Gwarancja również dla nieobecnych

Pracownicy mają ustawowo zagwarantowaną wysokość minimalnego wynagrodzenia. Stanowi ono również najniższą podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłków z ubezpieczenia społecznego. Od tej zasady obowiązują tylko nieliczne wyjątki.

- Od 1 marca 2013 r. zatrudniamy pracownika, dla którego jest to pierwsza praca w życiu. Zachorował w kwietniu br., a wcześniej był na zwolnieniu lekarskim również w styczniu. Czy należy mu na nowo ustalić podstawę wynagrodzenia chorobowego, ?czy wystarczy przyjąć poprzednią, wyznaczoną ?w styczniu? – pyta czytelnik.

Sposób postępowania zależy od tego, na jakim poziomie zostało ustanowione wynagrodzenie dla tego pracownika. Z uwagi na to, że do niedawna jego staż pracy nie przekroczył jeszcze roku, a jest to jego pierwsze zatrudnienie w życiu, do końca lutego 2014 r. jego wynagrodzenie mogło wynosić 80 proc. płacy minimalnej obowiązującej w danym roku kalendarzowym (do 31 grudnia 2013 r. było to 1280 zł brutto, a od 1 stycznia br. – 1344 zł). Natomiast od 1 marca licząc zasiłek należy się kierować nową minimalną stawką pensji minimalnej należnej od drugiego roku pracy (1680 zł). Dodatkowo ważne może się okazać, że wynagrodzenie tej osoby nie składa się wyłącznie z płacy zasadniczej, ale też z innych składników.

Nie mniej niż

Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego, a także zasiłku chorobowego przysługującego pracownikowi stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone mu za ?12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających ten, w którym zachorował. Średnią miesięczną pensję należy pomniejszyć o część składkową w wysokości łącznie 13,71 proc. potrącaną ?z jego dochodu.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń chorobowych uwzględnia się składniki stanowiące podstawę wymiaru składek społecznych, w tym chorobowej, pod warunkiem że pracownik nie zachowuje do nich prawa w okresie pobierania świadczenia (zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu) i gdy faktycznie nie są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku. Natomiast składników, które pracownik otrzymuje również za okres pobierania świadczeń chorobowych (czyli tych, na które absencja nie wpływa), nie należy uwzględniać w podstawie zasiłkowej.

Wyznaczając bazę chorobowego należy pamiętać, że z tytułu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy podstawa zasiłkowa nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71 proc. tej stawki. W przypadku osób, dla których jest to pierwszy rok pracy, najniższą podstawę ustala się od 80 proc. minimalnego wynagrodzenia, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71 proc. tej kwoty. Tak stanowi art. 45 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego ?w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 159 ze zm.; dalej ustawa ?zasiłkowa).

Wysokość minimalnego wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy obowiązującą ?w danym roku ustala w drodze rozporządzenia minister finansów. W pierwszym roku pracy ta stawka nie może być niższa niż 80 proc. tej kwoty. Te progi wynagrodzeniowe są jednocześnie minimalnymi podstawami zasiłków – np. chorobowego, macierzyńskiego czy opiekuńczego.

Zastrzeżenie odnośnie do minimalnej podstawy zasiłkowej nie dotyczy osób niebędących pracownikami oraz tych, do których nie mają zastosowania przepisy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Proporcjonalnie do etatu

W 2014 r. obowiązują następujące minimalne podstawy wymiaru zasiłków dla pracowników:

- ?1449,67 zł (1680 zł – 13,71 proc.),

- ?1159,74 zł (1344 zł – 13,71 proc.) – w pierwszym roku zatrudnienia.

W przypadku osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy kwoty te ulegają odpowiednio zmniejszeniu, proporcjonalnie do etatu. Minimalne podstawy w 2014 r. w zależności od wymiaru czasu pracy przedstawia tabela.

Zasadnicza plus dodatki

Pensja minimalna to nie zawsze jedna kwota ryczałtowa w postaci wynagrodzenia zasadniczego. Do obliczenia wysokości poborów pracownika – pod kątem porównania do stawki minimalnej – przyjmuje się przysługujące mu składniki wynagrodzenia i inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy, zaliczone do wynagrodzeń osobowych według zasad statystyki zatrudnienia i wynagrodzeń określonych przez Główny Urząd Statystyczny, poza:

- ?nagrodą jubileuszową,

- ?odprawą emerytalną/rentową,

- ?wynagrodzeniem za pracę w godzinach nadliczbowych (wraz z dodatkami).

Na pensję minimalną mogą się więc składać, np. premie, dodatki, nagrody, wynagrodzenie w formie akordowej, prowizyjnej czy godzinowej. Wieloskładnikowe pobory pracownika po zsumowaniu nie mogą na przestrzeni miesiąca spaść poniżej ustawowego minimum. Jeśli etatowiec nie osiągnie takiej stawki, przysługuje mu wyrównanie za każdą godzinę pracy.

