W myśl art. 175 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 887 ze zm.; dalej: ustawa emerytalna) ubezpieczeni oraz płatnicy składek muszą przekazywać ZUS w terminie i trybie ustalonym przez organ rentowy dokumentację umożliwiającą ustalenie kapitału początkowego nie później niż do 31 grudnia 2006 r.
Płatnicy składek mają kompletować dokumentację umożliwiającą ustalenie kapitału początkowego dla ubezpieczonych, za których przekazują do ZUS imienne raporty miesięczne, a następnie przekazują tę dokumentację na żądanie ZUS i w terminie przez niego wyznaczonym.
Natomiast zgodnie z art. 125 ustawy emerytalnej pracodawcy muszą m.in.:
- współdziałać z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia,
- wydawać pracownikowi lub ZUS zaświadczenia niezbędne do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości.
Stanowisko resortu
Pracodawcy (płatnicy składek) zgłaszali wątpliwości do Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej oraz ZUS, czy zakres ich obowiązków określony w art. 175 ustawy emerytalnej nie jest sprzeczny z tym wynikającym z jej art. 125. W tej sprawie resort zajął stanowisko 28 października 2002 r. Uznał, że zakres obowiązków płatników określony w art. 175 ust. 1 ustawy emerytalnej oraz w wydanym na jego podstawie rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 17 sierpnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad współpracy ZUS z ubezpieczonymi i płatnikami składek w zakresie ustalania kapitału początkowego (DzU nr 72, poz. 846; dalej: rozporządzenie) nie jest sprzeczny z rodzajem obowiązków wynikających z art. 125 ustawy, które zostały nałożone na płatników składek w związku z kompletowaniem wniosków o ustalenie uprawnień do emerytury lub renty.
Według resortu realizacja wymogu z art. 175 ust. 1 ustawy emerytalnej oraz rozporządzenia o przekazywaniu do ZUS dokumentacji umożliwiającej ustalenie kapitału początkowego tym ubezpieczonym, za których płatnik przekazuje do ZUS imienne raporty miesięczne, powinna sprowadzać się do wykonania przez niego następujących czynności:
- zawiadomienia ubezpieczonego o wskazanym przez ZUS terminie złożenia dokumentacji i wezwania go do jej dostarczenia płatnikowi,
- wystawiania dokumentu niezbędnego do ustalenia kapitału początkowego, tj. zaświadczenia potwierdzającego przebyte u płatnika przypadające przed 1 stycznia 1999 r. okresy składkowe i nieskładkowe oraz wysokość podstawy wymiaru składek,
- poinformowania ubezpieczonego o posiadanej dokumentacji,
- przejęcia dokumentacji od ubezpieczonego, jej ochrony i przesłania do ZUS w ustalonym terminie, - udzielenia ubezpieczonemu informacji o innych miejscach przechowywania dokumentacji służącej ustaleniu kapitału początkowego,
- sporządzenia listy imiennej ubezpieczonych, od których płatnik zebrał dokumentację,
- podania na wniosku ubezpieczonego o ustalenie kapitału początkowego danych identyfikacyjnych płatnika (NIP, REGON).
Zasady współpracy
Aby zrealizować postanowienia rozporządzenia, Centrala ZUS zaleciła stosowanie kilku zasad. Generalnie płatnik składek ma przekazać dokumentację ubezpieczonych do jednostki ZUS, która wystąpiła z wezwaniem o jej nadesłanie. Jeżeli jednak płatnik przekaże dokumentację ubezpieczonych do innej jednostki ZUS niż właściwa (np. do biura terenowego), ona powinna ją przyjąć. Na żądanie płatnika składek jednostka ta ma potwierdzić odbiór dokumentacji, a następnie wraz z pismem przewodnim płatnika i wykazem ubezpieczonych przekazać właściwej jednostce, tj. tej, która wystąpiła z wezwaniem o jej odesłanie.
Przepisy dopuszczają też bezpośrednie przekazanie przez ubezpieczonego dokumentacji do ZUS. W takiej sytuacji musi on o tym powiadomić pracodawcę.
Pracodawca może też kompletować dokumentację do ustalenia kapitału początkowego dla osoby, która nie jest już jego pracownikiem. Wolno mu też, za zgodą ubezpieczonego wyrażoną na piśmie, prowadzić postępowanie wyjaśniające z innymi pracodawcami, mające na celu zebranie dokumentacji służącej ustaleniu kapitału początkowego. Jeżeli ubezpieczony nie zgodzi się, samodzielnie kompletuje wniosek.
Płatnik składek nie jest zobowiązany do wypełniania wniosku o ustalenie kapitału początkowego ani kwestionariusza dotyczącego okresów składkowych i nieskładkowych. To zadanie ubezpieczonego i on ma go przedłożyć płatnikowi z dokumentami od innych pracodawców.
Dowolny termin
Wynikający z art. 175 ustawy emerytalnej nałożony na płatników obowiązek skompletowania dla zatrudnionych dokumentacji umożliwiającej ustalenie kapitału początkowego i przesłanie jej na żądanie ZUS do 31 grudnia 2006 r., miał charakter organizacyjny. Osoby, które jeszcze nie zebrały wszystkich dokumentów o naliczenie kapitału początkowego, mogą złożyć wniosek o jego ustalenie w dowolnym terminie – nawet po 2016 r.
ZUS musi przyjąć i rozpatrzyć taki wniosek w każdym czasie. Może to więc przypadać także w 2016 r. oraz w latach następnych – analogicznie jak przy wniosku o emeryturę i rentę.
