Socjalna pomoc bez obciążeń na ubezpieczenia ZUS

Ważną grupą przychodów wyłączonych z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne są świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs). Pracodawcy tworzą ten fundusz na podstawie ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm., dalej ustawa o zfśs).

Obowiązek tworzenia funduszu socjalnego spoczywa na  pracodawcach:

- prowadzących działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych – bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników,

- zatrudniających (według stanu na 1 stycznia danego roku) co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty; wyjątkiem jest sytuacja, gdy taka firma postanowiła odstąpić od tworzenia zfśs i taki zapis zawarła w układzie zbiorowym pracy obejmującym zatrudnionych albo w regulaminie wynagradzania.

Ulgowe dopłaty

Świadczenia sfinansowane ze środków zfśs są zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pod warunkiem, że spełniają warunki działalności socjalnej. Działalność socjalna to z kolei – zgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy o zfśs – usługi świadczone przez pracodawców na rzecz:

- różnych form wypoczynku,

- działalności kulturalno-oświatowej,

- działalności sportowo-rekreacyjnej,

- opieki nad dziećmi w żłobkach, przedszkolach oraz w  ramach innych form wychowania przedszkolnego,

- udzielania pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zfśs powinna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej poszczególnych uprawnionych. W myśl wyroku Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2001 r. (I PKN 579/ 00) jest to tzw. kryterium socjalne, którego przyjęcie przez ustawodawcę prowadzi do  wniosku, że nie może mieć miejsca sytuacja, gdy ogółowi pracowników przyznano świadczenia w jednakowej wysokości, według zasady „każdemu po  równo".

Mało jest bowiem prawdopodobne, by choćby dwie osoby były w jednakowej sytuacji, a co dopiero, gdy zatrudnionych jest więcej.

Zapisy bez znaczenia

Powyższe znajduje potwierdzenie w wyroku Sądu Najwyższego z 16 września 2009 r. (I UK 121/09). Zgodnie z nim przyznawanie ulgowych świadczeń i wysokość dopłat z zfśs powinny być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej z funduszu i nawet zapisy zawarte w regulaminie świadczeń socjalnych nie mogą zmienić tej zasady.

Dlatego świadczenia wypłacane przez pracodawcę z pominięciem tej podstawowej zasady i różnicowanie ich jedynie ze względu na czynniki takie jak staż pracownika, nie mogą być oceniane w sensie prawnym jako świadczenia socjalne. W rezultacie nie można odnosić do nich korzyści w postaci zwolnienia ze składek.

Przykład

Pracownicy otrzymali paczki świąteczne, sfinansowane z zfśs. Wartość każdej z nich wyniosła 200 zł, a jedynym kryterium otrzymania było co najmniej półroczne zatrudnienie w zakładzie pracy.

Otrzymane przez zatrudnionych prezenty stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Nie spełniają bowiem kryteriów obowiązujących przy przyznawaniu świadczeń z tego funduszu.

Czas na rekreację

Zakres działalności socjalnej pracodawcy może obejmować także usługi na rzecz różnych form wypoczynku – wczasów, kolonii, obozów, czy tzw. „wczasów pod gruszą".

Przykład

Zgodnie z regulaminem zakładowym do wypoczynku pracownika i członków jego rodziny (współmałżonka i dzieci) ze środków funduszu socjalnego dopłacana jest kwota odpowiednio 400 zł, 600 zł lub 800 zł, w zależności od dochodu na osobę w rodzinie zatrudnionego.

Jeden z pracowników wykupił wczasy dla siebie i dzieci oraz przedstawił swoją sytuację materialną w oświadczeniu. Otrzymał dopłatę do wypoczynku w kwocie 1800 zł (3 x 600 zł). Od tej dopłaty nie należy naliczać składek na ubezpieczenia społeczne ani zdrowotne.

Pomijanie kryterium

Ze środków zfśs pracodawca może też dofinansowywać pracownikom np. koszty uczęszczania na basen i siłownię w ramach działalności sportowo-rekreacyjnej, a także bilety np. do kina czy teatru w ramach działalności kulturalno-oświatowej. Decydującym kryterium o zwolnieniu tych świadczeń ze składek jest źródło, z jakiego zostały one sfinansowane.

W tym przypadku nie ma potrzeby sprawdzania socjalnej sytuacji pracownika. Kryteria te należy bowiem stosować wyłącznie w przypadku rozpatrywania uprawnień do  ulgowych usług i świadczeń. Potwierdził to SN w wyroku z 23 października 2008 r. (II PK 74/ 08).

