ZUS ma prawo weryfikować umowy, na podstawie których świadczona jest praca. Do zadań kontroli prowadzonych przez ten organ należy bowiem m.in. sprawdzanie poprawności zgłaszania do ubezpieczeń, a także prawidłowości obliczania, potrącania i opłacania składek.

Zawarcie umowy cywilnoprawnej, gdy występują przesłanki istnienia stosunku pracy, skutkuje nieprawidłowym zgłoszeniem do ubezpieczeń oraz niewłaściwymi kwotami odprowadzanych składek. Dlatego ZUS może uznać, że ?w konkretnej sytuacji zamiast zlecenia powinna być zawarta umowa o pracę.

Podczas kontroli ZUS przede wszystkim analizuje, czy zlecenie wykonywane jest pod kierownictwem zleceniodawcy oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym. W myśl art. 22 § 1 kodeksu pracy są to główne warunki powstania stosunku pracy. Jeżeli tak, to mimo nazwania umowy zleceniem mamy do czynienia ze stosunkiem pracy i taka osoba powinna podlegać ubezpieczeniom jako pracownik, a nie zleceniobiorca – ze wszystkimi tego konsekwencjami.

Przykład 1

W czasie kontroli ZUS stwierdził, że właściciel zakładu naprawy pojazdów z zatrudnionymi mechanikami podpisał zlecenia. ?Po przesłuchaniu świadków okazało się, że osoby te pracują ?w godzinach i miejscu wyznaczonym przez szefa oraz pod jego bezpośrednim nadzorem. Ponieważ spełniało to przesłanki warunkujące nawiązanie stosunku pracy, inspektor ZUS uznał, że zamiast umów-zleceń należało zawrzeć te o pracę. Tym samym mechanicy powinni podlegać ubezpieczeniom jako pracownicy.

Najpierw protokół...

Ustalenia kontroli opisywane są w protokole pokontrolnym sporządzanym w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje płatnik. Jeżeli nie zgadza się ze stanowiskiem inspektora ZUS, w ciągu 14 dni od otrzymania protokołu może złożyć pisemne zastrzeżenia do zawartych w nim ustaleń >patrz przykład pisma. Wskazuje jednocześnie odpowiednie dowody. Uprawnienie to wynika ?z art. 91 ust. 3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 1442 ?ze zm., dalej ustawa o sus).

Inspektor prowadzący kontrolę musi rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. O sposobie rozpatrzenia uwag płatnika informuje się na piśmie.

...potem decyzja

Jeżeli inspektor ZUS nie uzna zastrzeżeń płatnika, organ wydaje decyzję o objęciu wskazanych osób ubezpieczeniami pracowniczymi, mimo że zawarte były z nimi umowy-zlecenia. Od tej decyzji płatnik będzie mógł się odwołać w ciągu 30 dni od jej otrzymania. Mimo że adresatem jest sąd, odwołanie takie wnosi się na piśmie do jednostki organizacyjnej, która wydała decyzję, albo do protokołu sporządzanego przez ten organ.

Jeśli ZUS uzna odwołanie za słuszne, zmieni lub uchyli zaskarżaną decyzję niezwłocznie, ale nie później niż w ciągu ?30 dni od wniesienia odwołania. W takim przypadku odwołaniu nie nadaje się dalszego biegu.

Gdy natomiast ZUS nie uwzględni odwołania (w całości lub w części), przekazuje sprawę sądowi z uzasadnieniem. Ma to nastąpić niezwłocznie, nie później niż w ciągu 30 dni od otrzymania odwołania.

Kolejnym etapem będzie więc już postępowanie sądowe, gdzie płatnikowi też przysługują środki odwoławcze.

Korekta zgłoszeń

Po uprawomocnieniu się decyzji ZUS o objęciu zleceniobiorców ubezpieczeniami pracowniczymi pierwszy krok polega na skorygowaniu zgłoszeń do ubezpieczeń. Oczywiście płatnik akceptujący tę decyzję może taką korektę przeprowadzić natychmiast po jej otrzymaniu. Obejmie ona kody tytułu ubezpieczenia oraz ewentualnie zakres ubezpieczeń.

Pracownicy podlegają bowiem obowiązkowo wszystkim rodzajom ubezpieczeń społecznych oraz zdrowotnemu ?i z reguły zgłaszani są do nich ?z kodem zaczynającym się od cyfr 01 10. Dla zleceniobiorców obligatoryjne są tylko ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe i zdrowotne, ?a dotyczący ich kod zaczyna się zwykle od cyfr 04 11. Dla tej grupy ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne.

Przykład 2

1 października 2012 r. pan Janusz Kowalski został zgłoszony do ubezpieczeń emerytalno-rentowych, wypadkowego ?i zdrowotnego jako zleceniobiorca (kod 04 11 00). W czasie kontroli prowadzonej w marcu 2014 r. inspektor ZUS uznał, że warunki pracy pana Janusza spełniają ?te ze stosunku pracy, a tym samym powinien być on zgłoszony do ubezpieczeń jako pracownik. Taką decyzję wydał ZUS, a płatnik ?nie odwołał się od niej.

W tej sytuacji szef powinien wyrejestrować podwładnego ?z ubezpieczeń, którym ten podlegał jako zleceniobiorca, i zgłosić go ?do ubezpieczeń pracowniczych. Musi przy tym pamiętać, że obowiązkowe będzie tu też ubezpieczenie chorobowe. W tym celu płatnik składa formularz ?ZUS ZWUA z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 00 oraz datą wyrejestrowania z ubezpieczeń 01.10.2012, a następnie składa druk ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00 oraz datą 01.10.2012 jako datą zgłoszenia do ubezpieczeń.

