Firmy działające sezonowo i te mające latem mają większy ruch w interesie zaczynają szukać dodatkowych rąk do pracy. Potencjalni chętni to m.in. uczniowie i studenci, którzy najczęściej podejmują się płatnego zajęcia w branży turystycznej, gastronomicznej czy w rolnictwie.

Z ekonomicznego punktu widzenia najlepiej przyjąć do pracy na dzieło lub zlecenie. Umową cywilną nie można przy tym zastąpić zatrudnienia na umowę o pracę. Nie należy się zatem kierować wyłącznie względami oszczędnościowymi.

Zlecenie bez ZUS

Co do zasady zleceniobiorcy zatrudnieni na terytorium Polski objęci są obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym, rentowymi, wypadkowym i zdrowotnym. Jedynie o opłacaniu składki chorobowej mogą sami zdecydować.

Wyjątkiem od tej zasady jest zastrzeżenie dotyczące młodych, uczących się osób. Gdy pracę na zlecenie podejmie uczeń gimnazjum, szkoły ponadgimnazjalnej lub ponadpodstawowej albo student, nie podlega on żadnym ubezpieczeniom do ukończenia 26. roku życia.

Decydują tu zatem łącznie dwie przesłanki – wiek i posiadanie statusu ucznia/studenta. Zleceniobiorca musi je spełniać przez cały czas obowiązywania umowy.

Aby ustalić, czy taki młody człowiek faktycznie może być wykluczony z obowiązku ubezpieczeniowego, zleceniodawca jako potencjalny płatnik składek powinien uzyskać od kandydata przedłożenia dokumentów potwierdzających obie przesłanki. Przydadzą się tu jakiekolwiek papiery potwierdzające status ucznia/studenta oraz wiek.

Może to być legitymacja, pismo o przyjęciu na studia itp. Warto również zobowiązać zleceniobiorcę do poinformowania o każdej zmianie, która ma wpływ na kwestię ubezpieczeń, np. o skreśleniu z listy studentów. Zleceniobiorca powinien podpisać oświadczenie w tej sprawie.

Mniej wymogów

Przedsiębiorcy, który przyjmie „szkolniaka" na zlecenie, od razu ubywa obowiązków, przynajmniej wobec ZUS. Nie trzeba dokonywać zgłoszenia, rozliczać go ze składek ani wyrejestrować po zakończeniu pracy. Żeby jednak bezpiecznie przeprowadzić to zatrudnienie, tzn. aby szło w zgodzie z przepisami zarówno kodeksu cywilnego, jak i kodeksu pracy i ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, należy pamiętać o kilku zasadach.

Pierwsza i najważniejsza to taka, aby nie spisywać umowy-zlecenia wyłącznie ze względu na brak składek i mniej formalności. Jeśli bowiem pod płaszczykiem umowy cywilnej będzie się krył stosunek pracy podlegający regulacjom k.p., to sama nazwa jej nie obroni.

Zatrudnienie polegające na tym, że osoba zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez zwierzchnika, a pracodawca – do zatrudniania tej osoby za wynagrodzeniem, oznacza nawiązanie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy. Nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy, zarezerwowanych dla angażu pracowniczego (art. 22 § 12 k.p.).

Jeśli ZUS podczas kontroli zbada treść umowy oraz sposób jej wykonywania i zakwestionuje rodzaj zawartego kontraktu, kwalifikując go jako umowę o pracę, to zamiast spodziewanych oszczędności czasu i pieniędzy, przedsiębiorca doczeka się przykrych konsekwencji.

Nie tylko będzie musiał dokonać wstecznego zgłoszenia pracownika (a nie zleceniobiorcy) do wszystkich obowiązkowych ubezpieczeń – bo takie rodzi umowa o pracę, bez względu na posiadanie statusu ucznia czy studenta, ale również poskładać dokumenty rozliczeniowe, zapłacić zaległe składki wraz z odsetkami, a także karę grzywny (do 5000 zł), którą ZUS może wymierzyć za niedopełnienie obowiązków płatnika. Kontrole mogą być nasilone szczególnie w okresie wakacyjnym, kiedy młodzi ludzie podejmują sezonową pracę.

Przykład

Cukiernia wystawiła przed swoim lokalem stanowisko z lodami. Przedtem wywiesiła w witrynie ogłoszenie o pracę w charakterze sprzedawcy. Zgłosiło się wielu chętnych, ale właściciel postanowił zatrudnić młodą, 21-letnią studentkę na umowę-zlecenie na 2 miesiące. Szef powierzył jej obsługę lodziarni codziennie od 10 do 19. Kobieta podlegała zwierzchnictwu kierowniczki cukierni, od której dostawała wytyczne i której zdawała kasę po zakończeniu pracy. Studentki nie zgłoszono w ZUS i pracodawca nie opłacał za nią żadnych składek. Jednak zatrudnienie w takich warunkach powinno przebiegać w ramach oskładkowanej umowy o pracę, a nie zlecenia.