Stawka hipotetyczna

Może się zdarzyć, że pracownik otrzymuje oprócz wynagrodzenia zasadniczego dodatkowe składniki, które nie wchodzą do podstawy zasiłku, bo nie są pomniejszane za czas chorobowej niezdolności do pracy – np. premię, dodatek za wysługę lat czy za niepalenie papierosów. W takiej sytuacji, ustalając kwotę należnego mu świadczenia za czas choroby, należy najpierw obliczyć tzw. teoretyczną podstawę wymiaru przysługującego świadczenia. Dopiero później należy ją porównać z minimalną podstawą zasiłkową. Jeżeli podstawa ustalona z uwzględnieniem składników, do których pracownik zachowuje prawo w czasie choroby (czyli ta hipotetyczna), jest równa bądź wyższa od minimalnej, to jako bazę do obliczenia wysokości wynagrodzenia/zasiłku chorobowego przyjmuje się faktyczne zarobki – bez składników dodatkowych, które nie stanowią podstawy zasiłkowej. Gdyby podstawa hipotetyczna okazała się niższa od ustawowej minimalnej, to świadczenie chorobowe należy obliczyć na bazie najniższej stawki.

Reasumując, podstawa wymiaru zasiłku bądź wynagrodzenia chorobowego z tytułu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy wraz ze składnikami, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania danego rodzaju świadczenia, nie może być niższa od odpowiedniej do stażu pracy kwoty minimalnego wynagrodzenia pracowników, po pomniejszeniu o część odpowiadającą 13,71 proc.

Przykład

Bez dodatkowych składników

Pracownik zatrudniony od trzech lat na pełny etat zachorował w marcu br. (4 dni). Przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe, którego podstawę trzeba obliczyć z okresu marzec 2013 r. – luty 2014 r. Pracownik otrzymuje płacę zasadniczą 1500 zł ?oraz premię 200 zł. Wysokość premii nie jest zmniejszana za okresy płatnej absencji zdrowotnej, ale za inne nieobecności w pracy już tak. ?W tej sytuacji, licząc podstawę marcowego wynagrodzenia chorobowego, trzeba pominąć premie. Podstawa obliczona tylko z płacy ?zasadniczej wynosi natomiast 1294,35 zł ?(1500 zł – 13,71 proc.), a więc jest niższa niż minimalna. Przed jej podwyższeniem należy ?jednak sprawdzić, jaka byłaby ta podstawa ?łącznie z premią. Dopiero tę kwotę trzeba ?porównać z minimalną podstawą:

(1500 zł + 200 zł) = 1700 zł

1700 zł – (1700 zł x 13,71 proc.) = 1466,93 zł

Wynika z tego, że hipotetyczna podstawa wymiaru dla pracownika – tj. włącznie z premią – jest wyższa od tej minimalnej wynoszącej 1449,67 zł. Zatem podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego za marzec nie należy podwyższać. Będzie nią faktyczne wynagrodzenie zasadnicze, po odliczeniu składek społecznych w części finansowanej przez pracownika, tj. 1294,35 zł.

1. Wynagrodzenie chorobowe:

1294,35 zł : 30 = 43,15 zł

43,15 zł x 80 proc. = 34,52 zł

34,52 zł x 4 dni = 138,08 zł

2. Wynagrodzenie za pozostałą część miesiąca:

1500 zł : 30 = 50 zł

50 zł x 4 dni = 200 zł

1500 zł – 200 zł = 1300 zł

Za marzec pracownikowi przysługuje łącznie 1638,08 zł (1300 zł + 138,08 zł + 200 zł).

Czasem trzeba podnieść

Z opisu czytelnika wynika, że pracownik został zatrudniony 1 marca 2013 r. i była to jego pierwsza praca. Zatem jego wynagrodzenie od marca do grudnia 2013 r. nie mogło być niższe niż 1280 zł (1600 zł x 80 proc.), a od 1 stycznia 2014 r. musiało automatycznie wzrosnąć do 1344 zł (1680 zł x 80 proc.). Załóżmy, że ta osoba jest wynagradzana miesięcznym ryczałtem (wynagrodzenie jednoskładnikowe). Od ?1 marca jej pensja powinna zostać podniesiona do pełnej stawki 1680 zł, ponieważ upłynął pierwszy rok pracy. Do stażu uprawniającego do 100-proc. minimalnej pensji wlicza się bowiem wszystkie okresy, za które była opłacana składka na ubezpieczenie społeczne lub zaopatrzenie emerytalne, z wyłączeniem okresów zatrudnienia na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego.

