Kilkanaście minut wystarczy, aby otrzymać zaświadczenie ZUS o niezaleganiu w opłacaniu składek. Nie trzeba nawet wychodzić z domu. Przedsiębiorcy, który posiada na Platformie Usług Elektronicznych profil płatnika składek i ma podpis elektroniczny, zakład wystawi elektroniczny dokument.
Takie potwierdzenie braku składkowych zaległości dostanie tylko ten płatnik, na którego koncie nie figuruje żadne zadłużenie, i gdy nie ma wątpliwości dotyczących rozliczeń (nie ma błędów na jego koncie i nie toczy się wobec niego postępowanie wyjaśniające). Zgłaszając się na salę obsługi klienta w ZUS, dostanie takie zaświadczenie od ręki, mimo że organ ma na to siedem dni.
Jednak takie zaświadczenie nie gwarantuje płatnikowi, że za kilka lat nie okaże się, że ma w ZUS dług za objęty nim okres. Przekonał się o tym przedsiębiorca, który miał zadłużenie składkowe za 2003 r. Zaczął je spłacać, ale ZUS dokonał korekty deklaracji rozliczeniowej za maj 1999 r. To spowodowało przesunięcie dokonanych już wpłat zaległych składek na najstarsze braki. Efektem było stwierdzenie przez ZUS, że przedsiębiorca ma ponad 30 tys. zł długu. Otrzymał w tej sprawie decyzję, nakazującą jego spłatę. Na szczęście Sąd Najwyższy w wyroku z 3 lutego 2014 r. (I UK 264/13) stwierdził, że ZUS nie może dowolnie przeksięgowywać składkowych wpłat. Tych dokonywanych na pokrycie zadłużenia za konkretny, wskazany przez płatnika okres organ nie może zaliczać na poczet jeszcze dawniejszych zaległości. Taka automatyczna spłata najstarszego długu jest możliwa tylko, gdy przelew nie jest oznaczony co do okresu. Tak należy interpretować § 11 ust. 3 rozporządzenia o rozliczaniu składek (DzU z 2008 r. nr 78, poz. 465 ze zm.).
To oznacza, że wpłaty dokonane i oznaczone prawidłowo powinny być ewidencjonowane zgodnie z deklaracją, a nie na poczet innych należności. To reguła, która ma duże znaczenie dla pewności dokonywanych operacji finansowych. Płatnik powinien mieć poczucie bezpieczeństwa i przekonanie, że wpłacone składki zostaną zapisane zgodnie z jego wolą ujawnioną w prawidłowo wypełnionych deklaracjach. – Przeciwne działania ZUS mogłyby doprowadzić do chaosu, w którym przedsiębiorca nie wie, w których miesiącach powstała niedopłata, a ZUS nie potrafi precyzyjnie wskazać wpłaconych przez niego kwot zaewidencjonowanych na zadłużenie z wcześniejszych miesięcy – stwierdził SN.
O kłopotach z przeksięgowaniem składkowych wpłat pisaliśmy już w artykule z 24 września 2013 r. „Niedozwolone kombinacje ZUS". Opisaliśmy problemy związane z abolicją składkową przedsiębiorców, którym ZUS odmówił prawa do umorzenia długu po tym, jak przeksięgował wpłacone składki z kont pracowników na pokrycie zaległości samego przedsiębiorcy. Taki ruch stanowił podstawę do twierdzenia, że biznesmen miał inne niż „swoje" zaległości, i tym samym zamykał drogę do abolicji.
Jeśli biznesmen wpisze tylko kwotę należności bez podania konkretnego okresu, której ma dotyczyć czy bez wskazania konta funduszu (osobne jest na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy), to ZUS zakwalifikuje należność na poczet najstarszych długów. Niewykluczone więc, że np. wpłatę na uregulowanie składek za pracowników za okres abolicyjny organ rentowy zaliczył na pokrycie wcześniejszych zaległości. Jeśli przedsiębiorcy przydarzy się taka pomyłka, ZUS powinien zaksięgować wpłatę zgodnie z intencją wpłacającego. Gdy macierzysty organ nie uzna pomyłki, warto zwrócić się o pomoc do Departamentu Realizacji Dochodów Zakładu.
