Zmiana przepisów płacowych w firmie, a podstawia wymiaru świadczeń chorobowych

- Do 30 września 2014 r. pracownicy otrzymywali miesięczne premie regulaminowe pomniejszane proporcjonalnie za czas absencji chorobowej. Od 1 października 2014 r. zmieniły się przepisy płacowe i premię miesięczną przekształcono w tę wypłacaną za okresy kwartalne. Nadal jest ona pomniejszana za czas choroby. Jak ustalić podstawę wymiaru zasiłku opiekuńczego pracownicy, która w styczniu br. opiekowała się chorym czteroletnim synem? Czy w związku ze zmianą regulaminu w podstawie wymiaru należy pominąć premię miesięczną, gdyż przysługiwała tylko do określonego terminu, a przyjąć jedynie premię kwartalną? – pyta czytelniczka.

Nie.

W podstawie wymiaru zasiłku należy uwzględnić premię zgodnie z częstotliwością jej wypłaty po modyfikacji przepisów płacowych. Nie można jej potraktować jako składnika wynagrodzenia przysługującego do określonego terminu i wyłączyć z wyliczeń podstawy wymiaru zasiłku. Zakład nie zrezygnował bowiem z jej wypłaty, lecz tylko zmienił częstotliwość jej regulowania. Jeżeli zatem składnik ten przysługiwał za okresy miesięczne, a od zmiany przepisów płacowych należy się pracownikom za okresy kwartalne, premie miesięczne należy wliczyć na zasadach przewidzianych dla kwartalnych składników wynagrodzenia.

W tej sytuacji do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za okres od stycznia do grudnia 2014 r. należy doliczyć 1/12 sumy sumy premii za I, II i III i IV kwartał 2014 r. Premią za:

- I kwartał 2014 r. będzie sumamiesięcznych premii regulaminowych za styczeń, luty i marzec 2014 r.,

- II kwartał 2014 r. jest suma miesięcznych premii regulaminowych za kwiecień, maj oraz czerwiec 2014 r.,

- III kwartał 2014 r. będzie  suma miesięcznych premii regulaminowych za lipiec, sierpień i wrzesień 2014 r.

Za ostatni rok

Zgodnie z art. 36 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 159 ze zm., dalej ustawa zasiłkowa) podstawę wymiaru zasiłku chorobowego należnego pracownikowi stanowi wynagrodzenie, które mu wypłacono za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała jego niezdolność do pracy.

Dodatkowo podstawę wymiaru zasiłku, zgodnie z art. 41 ustawy zasiłkowej, stanowią również składniki wynagrodzenia, których pracownik zostaje pozbawiony w okresie pobierania tego świadczenia, zgodnie z treścią przepisów płacowych obowiązujących w zakładzie.

Różnego rodzaju składniki wynagrodzenia, które pracodawca uwzględnia w podstawie wymiaru zasiłku, mogą przysługiwać zarówno za okresy miesięczne, kwartalne, półroczne, jak i roczne.

Dodatek do lamusa

W art. 41 ust. 2 i 3 ustawy zasiłkowej ustawodawca przewidział, że do podstawy wymiaru zasiłku nie należy przyjmować składników wynagrodzenia, które w myśl zakładowych przepisów płacowych przysługiwały tylko do określonego terminu. I to bez względu na to, za jaki okres były one należne. Takiego składnika nie uwzględnia się w wyliczeniu zasiłku za okres po terminie, do którego przysługiwał. Gdy zakład całkowicie zaprzestał wypłaty składnika wynagrodzenia od określonej daty, podstawę wymiaru zasiłku przysługującego za okres od tego dnia ustala się z wyłączeniem tego składnika.

Jeśli niezdolność do pracy powstanie po zmianie przepisów płacowych:

- po raz pierwszy lub

- po przerwie trwającej co najmniej trzy miesiące kalendarzowe

– podstawę wymiaru zasiłku przysługującego pracownikowi należy wyliczyć bez takiego dodatku.

Gdy zaś niezdolność powstanie przed zmianą przepisów płacowych i trwa po tej modyfikacji, podstawę zasiłkową należy przeliczyć od czasu zmiany regulacji. W takiej sytuacji płatnik zasiłku nie ustala podstawy wymiaru świadczenia z nowego okresu. Nadal stanowi ją wynagrodzenie za 12 miesięcy kalendarzowych sprzed choroby lub za pełne miesiące kalendarzowe. Przeliczenie podstawy polega jedynie na wyłączeniu z niej zasiłku składnika wynagrodzenia, którego już się nie wypłaca.

Przykład

Od 10 sierpnia 2014 r. do 31 stycznia 2015 r. pani Zofia przebywała na zasiłku chorobowym. Oprócz wynagrodzenia zasadniczego otrzymywała miesięczną premię regulaminową pomniejszaną proporcjonalnie za czas choroby. Przy obliczeniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego uwzględniono wynagrodzenie od sierpnia 2013 r. do lipca 2014 r. Firma całkowicie zaprzestała wypłaty premii miesięcznej od 1 stycznia 2015 r. Wysokość zasiłku chorobowego przysługującego pracownicy od 1 stycznia br. pracodawca przeliczy, wyłączając z podstawy premię miesięczną. Gdyby nie zlikwidowano tego składnika, lecz włączono go w całości bądź w części do innego składnika lub zamieniono na inny, nie należałoby stosować zasady o wyłączaniu z podstawy składników przysługujących do określonego terminu.

Z rocznej na miesięczną

Jeżeli podstawą zasiłku jest nagroda roczna, którą włączono do wynagrodzenia miesięcznego lub zamieniono na premię miesięczną, od daty zmiany składnik ten należy traktować tak jak miesięczny i doliczać do wynagrodzenia za każdy miesiąc (również przed zmianą przepisów). Również w tej sytuacji nagrody rocznej nie można uznać za składnik przysługujący do określonego terminu.

Przykład

Wskutek zmiany firmowych przepisów płacowych od 1 stycznia 2014 r. premię roczną zmieniono na miesięczną. Pierwszą premię miesięczną pracownicy otrzymali za styczeń 2014 r.

W grudniu 2014 r. pan Robert ubiegał się o zasiłek opiekuńczy w związku z opieką nad chorym ojcem. Podstawę jego wymiaru stanowi wynagrodzenie od grudnia 2013 r. do listopada 2014 r. Ponieważ w okresie, za który panu Robertowi pracodawca ustala podstawę wymiaru zasiłku, otrzymał on premię miesięczną zamienioną z rocznej, to roczną wypłaconą za 2013 r. trzeba najpierw zamienić na miesięczną. W tej sytuacji 1/12 kwoty nagrody wypłaconej pracownikowi za 2013 r. dolicza mu się do wynagrodzenia za grudzień 2013 r. Natomiast wynagrodzenia od stycznia do listopada 2014 r. uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku z premią wypłaconą za te miesiące.

Z kwartalnego na roczny

Gdy premia lub nagroda przysługiwała za okresy kwartalne, a następnie w wyniku zmiany przepisów płacowych przysługuje za okresy roczne, taki składnik wynagrodzenia należy wliczyć jako roczny.