Status ma znaczenie

Przy ustalaniu, czy wystąpi obowiązek ubezpieczeniowy za uczącego się zleceniobiorcę, należy kierować się datami dwóch zdarzeń – uzyskania i utraty statusu ucznia/studenta. Trzeba również uważać na datę urodzenia zatrudnionego.

Do celów ubezpieczeń społecznych uznaje się, że uczniem jest – do 31 sierpnia każdego roku – osoba, która:

- kontynuuje naukę w tej samej szkole,

- skończyła szkołę i rozpoczyna naukę w kolejnej placówce, w której rok szkolny rozpoczyna się 1 września,

- ukończyła naukę i jej nie kontynuuje.

Zatem uczeń, który ukończył dany etap edukacji lub zakończył ją w ogóle (np. skończył szkołę średnią i zdał maturę), do końca wakacji może korzystać z wyłączenia z systemu ubezpieczeniowego jako zleceniobiorca. Jeśli zaś przedstawi zaświadczenie o przyjęciu na studia wyższe, uznaje się go za ucznia do 30 września.

Zupełnie inaczej (i gorzej) jest w przypadku studentów. Zgodnie z ustawą z 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (DzU nr 164, poz. 1365 ze zm.) studentem jest osoba kształcąca się na studiach stopnia pierwszego (studia licencjackie, inżynierskie) lub drugiego (magisterskie) albo na jednolitych studiach magisterskich (np. w systemie 5-letnim).

Studentem jest się od daty immatrykulacji, tj. aktu przyjęcia w poczet studentów uczelni i złożenia ślubowania, do daty ukończenia nauki lub daty skreślenia z listy studentów.

Jeżeli data formalnej immatrykulacji jest późniejsza niż 1 października danego roku kalendarzowego, zwolnienie z obowiązku ubezpieczeń – zgodnie ze stanowiskiem ZUS – obejmuje także okres między 1 października a dniem immatrykulacji. Jednocześnie ulga składkowa urywa się wraz z ukończeniem nauki, a nie – jak w przypadku uczniów – z końcem roku szkolnego >patrz tabelka.

Przy ustalaniu obowiązku ubezpieczeń społecznych studenta pracującego na zlecenie nie ma znaczenia jego obywatelstwo ani kraj, w którym studiuje. Obojętne jest też, w jakim trybie się uczy (zaocznym, dziennym), a także status uczelni (prywatna lub państwowa).

Nie łączyć z etatem

Żeby zwolnienie z obowiązku ubezpieczeń miało zastosowanie, młody zleceniobiorca nie może wykonywać tej umowy dla swojego pracodawcy, czyli podmiotu, z którym wiąże go stosunek pracy. Gdyby tak było, do celów ubezpieczeń byłby traktowany jako pracownik, a od zlecenia należne byłyby wszystkie składki (naliczane jak od przychodu ze stosunku pracy).

Przykład

23-letni student, przyszły magister, jest zatrudniony w spółce jawnej na umowę o pracę. Jednocześnie dorabia sobie, wykonując pracę na zlecenie zawartą ze spółką z o.o.

Obowiązkowo podlega on ubezpieczeniom społecznym z tytułu stosunku pracy. Natomiast z tytułu umowy-zlecenia nie podlega ubezpieczeniom – ani obowiązkowo, ani dobrowolnie. Gdyby jednak podpisał dodatkową umowę cywilną ze swoją macierzystą firmą, przychód ze zlecenia trzeba byłoby oskładkować tak, jakby został osiągnięty z tytułu zatrudnienia na umowę o pracę.

Do dnia urodzenia

Zatrudniając ucznia czy studenta na zlecenie, warto kontrolować jego datę urodzenia. Po ukończeniu 26 lat nauka nie wpływa już bowiem na obowiązek ubezpieczeń. Umowa-zlecenia staje się wówczas tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń: emerytalnego, rentowych, wypadkowego i zdrowotnego. Dobrowolne jest tylko chorobowe. Zleceniodawca powinien więc dokonać odpowiedniego zgłoszenia w ZUS.

Przykład

Ucząca się na studiach drugiego stopnia pani Agata 27 czerwca br. ukończyła 26 lat. Od tego dnia podlega ubezpieczeniom ze zlecenia jak każdy inny zleceniobiorca. Pani Agata zadeklarowała chęć przystąpienia do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.

