbolu A003. Jednak w okresie oczekiwania na wdrożenie elektronicznej wymiany danych poświadczenie właściwego ustawodawstwa ma być dokonywane na formularzu A1. Podobnie inne formularze z serii E będą docelowo zastępowane dokumentami elektronicznymi.

[srodtytul]Nie tak od razu[/srodtytul]

Dla większości europejskich instytucji ubezpieczeniowych, w tym również dla ZUS, zastąpienie tradycyjnej wymiany danych wymianą elektroniczną stanowić będzie prawdziwe wyzwanie. Nie jest bowiem gotowa niezbędna infrastruktura informatyczna pozwalająca na natychmiastowe wdrożenie wymiany danych drogą elektroniczną.

Już dziś jest pewne, że w okresie przejściowym instytucje ubezpieczeniowe nadal będą komunikować się drogą tradycyjną oraz wystawiać formularze w postaci papierowej. Jak długo potrwa taki przejściowy stan? Na razie spekuluje się, że co najmniej do roku 2012, choć nie jest wykluczone, że jeszcze dłużej.

[srodtytul]Ma być przyjaźniej[/srodtytul]

Procedury uregulowane rozporządzeniami koordynacyjnymi mają być dla ubezpieczonego przyjazne. Oznacza to, że powinien on otrzymywać w odpowiednim czasie od właściwej instytucji ubezpieczeniowej odpowiedzi na swoje wnioski.

Co więcej, instytucje ubezpieczeniowe powinny udzielać mu pomocy. Chodzi o to, aby nie narazić na straty tych osób, które nie mając wystarczającej wiedzy, nie złożyły odpowiedniego wniosku lub nie przekazały wszystkich wymaganych informacji właściwej instytucji.

I tak np. instytucja ubezpieczeniowa tego państwa członkowskiego, do systemu którego ubezpieczony powinien wpłacać składki, ma go poinformować o nałożonych na niego przez krajowe ustawodawstwo obowiązkach. Ma również udzielić jemu lub jego pracodawcy niezbędnej pomocy w dopełnianiu formalności wymaganych przez ustawodawstwo tego kraju.

Same instytucje ubezpieczeniowe też skorzystają z uproszczania procedur. Nowe regulacje mają bowiem przyczynić się do wdrożenia procedur ukierunkowanych na odzyskiwanie kwot z tytułu należnych, ale nieopłaconych składek na zabezpieczenia społeczne. Chodzi o przeciwdziałanie nadużyciom i wprowadzenie narzędzi, które zapewniłyby stabilność finansową europejskich systemów ubezpieczenia społecznego.

[srodtytul]Poświadczenia ustawodawstwa[/srodtytul]

Przykładem uproszczenia procedur dotyczących uzyskania poświadczenia właściwego ustawodawstwa w przypadku oddelegowań pracowników jest likwidacja dwutorowej i skomplikowanej drogi do uzyskania certyfikatu E101 na łączny okres do dwóch lat. Na obecnych zasadach obsługa wniosków o wydanie E101 prowadzona jest zarówno przez centralę, jak i oddziały ZUS.

W pierwszym etapie procedura dotycząca oddelegowań mających trwać do 12 miesięcy prowadzona jest w oddziale ZUS właściwym ze względu na siedzibę płatnika. Przedłużenie o kolejny okres 12 miesięcy realizowane jest natomiast przez centralę ZUS bądź bezpośrednio przez zagraniczną instytucję ubezpieczeniową, która poświadcza formularz E102.

W przypadku dłuższych okresów oddelegowań procedura prowadzona jest przez centralę ZUS, która decyduje o zawarciu porozumienia wyjątkowego z instytucją ubezpieczeniową kraju, gdzie wykonywana jest praca. Poświadczenia formularza E101 dokonuje natomiast właściwy oddział bądź inspektorat ZUS.Zgodnie z nowymi przepisami okres utrzymania ustawodawstwa kraju wysyłającego podczas oddelegowania zostanie wydłużony do 24 miesięcy.