Art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs, który mówi o obowiązku stosowania kryterium socjalnego, odnosi się jedynie do przyznawania ulgowych świadczeń i usług. Nie dotyczy on innych świadczeń i usług, o których mowa w art. 2 ust. 1 tej ustawy. Zatem z konstrukcji art. 8 wynika, że z funduszu można przyznawać świadczenia ulgowe o zróżnicowanej wartości oraz inne formy pomocy, w tym o jednakowej wartości.

Również w sytuacji, gdy pracownicy nie otrzymują zwrotu kosztów z tytułu uczęszczania na basen lub siłownię, lecz pracodawca przekazuje im karnety zakupione ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, ich wartości nie trzeba doliczać do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia aktywnych pracowników. Można jednak się spotkać ze stanowiskiem, że wszelkie świadczenia muszą być przyznawane przy  uwzględnieniu kryteriów socjalnych, w tym karnety sportowe i bilety do kina.

Żłobek lub przedszkole

Od 1 stycznia 2009 r. pracodawca może organizować ze środków opiekę nad dziećmi pracowników – w formie żłobków, przedszkoli i innych form wychowania przedszkolnego. Wartość tego rodzaju świadczenia na rzecz pracownika jest zwolniona ze składek.

Quasi fundusz

Z podstawy wymiaru składek wyłączone są również świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zfśs. W tym przypadku obowiązuje jednak górna granica tego zwolnienia. Wartość przychodu sfinansowanego z tych środków w roku nie może przekraczać kwoty odpisu podstawowego, określonej w art. 5 ust. 2 ustawy o zfśs.

Aby wartości takiego świadczenia nie trzeba było uwzględniać w podstawie wymiaru składek, muszą być zatem spełnione łącznie trzy warunki:

- musi ono zostać wypłacone z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe,

- taki fundusz socjalno-bytowy musi być utworzony na podstawie układu zbiorowego pracy,

- wartość świadczeń przyznanych w ciągu roku nie przekroczyła równowartości odpisu podstawowego na zfśs określonego w art. 5 ust. 2 ustawy o zfśs (część przychodu przekraczającego ten limit podlega składkom, nawet jeśli zostały spełnione pozostałe dwa warunki).

Ulgowe traktowanie tych świadczeń ma odpowiednie zastosowanie do zleceniobiorców. Warunkiem jest jednak, by fundusz socjalno-bytowy został utworzony na podstawie układu zbiorowego pracy i uwzględniał zleceniobiorców jako uprawnionych.

Zapomogi lsosowe

Ulga składkowa, mająca w pewnym sensie charakter socjalny, obejmuje takie świadczenia jak zapomogi losowe przyznane w razie klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby. Są one zwolnione z opłat na ZUS bez ograniczenia kwotowego. Nie ma również znaczenia, z jakiego źródła zostały sfinansowane.

Przykład

Pracownikowi ze środków zakładu pracy wypłacono zapomogę z tytułu choroby w kwocie 5000 zł.

Zapomoga taka będzie zwolniona z oskładkowania, pod warunkiem, że wypłacono ją z tytułu choroby mającej długotrwały charakter.

Dla ustalenia obowiązku składkowego nie ma różnicy, czy pracodawca wypłacił ją ze środków obrotowych firmy, czy z zfśs.

Oczywiście zapomogę można wypłacić z zfśs. Udzielenie pomocy finansowej mieści się bowiem w zakresie działalności socjalnej zakładu pracy. Jednak w tym przypadku o zwolnieniu ze składek nie decyduje źródło finansowania świadczenia, tylko powód, z jakiego ją przyznano.

Co więcej, zdarzenie losowe lub choroba mogą dotyczyć nie tylko pracownika, ale również członka jego rodziny, np. dziecka.

Prawa zleceniobiorców w regulaminie

Zwolnienie ze składek świadczeń sfinansowanych ze środków zfśs ma odpowiednie zastosowanie do zleceniobiorców. Zgodnie z art. 2 pkt 5 ustawy o zfśs osobami uprawnionymi do korzystania z funduszu mogą być też osoby inne niż pracownicy i ich rodziny oraz emeryci i renciści (byli pracownicy) i ich rodziny.

Warunkiem jest jednak, aby pracodawca przyznał im prawo korzystania z tych świadczeń w regulaminie zfśs.

Jeśli zatem świadczenie przysługuje zleceniobiorcy na podstawie tego regulaminu i spełnione są pozostałe warunki określone powołaną ustawą (w szczególności uzależnienie wysokości dopłat od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu) nie trzeba od niego naliczać żadnych składek.