Płatnicy, którzy za 2015 r. składali w ZUS raporty, rozliczając w nich składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracowników, zleceniobiorców i innych ubezpieczonych, mają obowiązek wydać im pisemne zestawienie ich wysokości do końca lutego br. Muszą to też zrobić mali płatnicy, którzy dostarczają do ZUS dokumenty w formie papierowej ze względu na niewielką liczbę zatrudnionych oraz ci korzystający z usług biura rachunkowego. W tym drugim przypadku, gdy płatnik powierzył sprawy księgowe biuru rachunkowemu, konieczne jest jednak dodatkowe zlecenie na wytworzenie takiej dokumentacji. Natomiast przedsiębiorcy, którzy prowadzą mały biznes i zatrudniali na etacie czy zleceniu, a sami prowadzą księgowość firmy, muszą sporządzić takie dokumenty i przekazać je ubezpieczonym np. za pomocą programu „Płatnik".
Ta procedura ma dwa cele. Pierwszy ma charakter informacyjny. Ubezpieczony dowiaduje się, jakie dane przekazał za niego do ZUS płatnik składek. Na tej podstawie powinien zweryfikować, czy istotnie został zgłoszony do ubezpieczeń społecznych i czy wymiar składek odpowiada wysokości osiąganego przez niego wynagrodzenia. Na zgłoszenie niezgodności ma trzy miesiące od otrzymania informacji. Składa wówczas płatnikowi wniosek o sprostowanie informacji zawartych w imiennym raporcie miesięcznym (na piśmie lub do protokołu), zawiadamiając o tym jednocześnie ZUS. Jeżeli płatnik się nie zgodzi z wnioskiem pracownika i nie sporządzi korekt w ciągu miesiąca od jego otrzymania, ZUS przeprowadza postępowanie wyjaśniające i wydaje w tej sprawie decyzję.
Ma to być mechanizm eliminujący takie patologie jak zatrudnianie bez rejestracji (tzw. na czarno) czy wypłatę części pensji „pod stołem". Jednak w praktyce rzadko się zdarza, żeby pracownik bądź zleceniobiorca wszczął wobec płatnika skargę na niezgodność danych, szczególnie gdy dzieje się to za jego wiedzą i zgodą.
Drugim celem wydawania tej informacji jest weryfikacja przez ubezpieczonego danych finansowych, które z niej wynikają, z tymi zaewidencjonowanymi w bazie ZUS. Dotyczy to też osób, które posiadają konto w otwartym funduszu emerytalnym. Obecnie fundusze nie są obowiązkowe i ich popularność trochę spadła. Niemniej jednak każdy pracownik powinien sprawdzić, czy przekazane składki są zgodne z tymi, które ma ZUS na swoim subkoncie i ile przekazał na rachunek w OFE – jeżeli takowy posiadamy.
Najprostszym sposobem utworzenia informacji dla ubezpieczonych jest wydruk tzw. informacji rocznej dla ubezpieczonych z programu „Płatnik", wersja 10.01.001 z poziomu Rejestr Ubezpieczonych. Wadą tego rozwiązania jest to, że informacja jest zawarta na kilku stronach, co zwiększa koszty operacji. Pracodawca nie musi jednak korzystać z programu „Płatnik", aby sporządzić ten dokument. Może się posłużyć np. programem płacowo-kadrowym. Ważne jest jednak, aby zachować ustawowe wymogi, tj.:
1) dane o składkach należy wykazać w podziale na miesiące
2) informacja musi zawierać: imię i nazwisko, podstawę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i zdrowotne, wyliczone składki na te ubezpieczenia z uwzględnieniem ich finansowania (przez ubezpieczonego, płatnika lub z innego źródła), a także informacje o wypłaconych zasiłkach i wynagrodzeniach z tytułu niezdolności do pracy wypłaconych na podstawie kodeksu pracy oraz o zasiłkach finansowanych z budżetu państwa. Niezbędne jest podanie kodu ubezpieczenia i wymiaru czasu pracy
3) informacja powinna zawierać datę jej sporządzenia oraz podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej
4) dokument ten ma zawierać symbol kasy chorych, do której przekazywana jest składka na ubezpieczenie zdrowotne.
Informacje o składkach najlepiej przekazać z PIT. Oszczędzi to pracodawcy kosztów i pracy. W tym roku wyjątkowo można je wydać do 29 lutego, mimo że termin ustawowy to 28 lutego. Zgodnie bowiem z kodeksem postępowania administracyjnego – jeżeli koniec terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy następny dzień powszedni.
