Strój służbowy: kiedy PIT i składki ZUS od ekwiwalentu na zakup ubrań do pracy

- Zobowiązujemy pracowników obsługi klientów banku, aby nosili odpowiedni ubiór zgodnie z wymogami określonymi w regulaminie pracy. Chodzi o ubiór elegancki i zarazem skromny (biała bluzka, koszula, garsonka, garnitur, krawat). Raz na  kwartał wypłacamy pracownikom ekwiwalent pieniężny na  zakup nowej garderoby, ponieważ bank nie przekazuje im ubioru w naturze. Czy takie świadczenie pieniężne może być zwolnione ze składek do  ZUS oraz podatku dochodowego, skoro pracownik regulaminem pracy jest zobowiązany do  noszenia stroju według wytyczonego schematu?

– pyta czytelnik.

Nie. Z opisu czytelnika wynika, że taki ekwiwalent pieniężny nie jest objęty zwolnieniem podatkowo-składkowym. A to dlatego, że ubrań do pracy w żaden sposób nic nie odróżnia od zwykłego stroju, który można nosić także poza godzinami roboczymi.

Nie ma definicji

Z podstawy wymiaru składek do ZUS oraz z podstawy opodatkowania wyłączona jest wartość ubioru służbowego (umundurowania), którego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalent pieniężny za ten strój.

Przesądzają o tym art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r. nr 64, poz. 361) oraz § 2 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Przepisy te określają warunki, jakie musi spełniać ubranie służbowe, aby wolne było od ujęć podatkowo-składkowych. Po pierwsze, używanie określonego ubioru służbowego jest obowiązkiem pracownika, co wynika z wewnętrznych regulacji, np. zarządzenia prezesa, regulaminu pracy lub bezpośrednio z umowy o pracę. Drugi warunek wiąże się z samym pojęciem „ubiór służbowy”.

Nie zostało ono zdefiniowane w przepisach – ani podatkowych, ani w prawie pracy (z wyjątkiem odzieży roboczej ochronnej). Należy zatem sięgnąć do słownika języka polskiego i odkryć znaczenie określeń „ubiór” i „służbowy”.

Uniwersalny Słownik Języka Polskiego mianem „ubrania” określa „to, co się nosi; ubranie, strój”, a „służbowy” to „dotyczący pracy w jakiejś instytucji, w wojsku itp., wynikający z pracy w takiej instytucji; urzędowy”.

Wobec tego jako odzież służbową należy uznać specjalną odzież lub jej elementy, noszoną tylko w związku z wykonywaną pracą, której charakter powinien uniemożliwiać wykorzystywanie jej do celów osobistych np. mundur, odzież robocza charakterystyczna dla firmy poprzez barwę, krój, logo itp.

Tak wynika z interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 8 maja 2012 r., ITPB2/415-246/11/12-S/IB).

Dwie kategorie

Ta interpretacja pozwala podzielić ubrania na dwie kategorie. Pierwsza to ubranie tylko do pracy, którego nie można używać po wyjściu z firmy, bo jest specjalnie oznakowane. Jego wygląd (rodzaj, kolor, struktura materiału, wzór, krój, deseń, emblematy, naszywki), napis czy logo bądź znak firmowy wskazują od razu na konkretną markę lub jest z nią kojarzony.