Płatnicy składek ZUS zobowiązani są co do zasady przekazywać do ZUS dokumenty ubezpieczeniowe: zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych, deklaracje rozliczeniowe, imienne raporty miesięczne i ich korekty, przez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego.

Wyjątek przewidziany został dla płatników rozliczających składki za nie więcej niż pięć osób. Płatnicy tacy mogą przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe w formie pisemnej według ustalonego wzoru lub w formie wydruku z oprogramowania. Również, w uzasadnionych przypadkach, ZUS może upoważnić płatnika składek rozliczającego składki za więcej niż pięć osób do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w formie pisemnej według ustalonego wzoru, w formie wydruku z oprogramowania lub na informatycznych nośnikach danych

Informacje zawarte w imiennych raportach miesięcznych płatnicy składek powinni przekazywać ubezpieczonym w podziale na poszczególne miesiące, za rok ubiegły w terminie do 28 lutego roku następnego, na piśmie lub – za ich zgodą – w formie dokumentu elektronicznego, celem ich weryfikacji.

W obie strony

Elektroniczne dokumenty ubezpieczeniowe powinny być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu osoby odpowiedzialnej za przekazanie tych dokumentów. Płatnikom składek przekazującym dokumenty ubezpieczeniowe w formie elektronicznej także ZUS przekazuje wszelkie informacje w formie dokumentu elektronicznego na zasadzie transmisji danych.

Płatnik składek powinien przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe w formie elektronicznej, z wykorzystaniem ogólnodostępnej sieci teleinformatycznej i odpowiedniego oprogramowania interfejsowego. Płatnik składek pobiera za pośrednictwem ogólnodostępnej sieci teleinformatycznej, w terminie 30 dni od dnia przekazania do ZUS zestawu elektronicznych dokumentów ubezpieczeniowych, wystawione przez ZUS w formie dokumentu elektronicznego komunikaty zawierające:

- potwierdzenie odbioru przez ZUS zestawu elektronicznych dokumentów ubezpieczeniowych (w sytuacji, gdy zestaw taki nie zawiera błędów krytycznych),

- informacje o błędach krytycznych, jakie zostały wykryte przez ZUS w przekazanym zestawie elektronicznych dokumentów ubezpieczeniowych (zestaw dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej zawierający co najmniej jeden błąd krytyczny traktowany jest jako nieprzekazany; wykaz błędów krytycznych ZUS publikuje w Biuletynie Informacji Publicznej lub udostępnia w inny sposób),

- dane wygenerowane z rejestru ZUS, przeznaczone do weryfikacji i usunięcia rozbieżności między danymi w systemie teleinformatycznym płatnika składek i w rejestrach ZUS.

Także z własnoręcznym podpisem

W przypadku przekazywania do ZUS zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez pięć lat. Kopie deklaracji rozliczeniowychi imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez pięć lat od dnia ich przekazania do ZUS w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.

Płatnicy składek, zarówno rozliczający się samodzielnie, jak i korzystający z pomocy biura rachunkowego, mogą generować i przesyłać elektronicznie dokumenty ubezpieczeniowe za pośrednictwem platformy usług elektronicznych PUE, http://pue.zus.pl/, za pomocą:

- programu Płatnik, którego aktualną wersję można bezpłatnie pobrać ze strony: http://pue.zus.pl/platnik/pobierz,

- internetowej aplikacji ePłatnik funkcjonującej w ramach nowego portalu informacyjnego NPI będącego elektroniczną skrzynką podawczą ZUS; usługa ta, będąca internetowym odpowiednikiem programu Płatnik, przeznaczona została dla małych i średnich przedsiębiorców zatrudniających do 100 pracowników.

Inne rodzaje

Portal PUE pozwala również na sporządzanie i przesyłanie do ZUS drogą elektroniczną różnego rodzaju pism i wniosków (pełny ich wykaz przedstawiono na stronie http://pue.zus.pl/wzory-dokumentow).

Przesyłane do ZUS za pośrednictwem portalu NPI e-dokumenty (dokumenty ubezpieczeniowe, pisma i wnioski) powinny zostać opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą płatnego kwalifikowanego certyfikatu lub podpisem elektronicznym potwierdzonym bezpłatnym profilem zaufanym ePUAP.

Uwaga! Podpisu elektronicznego potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP nie można stosować w programie Płatnik, w przypadku którego przy podpisywaniu dokumentów elektronicznych przekazywanych do ZUS należy posługiwać się wyłącznie bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu.

Urzędowe poświadczenie przedłożenia w ZUS ww. e-dokumentów jest automatycznie tworzone i udostępniane w menu „Dokumenty i wiadomości" portalu NPI. Otrzymanie UPP jest równoznaczne z przyjęciem przez ZUS przesłanego dokumentu elektronicznego.

Najpierw rejestracja

Aby móc składać i odbierać z ZUS pisma w formie elektronicznej konieczna jest uprzednia rejestracja i założenie konta (indywidualnego profilu użytkownika) na platformie PUE https://pue.zus.pl/portal/rejestracja.npi.

KROK 1

Płatnik składek może wybrać formę rejestracji i zrobić to za pomocą:

- kwalifikowanego certyfikatu,

- profilu zaufanego ePUAP,

- tymczasowego profilu niezaufanego.

KROK 2

Rejestracja na PUE wymaga „zaufania" profilu. Zaufanie profilu w przypadku osób fizycznych oznacza konieczność użycia podpisu kwalifikowanego lub zaufanego profilu ePUAP. Gdy informacje, które zostaną dostarczone z ePUAP, potwierdzą tożsamość użytkownika oraz fakt, że jego profil jest zaufany, profil tego użytkownika zostanie zaufany na PUE ZUS.

Gdy osoba fizyczna nie użyła w procesie zakładania profilu ani kwalifikowanego certyfikatu, ani profilu zaufanego ePUAP, tworzony jest dla niej tymczasowy profil niezaufany, którego aktywacja wymaga „zaufania" (potwierdzenia tożsamości osoby fizycznej i uwierzytelnienia jej konta) przez pracownika ZUS w siedzibie najbliższej terenowej jednostki organizacyjnej ZUS.

Rejestrując osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, nie można posłużyć się podpisem kwalifikowanym ani zaufanym profilem ePUAP. Profil utworzony przez takie podmioty może być „zaufany" wyłącznie przez pracownika ZUS po stawieniu się uprawnionej osoby w dowolnej placówce ZUS.

KROK 3

W wyniku rejestracji generowane jest potwierdzenie założenia konta oraz osobisty (unikatowy dla każdego użytkownika) numer identyfikacyjny (login PUE) umożliwiający (obok kwalifikowanego certyfikatu i zaufanego profilu ePUAP) logowanie się do systemu PUE przez stronę https://pue.zus.pl/portal/logowanie.npi.

> Jeden program dla wielu klientów biura rachunkowego

Biura rachunkowe mogą obsługiwać wielu płatników składek ZUS. Program „Płatnik" przystosowany jest do pracy w przypadku wielu płatników, umożliwiając tym samym jednoczesną wysyłkę wielu dokumentów w formie elektronicznej.

Płatnik składek może nadać użytkownikowi portalu PUE uprawnienia do obsługi modułu ePłatnik w swoim imieniu. W tym celu należy wypełnić i dostarczyć do ZUS pełnomocnictwo na druku ZUS-PEL. Użytkownik portalu PUE, obejmującego zarówno program „Płatnik", jak i aplikację ePłatnik, może posiadać uprawnienia do obsługi wielu płatników składek ZUS. -