- Zobowiązujemy pracowników obsługi klientów banku, aby nosili odpowiedni ubiór zgodnie z wymogami określonymi w regulaminie pracy. Chodzi o ubiór elegancki i zarazem skromny (biała bluzka, koszula, garsonka, garnitur, krawat). Raz na  kwartał wypłacamy pracownikom ekwiwalent pieniężny na  zakup nowej garderoby, ponieważ bank nie przekazuje im ubioru w naturze. Czy takie świadczenie pieniężne może być zwolnione ze składek do  ZUS oraz podatku dochodowego, skoro pracownik regulaminem pracy jest zobowiązany do  noszenia stroju według wytyczonego schematu?

– pyta czytelnik.

Nie. Z opisu czytelnika wynika, że taki ekwiwalent pieniężny nie jest objęty zwolnieniem podatkowo-składkowym. A to dlatego, że ubrań do pracy w żaden sposób nic nie odróżnia od zwykłego stroju, który można nosić także poza godzinami roboczymi.

Nie ma definicji

Z podstawy wymiaru składek do ZUS oraz z podstawy opodatkowania wyłączona jest wartość ubioru służbowego (umundurowania), którego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalent pieniężny za ten strój.

Przesądzają o tym art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r. nr 64, poz. 361) oraz § 2 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Przepisy te określają warunki, jakie musi spełniać ubranie służbowe, aby wolne było od ujęć podatkowo-składkowych. Po pierwsze, używanie określonego ubioru służbowego jest obowiązkiem pracownika, co wynika z wewnętrznych regulacji, np. zarządzenia prezesa, regulaminu pracy lub bezpośrednio z umowy o pracę. Drugi warunek wiąże się z samym pojęciem „ubiór służbowy”.

Nie zostało ono zdefiniowane w przepisach – ani podatkowych, ani w prawie pracy (z wyjątkiem odzieży roboczej ochronnej). Należy zatem sięgnąć do słownika języka polskiego i odkryć znaczenie określeń „ubiór” i „służbowy”.

Uniwersalny Słownik Języka Polskiego mianem „ubrania” określa „to, co się nosi; ubranie, strój”, a „służbowy” to „dotyczący pracy w jakiejś instytucji, w wojsku itp., wynikający z pracy w takiej instytucji; urzędowy”.

Wobec tego jako odzież służbową należy uznać specjalną odzież lub jej elementy, noszoną tylko w związku z wykonywaną pracą, której charakter powinien uniemożliwiać wykorzystywanie jej do celów osobistych np. mundur, odzież robocza charakterystyczna dla firmy poprzez barwę, krój, logo itp.

Tak wynika z interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 8 maja 2012 r., ITPB2/415-246/11/12-S/IB).

Dwie kategorie

Ta interpretacja pozwala podzielić ubrania na dwie kategorie. Pierwsza to ubranie tylko do pracy, którego nie można używać po wyjściu z firmy, bo jest specjalnie oznakowane. Jego wygląd (rodzaj, kolor, struktura materiału, wzór, krój, deseń, emblematy, naszywki), napis czy logo bądź znak firmowy wskazują od razu na konkretną markę lub jest z nią kojarzony.

Innymi słowy ubiór ma charakterystyczne dla danej firmy cechy i jest pozbawiony przymiotów odzieży osobistej. Druga kategoria to odzież, która nie ma żadnych zindywidualizowanych cech, przez co można ją nosić nie tylko w pracy, ale również po godzinach. Jest to więc odzież neutralna.

Strój pierwszej kategorii, czyli taki, bez którego pracownik nie może przystąpić do pracy, co wynika z wewnętrznych przepisów firmowych, a także ekwiwalent za niego, są zwolnione z podatku dochodowego oraz składek do  ZUS. Z kolei ze zwolnienia nie korzysta wartość jakiegokolwiek ubioru bez zindywidualizowanych cech, którego używanie należy do obowiązków pracownika.

Odpowiadając zatem czytelnikowi, choć bank wymaga od pracowników obsługi klienta ubierania się odpowiednio do  zajmowanego stanowiska pracy, to nie zaopatruje ich w strój charakterystyczny dla tej instytucji ani nie oznacza w żaden sposób tej garderoby. Zatrudnieni sami dobierają stroje odpowiednio do wymogów, ale mogą w nich chodzić także w czasie pozazawodowym. Stąd ekwiwalent za ubranie jest opodatkowanym i oskładkowanym ich przychodem ze stosunku pracy.