Premie, nagrody i dodatki należy uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłków chorobowych, jeżeli – w myśl postanowień układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania czy przepisów o wynagrodzeniu – pracownik nie ma do nich prawa za okres pobierania tych świadczeń. W ten sposób zapobiega się dwukrotnej wypłacie tych samych składników – raz w postaci pełnej wysokości niezależnie od absencji chorobowej, a drugi raz – w formie świadczenia chorobowego.

Jednocześnie w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych nie uwzględnia się komentowanych składników płacowych, jeżeli ich wypłaty zaprzestano (art. 41 ust. 3 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, dalej ustawa zasiłkowa). Oznacza to, że nawet jeżeli dotychczas składnik wynagrodzenia typu premia, nagroda czy dodatek był uwzględniany w podstawie (ponieważ był pomniejszany za okres choroby), to wypłacając zasiłek należny po jego odebraniu, trzeba go wyłączyć z podstawy wymiaru świadczenia.

Zasady tej nie stosuje się jednak w sytuacji, gdy składnik, którego wypłaty zaprzestano, wszedł w całości lub w części do innego elementu płacy. Wątpliwości praktyków budzi sytuacja, kiedy pracodawca, likwidując składnik płacowy, którego dotychczas nie uwzględniał w podstawie wymiaru zasiłku, wprowadza go w całości albo w części do innego składnika, który jest wliczany przy naliczaniu świadczenia chorobowego.

- Nasz pracownik, zatrudniony od 1 maja 2012 r. w charakterze sprzedawcy, zachorował w maju br. i otrzymał wynagrodzenie chorobowe (80 proc.). Podstawą jego wymiaru jest przeciętne wynagrodzenie wypłacone mu za okres 12 miesięcy poprzedzających zachorowanie, tj. od maja 2012 r. do kwietnia 2013 r. Od 1 marca br. zmieniliśmy zasady wynagradzania pracowników, wprowadzając stosowne zapisy do regulaminu wynagradzania.

Zmiany polegają m.in. na zaprzestaniu wypłaty dodatku stażowego przy jednoczesnym włączeniu go do płacy zasadniczej pracowników. Ten dodatek zawsze był pomijany przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku, ponieważ pracownicy mieli do niego prawo również za czas absencji chorobowych. W jaki sposób należy ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego w związku ze zmianą zasad wynagradzania?

W tej sytuacji w rachunkach trzeba uwzględnić dodatek stażowy, który pracownik otrzymał przed datą zaprzestania jego wypłaty – za miesiące, z których jest liczony majowy zasiłek (tj. od maja 2012 r. do lutego br.). Przesądza o tym fakt wliczenia tego składnika płacy do wynagrodzenia zasadniczego. Z elementu płacy, który nie podlegał uwzględnieniu w wysokości zasiłku, zmienił się bowiem w taki, który należy doliczać (bo obecnie – jako część pensji – będzie zmniejszany za czas absencji zdrowotnej).

Nie ma znaczenia, że ten dodatek nie jest wypłacany już od marca br. Został bowiem włączony do innego składnika wynagrodzenia, więc nie można go traktować jako takiego, którego wypłaty zaprzestano.

Brak wypłaty nie wystarczy

Zasadą jest, że podstawę wymiaru świadczeń chorobowych ustala się, biorąc pod uwagę wszystkie składniki wynagrodzenia, od których została odprowadzona składka na ubezpieczenie chorobowe. Pomijać należy jedynie te elementy płacy, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania zasiłku, zgodnie z wewnątrzzakładowymi regulacjami. Oczywiście pod warunkiem, że faktycznie otrzymuje je za okres niezdolności do pracy. Wynika to z art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej.

W praktyce, licząc zasiłek, wlicza się więc te składniki wynagrodzenia, wobec których przepisy wewnętrzne przewidują ich pomniejszanie za czas absencji zdrowotnej albo wskazują, że dany element płacy ustala się procentowo od stawki wynagrodzenia zasadniczego należnego za czas faktycznie przepracowany w danym miesiącu.

Dodatek stażowy, o którym mowa w pytaniu czytelnika, do 28 lutego 2013 r. był składnikiem, do którego pracownik zachowywał prawo w okresie absencji chorobowej. Słusznie więc pracodawca nie uwzględniał go, licząc wysokość zasiłków. Od 1 marca br., po zmianie regulaminu wynagradzania, firma zaprzestała jego wypłaty, wprowadzając go do płacy zasadniczej.

Jak wskazuje art. 41 ust. 2 i 3 ustawy zasiłkowej, składniki wynagrodzenia przysługujące – w myśl umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy – tylko do określonego terminu, należy uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego tylko do tego terminu (pod warunkiem że nie są wypłacane za okres absencji chorobowej). Nie wolno ich wliczać do podstawy zasiłku należnego za okres po tym czasie. Zasada ta ma odpowiednie zastosowanie również w razie podjęcia przez pracodawcę decyzji o zaprzestaniu wypłaty składnika wynagrodzenia. Jednak reguły tej nie stosuje się w przypadku włączenia elementu płacy – w całości lub w części – do innego składnika lub zamiany na inny składnik wynagrodzenia.

Ponieważ w sytuacji opisanej w pytaniu dodatek stażowy (wcześniej niepomniejszany w przypadku absencji chorobowej), stał się – wchodząc do wynagrodzenia zasadniczego – zarobkiem podlegającym zmniejszeniu za czas nieobecności w pracy z powodu pobierania zasiłków, to obecnie należy go uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłku przysługującego podwładnym za okres po zmianie sposobu wynagradzania.

Przykład

Odnosząc się do sytuacji opisanej przez czytelnika, przyjmijmy założenie, że za 12 miesięcy poprzedzających maj br. pracownik otrzymał następujące wynagrodzenie:


Składniki pensji wliczane do podstawy wymiaru zasiłku w zł

Miesiąc / Rok

Płaca zasadnicza

Dodatek stażowy (niepomniejszany za czas choroby)

Razem brutto

Po odliczeniu składek ZUS finansowanych przez pracownika

04/2013

3400

3400

2933,86

03/2013

3400

3400

2933,86

02/2013

3100

300

3400

2933,86

01/2013

3100

300

3400

2933,86

12/2012

3100

300

3400

2933,86

11/2012

3100

300

3400

2933,86

10/2012

3100

300

3400

2933,86

09/2012

2800

300

3100

2674,99

08/2012

2800

300

3100

2674,99

07/2012

2800

300

3100

2674,99

06/2012

2800

300

3100

2674,99

05/2012

2800

300

3100

2674,99

SUMA

36 300

3000

39 300

33 911,97

 

Ustalając podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego należnego w maju 2013 r., należy uwzględnić pensję zasadniczą wraz z dodatkiem stażowym wypłacone za okres od maja 2012 r. do lutego 2013 r. oraz podwyższoną płacę zasadniczą za marzec i kwiecień br.

Wynika to z tego, że dodatek stażowy, który nie był pomniejszany za okres absencji chorobowej pracownika, począwszy od 1 marca 2013 r. stał się – jako składnik wynagrodzenia zasadniczego – wynagrodzeniem ulegającym pomniejszeniu za okres nieobecności w pracy i pobierania zasiłków. Podstawę tę i kwotę świadczenia chorobowego za 1 dzień pracodawca powinien ustalić w następujący sposób:

- 33 911,97 zł (suma wynagrodzenia wraz z dodatkiem stażowym z uwzględnianego okresu po pomniejszeniu o składki ZUS) : 12 = 2826 zł (przeciętne miesięczne wynagrodzenie)

- 2826 zł x 80 proc. = 2260,80 zł (80 proc. podstawy wymiaru)

- 2260,80 zł : 30 = 75,36 zł (kwota wynagrodzenia chorobowego za 1 dzień niezdolności do pracy).

Za krótka przerwa

Jeżeli w sytuacji opisanej w pytaniu czytelnika przerwa między okresami niezdolności do pracy i pobierania świadczeń chorobowych byłaby krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe, to podstawy wymiaru zasiłku po pauzie nie należałoby ustalać na nowo. Trzeba byłoby ją naliczyć od zarobków z tego samego okresu, jaki był uwzględniany przy ustalaniu podstawy za okres poprzedniej choroby.

Nie oznacza to jednak, że podstawa świadczenia po przerwie będzie miała tę samą wysokość. Zmiana regulaminu i wliczenie dodatku stażowego do pensji ma ten skutek, że trzeba do niej doliczyć wcześniej pomijany dodatek.

Przykład

Odnosząc się do sytuacji opisanej przez czytelnika, przyjmijmy dodatkowe założenie, że pracownik poprzednio chorował w lutym br.

Podstawę wymiaru należnego mu wynagrodzenia chorobowego ustalono biorąc pod uwagę przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od maja 2012 r. do stycznia 2013 r. (z pominięciem dodatku stażowego), na podstawie danych o wynagrodzeniu z uwzględnianego okresu:

 

Składniki wliczane do zasiłku w zł

Miesiąc / Rok

Płaca zasadnicza

Dodatek stażowy nie pomniejszany za czas absencji chorobowej

Razem składniki stanowiące podstawę wymiaru zasiłku w lutym br. (po odliczeniu ZUS)

Razem składniki stanowiące podstawę wymiaru zasiłku w maju br. (po odliczeniu ZUS)

01/2013

3100

300

2674,99

2933,86

12/2012

3100

300

2674,99

2933,86

11/2012

3100

300

2674,99

2933,86

10/2012

3100

300

2674,99

2933,86

09/2012

2800

300

2416,12

2674,99

08/2012

2800

300

2416,12

2674,99

07/2012

2800

300

2416,12

2674,99

06/2012

2800

300

2416,12

2674,99

05/2012

2800

300

2416,12

2674,99

SUMA

26 400

2700

22 780,56

25 110,39

 

Podstawa wymiaru świadczenia chorobowego należnego w lutym wyniosła:

(22 780,56 zł : 9) x 80 proc. = 2024,94 zł

Kwota świadczenia chorobowego za 1 dzień:

2024,94 zł : 30 = 67,50 zł.

Ponieważ kolejna absencja chorobowa ma miejsce w maju br., a zatem po przerwie krótszej niż 3 miesiące kalendarzowe, nie należy ustalać podstawy wymiaru z nowego okresu. Trzeba ją naliczyć z okresu od maja 2012 r. do stycznia 2013 r., ale w obliczeniach uwzględnić dodatek stażowy, którego wypłaty wprawdzie zaprzestano, ale który wszedł do płacy zasadniczej. Podstawą wymiaru wynagrodzenia chorobowego będzie więc kwota:

(25 110,39 zł : 9) x 80 proc. = 2232,03 zł

Stawka dzienna to natomiast:

2232,03 zł : 30 = 74,40 zł.

W maju br. pracownik otrzyma – oprócz świadczenia chorobowego – wynagrodzenie zasadnicze powiększone o włączony do niego dodatek, po odpowiednim pomniejszeniu całej kwoty o okres absencji chorobowej.