Zleceniodawca powinien zgłosić ją do ubezpieczeń od 27 czerwca. Zgłoszenie złożył w ZUS 28 czerwca, więc pani Agata została objęta wszystkimi ubezpieczeniami, w tym chorobowym, od 27 czerwca. Wynagrodzenie za czerwiec, w wysokości 1300 zł, otrzyma 5 lipca. Płatnik musi już złożyć za nią dokumenty rozliczeniowe za czerwiec, ale podstawa wymiaru oraz same składki będą jeszcze zerowe.

Za to w dokumentach za lipiec (wtedy nastąpi wypłata za czerwiec), tj. w raporcie imiennym ZUS RCA, należy wykazać składki od podstawy wymiaru, którą będzie stanowiło wynagrodzenie za okres od 27 do 30 czerwca (okres objęcia ubezpieczeniami).

Natomiast od pensji za okres od 1 do 26 czerwca żadne składki nie są należne. Aby ustalić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za lipiec, płatnik powinien to wynagrodzenie podzielić przez 30 (liczba dni czerwca) i pomnożyć przez dni podlegania ubezpieczeniom w czerwcu:

– podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne:

1300 zł : 30 dni x 4 dni = 173,33 zł

– składka emerytalna:

173,33 zł x 9,76 proc. = 16,92 zł

– składka rentowa:

173,33 zł x 1,5 proc. = 2,60 zł

– składka chorobowa:

173,33 zł x 2,45 proc. = 4,25 zł

– łącznie składki społeczne finansowane przez zleceniobiorcę

– 23,77 zł

podstawa wymiaru składki zdrowotnej

(173,33 zł – 23,77 zł) = 149,56 zł

– składka zdrowotna:

149,56 zł x 9 proc. = 13,46 zł

Nie każda uczelnia uprawnia do ulgi

Do celów ubezpieczeń społecznych za studentów nie uważa się uczestników studiów:

Studia doktoranckie, na które przyjmowani są kandydaci posiadający tytuł magistra albo tytuł równorzędny, umożliwiające uzyskanie zaawansowanej wiedzy w określonej dziedzinie lub dyscyplinie nauki, przygotowujące do samodzielnej działalności badawczej i twórczej oraz uzyskania stopnia naukowego doktora są – w myśl przepisów ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym – studiami trzeciego stopnia.

Natomiast studia podyplomowe to inna niż studia wyższe i studia doktoranckie forma kształcenia przeznaczona dla osób legitymujących się dyplomem ukończenia studiów wyższych. -

Brak jednomyślności

Od 1 października 2011 r. wprowadzono zmianę w art. 167 ust. 2a ustawy o szkolnictwie wyższym. Pozwala ona osobie, która ukończyła studia pierwszego stopnia, zachować prawa studenta do 31 października roku ukończenia nauki. Nowelizacja spowodowała jednak, że obecnie istnieją dwa rozbieżne stanowiska w kwestii momentu objęcia zleceniobiorcy ubezpieczeniami.

Niektórzy eksperci stoją na stanowisku, że do końca października absolwent studiów licencjackich może jeszcze korzystać z wyłączenia z ubezpieczeń ze zlecenia. Inaczej uważa ZUS, który widzi różnicę między zachowaniem praw studenta a posiadaniem statusu studenta w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 18k ustawy o szkolnictwie wyższym (osoba kształcąca się na studiach wyższych). Jedynie ten drugi warunek daje prawo do ulgi składkowej.

Oznacza to, że – zgodnie ze stanowiskiem ZUS – z dniem obrony pracy licencjackiej zleceniobiorca traci status studenta, a tym samym prawo do zwolnienia z ubezpieczeń. Podlega im na ogólnych zasadach dotyczących zleceniobiorców. Ponownie może skorzystać z wyłączenia z ubezpieczeń, gdy podejmie studia drugiego stopnia. Analogicznie jest u osoby, która ukończy studia drugiego stopnia czy jednolite magisterskie.

Wraz z obroną pracy dyplomowej (złożeniem ostatniego egzaminu lub zaliczeniem ostatniej praktyki) przywilej składkowy znika. Nie ulega on przedłużeniu do 31 października.

Okres zwolnienia zleceniobiorcy ze składek

Okres zachowywania

Status

Ucznia

Studenta

Data początkowa

początek roku szkolnego,
w którym rozpoczęła się nauka

– data immatrykulacji
– jeśli studia zaczynają się
w październiku, a immatrykulacja przypada później, do celów ubezpieczeń studentem jest się
od 1 października

Data końcowa

– 31 sierpnia – bez względu na zamiar kontynuowania nauki
– 30 września – w razie przedłożenia zaświadczenia o przyjęciu na studia wyższe

– złożenia egzaminu dyplomowego,
– złożenia ostatniego wymaganego planem studiów egzaminu
– w przypadku kierunków lekarskich, lekarsko-dentystycznych
i weterynarii,
– zaliczenia ostatniej przewidzianej w planach studiów praktyki
– w przypadku kierunku: farmacja