Pracownik zachorował w kwietniu, ale od jego ostatniej choroby upłynęło mniej niż trzy miesiące kalendarzowe. W takim przypadku co do zasady świadczenie za czas absencji po przerwie oblicza się od tej samej podstawy, od której ustalono poprzednie wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek (art. 43 ustawy zasiłkowej). Jednak w przypadku pracownika znaczenie ma fakt, że 28 lutego upłynął mu pierwszy rok zatrudnienia. Od 1 marca br. jest już w kolejnym roku pracy i jego miesięczna pensja nie może być niższa niż 1680 zł. Podstawa świadczenia za czas absencji w styczniu mogła być niższa, bo wtedy pracownik miał zagwarantowaną minimalną płacę na poziomie niższym o 20 proc. W tej sytuacji podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego za kwiecień nie należy ustalać z nowego okresu, ale jeśli się okaże ona niższa od gwarantowanej od drugiego roku pracy (1449,67 zł), trzeba ją będzie podnieść do tej stawki. Gdy zaś osoba ta otrzymuje dodatkowe składniki wynagrodzenia, które do podstawy zasiłkowej nie wchodzą, trzeba sprawdzić, jaka byłaby hipotetyczna baza do liczenia świadczenia, gdyby te składniki uwzględnić w rachunkach.

Z usprawiedliwieniem czy bez

Miesięczne wynagrodzenie za pracę ulega obniżeniu m.in. w sytuacji, gdy w danym miesiącu wystąpi niepłatna nieobecność. Może to być urlop bezpłatny czy wychowawczy. Jeśli taki miesiąc przypada w okresie, z którego oblicza się podstawę wymiaru zasiłku, pensję za ten miesiąc albo się pomija w obliczeniach, albo przyjmuje po jego wcześniejszym uzupełnieniu. Pobory można jednak uzupełnić tylko wtedy, gdy powodem ich zmniejszenia była nieobecność usprawiedliwiona. Wynika to ?z art. 38 ust. 2 ustawy zasiłkowej. Jeżeli w okresie przyjmowanym do obliczenia podstawy (12-miesięcznego lub krótszego) pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego:

- ?wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, ?w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy,

- ?przyjmuje się – po uzupełnieniu według zasad określonych w art. 37 ust. 2 ustawy zasiłkowej – zarobki z miesięcy, w których podwładny przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.

Aby sprawdzić, jaką część nominału pracownik przepracował, należy uwzględnić zarówno dni przepracowane, jak i te nieprzepracowane, ale usprawiedliwione i płatne (wynagrodzenie za czas urlopu okolicznościowego, za chorobę, za przestój, za urlop wypoczynkowy). Natomiast w razie absencji niepłatnej i nieusprawiedliwionej pensji się nie uzupełnia. Przyjmuje się ją w kwocie faktycznej, nawet jeśli po odliczeniu dni tej nieobecności pracownik wypracował mniej niż połowę swojego czasu pracy. Miesiąca tego nie pomija się w rachunkach, ?a podstawę zasiłku oblicza się od faktycznych poborów.

Powstaje jednak pytanie, czy jeśli w razie nieosiągnięcia minimalnej podstawy wymiaru chorobowego z tych powodów zostawiamy faktyczną podstawę, to należy ją podwyższać do progu minimalnego? Ustawa zasiłkowa nie wprowadza żadnych zastrzeżeń co do tego, czy i kiedy ewentualnie podstawa miałaby być niepodwyższona do pełnej, tj. 1449,67 zł dla pełnoetatowca od drugiego roku zatrudnienia. Zatem nieobecność nieusprawiedliwiona nie ma negatywnego wpływu na minimalną podstawę zasiłkową.

Przykład

Niższa tylko pensja

Pracownik został zatrudniony 1 stycznia 2014 r., ?a zachorował w kwietniu br. Ma pensję w wysokości 1680 zł. Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego wynosi 1449,67 zł, mimo że w marcu pracownik miał dwudniową nieobecność bez usprawiedliwienia, za którą nie otrzymał dwóch dniówek. Jego wynagrodzenie za marzec zostało więc obniżone do kwoty 1520 zł (1680 zł : 168 godz. = 10 zł; 10 zł x 16 godz. nieobecności = 160 zł; ?1680 zł – 160 zł = 1520 zł).

Minimum tylko dla etatowców

Najniższą podstawę wymiaru zasiłku – liczoną ?od minimalnej płacy – mają zagwarantowaną pracownicy. Wysokość zasiłku dla innych ubezpieczonych zależy wyłącznie od podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe. Dotyczy to m.in.:

- zleceniobiorców,

- osób prowadzących działalność gospodarczą,

- pracowników młodocianych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego.