W przypadku podróży służbowej, czyli wykonywania na polecenie pracodawcy zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, zatrudnionemu przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z tym wyjazdem.

Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca. Może on uznać, że wyjazd zaczął się lub zakończył w miejscu pobytu stałego lub czasowego pracownika.

Na jedzenie i spanie

Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

- przejazdów,

- noclegów,

- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

- innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do  uzasadnionych potrzeb.

Kwoty te mogą zostać ustalone ryczałtowo (np. diety) lub w wysokości faktycznie poniesionych wydatków (dokumentowane rachunkiem, np. za hotel).

Wszystkie te należności z tytułu podróży służbowej pracownika są zwolnione ze składek do wysokości określonej w przepisach regulujących świadczenia przysługujące pracownikom zatrudnionym z sferze budżetowej. Te zaś uregulowane są w dwóch rozporządzeniach ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej:

- na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.)

,

- poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Własne regulacje

Zasady wypłaty należności z tytułu podróży służbowych w odniesieniu do osób zatrudnionych poza sferą budżetową na ogół uregulowane są przez pracodawców w regulaminach wynagradzania lub układach zbiorowych pracy.

Jeżeli zakład pracy nie jest objęty układem zbiorowym pracy i nie ma obowiązku ustalania regulaminu wynagradzania, odpowiednie postanowienia może zawierać w zawieranych z podwładnymi umowach o pracę.

Bez względu jednak na to, w jaki sposób pracodawca ustali własne zasady opłacania podróży służbowych, ze składek zwolnione są one w kwotach obowiązujących sferę budżetową.

Przykład

Pan Filip, który przebywał przez pięć dni w krajowej podróży służbowej, otrzymał diety w wysokości ustalonej przez pracodawcę (5 dni x 50 zł = 250 zł) oraz zwrot kosztów przejazdu (na podstawie biletów PKP) i noclegów (na podstawie rachunku z hotelu).

Pełna wartość świadczeń związanych z przejazdem i noclegiem jest zwolniona ze składek na ubezpieczenia społeczne i  zdrowotne.

Natomiast kwota 135 zł, o którą wypłacone diety przewyższają diety, jakie by otrzymał pracownik np. urzędu (tj. 5 x 23 zł = 115 zł) trzeba uwzględnić w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia pana Filipa.

Od 1 stycznia 2007 r. dieta przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie wyjazdu krajowego wynosi 23 zł za dobę podróży. Mniejsze kwoty przysługują za niepełny dzień wyjazdu.

Natomiast diety należne za czas zagranicznych wyjazdów określa załącznik do wskazanego rozporządzenia, a ich wysokość zależy od docelowego państwa podróży.

Pracodawca może we własnych przepisach wewnętrznych zmniejszyć wysokość diet, ale należność ta za dobę zagranicznej podróży nie może być niższa od diety krajowej (23 zł).

Auto lub pociąg

Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa pracodawca. Na wniosek pracownika może jednak zgodzić się na to, by pojechał on pojazdem, który nie jest własnością zakładu.

Jeśli wysłany w podróż służbową korzysta z samochodu osobowego, motocykla lub motoroweru niebędącego własnością pracodawcy, przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w wysokości ustalonej jako iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu (ustalonej przez pracodawcę).

Stawka ta nie może jednak przekraczać kwot określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.), wydanym na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy o transporcie drogowym.

Przykład

Pani Anna przebywała przez pięć dni na wyjeździe w celach służbowych na terenie kraju. Uzgodniła z szefem, że pojedzie własnym samochodem (opel zafira). Pojemność skokowa auta to 1910 cm3.

Z tytułu podróży pani Anna otrzymała zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za kilometr przebiegu w wysokości ustalonej przez pracodawcę, tj. 1,8 zł.

Stawka ta nie przekracza kwoty określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury, więc jest zwolniona ze składek. Diety wypłacone pani Annie w kwocie 115 zł też nie przekroczyły limitu należnego pracownikom sfery budżetowej (5 x 23 zł = 115 zł). Zatem pełna wartość tych świadczeń jest zwolniona ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Służbowe kursy zleceniobiorcy

Wyłączenie diet i innych należności z tytułu wyjazdów w celach służbowych ma odpowiednie zastosowanie do osób objętych ubezpieczeniami jako zleceniobiorcy – jeżeli stosowne postanowienia zawartych z nimi umów lub przepisy odrębne przewidują zwrot należności na zasadach przewidzianych przepisami dotyczącymi podróży służbowych pracowników sfery budżetowej.

Stosownie do art. 353 kodeksu cywilnego strony zawierające umowę cywilnoprawną mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego. Natomiast z art. 742 k.c. wynika, że dający zlecenie powinien zwrócić zleceniobiorcy wydatki związane z należytym wykonaniem umowy. W związku z powyższym, na zasadzie swobody umów, strony mogą uzgodnić, że zleceniobiorca oprócz wynagrodzenia otrzyma również zwrot wydatków poniesionych na wykonanie urnowy.

Stanowiska takie zajął m.in. oddział ZUS w Lublinie w interpretacji z 5 maja 2011 r. (DI/200000/451/231/2011) i z 29 września 2011 r. (WPI/200000/451/634/2011).