Rozliczenia ?też do poprawki

Następny krok to skorygowanie dokumentów rozliczeniowych składanych za okres objęty zmianami. Podobnie jak przy zgłoszeniu modyfikuje się tytuł do ubezpieczeń i ewentualnie ich zakres. Objęcie byłych zleceniobiorców ubezpieczeniem chorobowym z datą wsteczną oznacza konieczność uregulowania za to zaległych składek.

Jeżeli zleceniobiorcy nie przystąpili do ubezpieczenia chorobowego, zmieni się też podstawa wymiaru składki zdrowotnej i sama składka zdrowotna. Zgodnie bowiem ?z art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn. DzU z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.) przy ustalaniu podstawy składek zdrowotnych stosuje się zasady obowiązujące przy składkach emerytalno-rentowych, przy czym tu odejmuje się kwoty składek społecznych finansowanych przez ubezpieczonego.

Ponieważ zleceniobiorcy nie podlegali ubezpieczeniu chorobowemu, z podstawy wymiaru składki zdrowotnej odjęta była tylko część składki emerytalnej (9,76 proc.) oraz składki rentowej (1,5 proc.) – łącznie 11,26 proc. Po zmianie tytułu ubezpieczeń z podstawy tej należy ująć także pełną składkę chorobową (2,45 proc.), co da razem 13,71 proc.

Przykład 3

Pan Janusz z przykładu 2. ze zlecenia otrzymywał 2500 zł miesięcznie. Od tej podstawy liczone były składki społeczne. Natomiast podstawę składki zdrowotnej stanowiła kwota 2218,50 zł (2500 zł – 281,50 zł). Po korekcie tytułu do ubezpieczeń podstawa składek społecznych się nie zmieni, ale dojdzie tu wymóg naliczenia składki chorobowej. Zmieni się natomiast podstawa składki zdrowotnej, która wyniesie 2157,25 zł (2500 zł – 342,75 zł).

Po skorygowaniu tytułu do ubezpieczeń szef musi za cały okres objęty korektą złożyć raporty ZUS RCA oznaczone kolejnym numerem identyfikatora (w trybie korekty) z kodem ubezpieczenia 01 10 00. Wykaże w nich składki społeczne liczone od 2500 zł, ?a na ubezpieczenie zdrowotne od 2157,25 zł. Do raportów dołącza deklaracje ZUS DRA oznaczone tym samym numerem identyfikatora co raporty. ?W deklaracjach uwzględnia się zmiany kwot składek wynikające ?z naliczenia składki chorobowej oraz ze zmiany podstawy składki zdrowotnej.

Niezbędna dopłata

Po skorygowaniu dokumentów rozliczeniowych szef powinien jak najszybciej uregulować powstałą niedopłatę składek z odsetkami za zwłokę. Oblicza je na zasadach i w wysokościach przewidzianych ?w ustawie z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 749 ze zm.). W myśl art. 23 ust. 1a ustawy o sus odsetek nie liczy się, gdy ich wysokość nie przekraczałaby 6,60 zł. Na stronie ZUS znajduje się kalkulator odsetkowy, z którego mogą skorzystać płatnicy składek (www.zus.pl/kalkulator).

Uwaga na minimalne

W niektórych sytuacjach po uznaniu przez ZUS umów-zleceń za umowy o pracę płatnik musi także podwyższyć wysokość wynagrodzenia przyznanego takiej osobie. Pracownicy nie mogą bowiem zarabiać mniej, niż wynosi aktualne minimalne wynagrodzenie za pracę. Ograniczenia takiego nie ma u zleceniobiorców.

Jeżeli więc wynagrodzenie zleceniobiorcy określone było na niższym poziomie, po uznaniu przez ZUS zlecenia za umowę o pracę płatnik je podwyższa, co powoduje zwiększenie podstaw wszystkich składek.

Przykład 4

Wynagrodzenie pana Janusza ?ze zlecenia było ustalone na ?1000 zł miesięcznie, a kilka lat wcześniej pracował już na etacie. Po uznaniu przez ZUS zlecenia za umowę o pracę szef podwyższył przyznane panu Januszowi wynagrodzenie do poziomu minimalnego, które w 2012 r. wynosiło 1500 zł, w 2013 r. wzrosło do 1600 zł, a w 2014 r. sięga 1680 zł. Spowoduje to wzrost podstaw składek oraz samych składek. Te społeczne liczone były bowiem przez cały okres od ?1000 zł, a zdrowotna od 887,40 zł (1000 zł – 112,60 zł). Po zmianie rodzaju umowy, a co za tym idzie, zwyżce wynagrodzenia oraz objęciu pana Janusza obowiązkiem ubezpieczenia chorobowego, składki te powinny być liczone:

- ?w 2012 r. od 1500 zł dla składek społecznych, a dla składki zdrowotnej od 1294,35 zł ?(1500 zł – 205,65 zł),

- ?w 2013 r. od 1600 zł dla składek społecznych oraz od 1380,64 zł (1600 zł – 219,36 zł) dla składki zdrowotnej,

- ?w 2014 r. od 1680 zł dla składek społecznych, a na ubezpieczenie zdrowotne od 1449,67 zł ?(1680 zł – 230,33 zł).

Zmiany te trzeba odzwierciedlić ?w korekcie dokumentów rozliczeniowych za okres nią objęty. Płatnik musi też uregulować powstałą niedopłatę wraz z odsetkami za zwłokę.