Nie będzie więc formularza E102. Postępowanie w tym zakresie będzie prowadziła instytucja ubezpieczeniowa kraju wysyłającego (w Polsce ZUS), która nie będzie musiała mieć zgody swego odpowiednika w kraju wykonywania pracy.

Poświadczenie, na nowych zasadach, będzie dokonywane od maja na formularzu A1, a w perspektywie wymiany elektronicznej na dokumencie elektronicznym A003. Przewiduje się, że poświadczenia właściwego ustawodawstwa na łączny okres do 24 miesięcy dokona oddział ZUS właściwy ze względu na siedzibę płatnika.

[ramka][b]Przykład 1[/b]

Pani Anna, obywatelka polska pracująca w polskiej firmie kosmetycznej, ma zostać oddelegowana do Portugalii na 15 miesięcy. Chce, aby w tym okresie składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne były odprowadzane do polskiego systemu ubezpieczeń społecznych.

Obecnie, aby było to możliwe, pracodawca pani Anny musi wystąpić do centrali ZUS o zawarcie porozumienia wyjątkowego z portugalską instytucją ubezpieczenia społecznego.

Po uzyskaniuzgody z Portugalii pracodawca pani Anny powinien udać się do oddziału ZUS właściwego ze względu na jego siedzibę i uzyskać poświadczenie formularza E101. Po jego potwierdzeniu przez jednostkę ZUS pani Anna będzie podlegała nadal przepisom polskim w zakresie ubezpieczeń społecznych.

Na gruncie nowych regulacji procedura uzyskania zgody na opłacanie składek w Polsce za panią Annę (do 24 miesięcy włącznie) będzie prowadzona tylko w oddziale ZUS właściwym dla pracodawcy pani Anny, który poświadczy formularz A1 (w wersji papierowej).[/ramka]

[srodtytul]Przejęcie obowiązków płatnika obecnie[/srodtytul]

Od 1 maja 2004 r. pracodawcy zagraniczni z państw członkowskich UE, nieposiadający w Polsce miejsca prowadzenia działalności, z tytułu zatrudniania w Polsce pracowników zobowiązani są do wypełniania obowiązków płatnika składek w zakresie ubezpieczeń społecznych, ubezpieczenia zdrowotnego i Funduszu Pracy.

Według obecnych regulacji koordynacyjnych pracodawca zagraniczny może zawrzeć z zatrudnionym pracownikiem umowę, na podstawie której pracownik ten przejmie obowiązki pracodawcy w zakresie ubezpieczeń społecznych, tj. obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń, rozliczania i opłacania składek na własne ubezpieczenia, w zastępstwie pracodawcy zagranicznego.

W rezultacie pracownik staje się płatnikiem składek (na podstawie umowy cywilnej zawartej z pracodawcą zagranicznym) i jest obsługiwany przez właściwy dla swojego miejsca zamieszkania oddział (inspektorat) ZUS. Co ważne, z procedury mogą skorzystać też osoby wykonujące pracę na rzecz pracodawców zagranicznych na podstawie umowy agencyjnej, zlecenia lub umowy o świadczenie usług.

Warunkiem przejęcia obowiązków płatnika jest jednak prowadzenie działalności przez pracodawcę w innym państwie członkowskim niż to, na którego terytorium zatrudniony jest pracownik. Ponadto przejęcie nie zmienia w odniesieniu do obowiązków pracodawcy zasad finansowania składek i odpowiedzialności za ich nieopłacenie.

W takim wypadku odpowiedzialność zawsze poniesie pracodawca, a nie pracownik, który przejął jego obowiązki. Jest to o tyle ważne, że od maja 2010 r. powinno być ułatwione skuteczne dochodzenie przez ZUS zaległych składek od zagranicznych pracodawców.

[ramka][b]Przykład 2[/b]

Firma informatyczna z siedzibą we Włoszech planuje zatrudnić na terytorium Polski pana Adama jako przedstawiciela handlowego.

Co do zasady pracodawca pana Adama powinien się zarejestrować w Polsce dla celów opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Jednak w tym wypadku istnieje możliwość przejęcia przez pana Adama, za jego zgodą, obowiązków płatnika składek.

Po zawarciu między obiema stronami umowy pan Adam sam zgłosi się do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego. Od tego momentu co miesiąc będzie opłacał składki do polskiego systemu w imieniu zagranicznego pracodawcy.[/ramka]

[srodtytul]Będzie łatwiej[/srodtytul]

Na gruncie nowych regulacji przejęcie obowiązków płatnika będzie możliwe w szerszym zakresie niż dotychczas. Nowy zapis pozwala na opłacanie składek w imieniu pracodawcy przez pracownika, w wyniku zawartej między nimi umowy cywilnej, w kraju podlegania przez pracownika ubezpieczeniom społecznym.

Nie może to być jednak kraj, w którym znajduje się miejsce prowadzenia działalności tego pracodawcy. Zatem warunkiem koniecznym zastosowania przepisu jest odrębność kraju podlegania ubezpieczeniom i kraju, w którym działalność prowadzi pracodawca. Pracodawca będzie jednak musiał, jak to było dotychczas, powiadomić właściwą instytucję ubezpieczeniową o fakcie przejęcia jego obowiązków przez pracownika.

[ramka][b]Przykład 3[/b]

Pan Krzysztof, pracownik polskiej firmy tytoniowej, otrzymał propozycję zatrudnienia w siostrzanej spółce w Danii na dwa lata.

Na ten okres polski pracodawca udzielił mu urlopu bezpłatnego. W wyniku porozumienia szczególnego pan Krzysztof otrzymał zgodę na podleganie zabezpieczeniu społecznemu w Polsce.

Oznacza to, że co do zasady jego duński pracodawca powinien zarejestrować się w Polsce jako płatnik składek. Jednak za zgodą pana Krzysztofa obowiązki te zostały przeniesione na niego.[/ramka]

Na gruncie nowych przepisów możliwe będzie przejęcie przez pracownika obowiązków płatnika, mimo że wykonuje on pracę w tym samym kraju, na terytorium którego znajduje się miejsce prowadzenia działalności pracodawcy (tj. w Danii, przykład 3).

Istotne jest natomiast państwo członkowskie, którego ustawodawstwu podlegać ma pracownik w trakcie świadczenia pracy w Danii. Skoro jest to polskie, a nie duńskie, ustawodawstwo, możliwe jest zastosowanie omawianego uproszczenia w zakresie przekazywania składek ZUS.

Barbara Kolimeczkow jest starszym menedżerem, a Krystian Rakoniewski konsultantem firmy PricewaterhouseCoopers

[ramka][b]Jakie regulacje omawiamy[/b]

W cyklu przedstawiamy wchodzące w życie 1 maja 2010 r. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE):

- nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (zmienione w drodze rozporządzenia (WE) nr 988/2009 z 16 września 2009 r. w celu uwzględnienia wymogów państw członkowskich, które przystąpiły do Unii Europejskiej po przyjęciu rozporządzenia nr 883/2004, oraz ostatnich zmian w pozostałych państwach członkowskich),

- nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004.

Zmodyfikują one europejski system koordynacji zabezpieczenia społecznego oparty w głównej mierze na rozporządzeniach Rady (EWG) nr 1408/71 z 14 czerwca 1971 r. i nr 574/72 z 21 marca 1972 r[/ramka].

[ramka][b] Zobacz inne teksty z poradnika [link=http://www.rp.pl/temat/429134_Skladki_ubezpieczeniowe_w_Unii_Europejskiej.html]„Składki ubezpieczeniowe w Unii Europejskiej”[/link][/b][/ramka]

[ramka][b] Zobacz inne teksty z poradnika [link=http://www.rp.pl/temat/471682.html]„Zmiany w ubezpieczeniach od 1 maja 2010 r.”[/link][/b][/ramka]