Oczywiście nie można czekać tak długo z analizą poprawności dokumentów rozliczeniowych i ich korektą. Termin ten został wyznaczony jako dodatkowy, aby nie było wątpliwości, że wszystkie przekazane przez płatnika do ZUS druki zawierają poprawne informacje. Dokumenty te są szczególnie ważne, bo dotyczą ubezpieczonych i przebiegu ich historii ubezpieczeniowej. Rzutują więc na prawo oraz wysokość bieżących i przyszłych świadczeń (zasiłku, emerytury czy renty itd.).

Comiesięczny obowiązek

Każdy płatnik składek musi przesyłać do ZUS w ustalonym terminie deklarację rozliczeniową i imienne raporty miesięczne, a także opłacać składki za dany miesiąc. Dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych termin ten wyznaczono do 5. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Więcej o pięć dni mają na to osoby fizyczne opłacające składki wyłącznie za siebie. Natomiast pozostali płatnicy muszą wyrobić się przed upływem 15. dnia miesiąca.

Wyjątkowy termin na rozliczenie i opłacenie składek dotyczy twórców i artystów, którzy swoją działalność wykonują czekając na decyzję Komisji do spraw Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców. Kiedy już ją dostaną, składki należne za okres poprzedzający jej otrzymanie muszą uregulować w terminie opłacania składek za miesiąc, kiedy ten dokument do nich dotarł (art. 47 ust. 1 i 1a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych; tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).

Mówiąc o dokumentach rozliczeniowych mamy na myśli trzy rodzaje imiennych raportów miesięcznych i jeden formularz deklaracji, tj.,:

Pierwsze dwa raporty – RCA i RZA – to tzw. raporty składkowe. Raport RSA jest z kolei dokumentem świadczeniowym. Ma to bardzo istotne znaczenie z punktu widzenia zasad korygowania tych druków.

Nie zawsze z własnej inicjatywy

Płatnik składek ma obowiązek poprawić każdy dokument, który okaże się niepoprawny. Przy czym konieczność korekty może zostać stwierdzona zarówno przez niego we własnym zakresie, jak też może go o tym poinformować ZUS.

Przykład

W listopadzie 2011 r. pracownik, oprócz wynagrodzenia podstawowego, otrzymał również wypłatę za pracę na podstawie umowy-zlecenia zawartej z własnym pracodawcą. Sporządzając za tego ubezpieczonego raport RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00 za listopad 2011 r. płatnik popełnił błąd. Jako podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wykazał tylko kwotę wynagrodzenia zasadniczego. Zauważył jednak swój błąd w styczniu 2012 r., kiedy przygotowywał dane do rocznego rozliczenia podatkowego. Aby naprawić błąd, przekazał korektę raportu RCA za tego pracownika (z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0), w którym jako podstawę wymiaru składek wykazał sumę przychodów z umowy o pracę i kontraktu cywilnego. Raport też złożył wraz z korygującą deklaracją rozliczeniową DRA.

Termin, w jakim płatnik ma obowiązek złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych, to siedem dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub od otrzymania z ZUS zawiadomienia wskazującego na błąd.

Przykład

Płatnik składek otrzymał 17 stycznia 2012 r. zawiadomienie z ZUS o błędach stwierdzonych w dokumentach rozliczeniowych za październik 2011 r. Ma obowiązek przekazać ich poprawioną wersję najpóźniej 24 stycznia 2012 r.

Czasem konieczność poprawienia dokumentów rozliczeniowych wynika z decyzji wydanej przez ZUS. W takiej sytuacji siedmiodniowy termin, w jakim płatnik musi skorygować dokumenty, liczony jest od dnia uprawomocnienia się tej decyzji.

Z kolei w sytuacji, gdy nieprawidłowości w drukach wskazali inspektorzy kontroli ZUS, na przekazanie ich korekty płatnik ma 30 dni od otrzymania protokołu kontroli.

Sprawdź sam siebie

Po zakończeniu roku płatnicy muszą przeanalizować rozliczenia za miniony rok i poprawić dokumenty, w których znaleźli błędy. Mają na to czas do końca kwietnia. Oczywiście nie zwalnia to z obowiązku bieżącej kontroli poprawności druków.

W programie Płatnik dokumenty korygujące można sporządzić na podstawie dokumentów przekazanych wcześniej do ZUS. W ten sposób uda się uniknąć wielu błędów (patrz ilustracja 1).

Musi być komplet

Żeby skorygować dokumenty rozliczeniowe, płatnik ma obowiązek złożyć komplet druków korygujących. W jego skład zawsze wchodzi deklaracja rozliczeniowe (DRA). Jeśli błąd pojawił się w raportach, to ich poprawioną wersję trzeba przekazać właśnie z deklaracją. Przy czym:

Przykład

Płatnik złożył komplet dokumentów rozliczeniowych – deklarację i imienne raporty za 1250 ubezpieczonych, za grudzień 2011 r. Wszystkie druki miały identyfikator 01.12.2011 (oznaczający pierwszy komplet dokumentów składanych za grudzień 2011 r.). Okazało się, że trzeba poprawić raporty za dwie osoby. Firma musi więc przesłać do ZUS korekty tych dwóch raportów wraz z deklaracją DRA. Pozostałych raportów nie musi ponownie przekazywać.

Aby skorygować imienne raporty, płatnik zawsze ma obowiązek złożyć ich poprawioną wersję ze skorygowaną deklaracją rozliczeniową. Nie wolno złożyć samego raportu. Raporty są zawsze załącznikami do deklaracji.

W komplecie dokumentów korygujących płatnik powinien jednak przekazać (wraz z deklaracją) tylko raporty wymagające korekty. Natomiast w samej deklaracji musi rozliczyć składki za wszystkich ubezpieczonych. Zatem odnosząc się do przykładu, płatnik musi podsumować w deklaracji składki za wszystkie 1250 osób, ale dołączyć do niej imienne raporty miesięczne tylko za dwóch ubezpieczonych.

Żeby raport z deklaracją stanowiły komplet dokumentów, muszą zostać oznaczone tym samym identyfikatorem. Gdy będzie on inny, ZUS uzna, że raporty zostały przekazane bez deklaracji i je odrzuci. Jeśli to jest np. pierwsza korekta druków za grudzień 2011 r., to deklaracja i raport muszą zostać oznaczone  identyfikatorem 02.12.2011.

Przykład

W komplecie dokumentów rozliczeniowych, oznaczonym numerem identyfikatora 01, płatnik składek przekazał do ZUS deklarację rozliczeniową oraz imienne raporty miesięczne za 100 osób. Zorientował się, że w trzech raportach podał złą podstawę wymiaru składek. Skorygował te trzy druki i przekazał je do ZUS, ale bez deklaracji. Komplet dokumentów oznaczył identyfikatorem 02. W takiej sytuacji płatnik musi ponownie przesłać komplet dokumentów korygujących, który powinien składać się z deklaracji rozliczeniowej, zawierającej dane (składki) za wszystkich 100 ubezpieczonych i dołączonych do niej imiennych raportów miesięcznych za trzy osoby. W związku z tym, że imienne raporty korygujące przesłane bez deklaracji ZUS odrzuci, trzeba te dokumenty przekazać razem, oznaczając je identyfikatorem 02, a nie 03.

Wyjątek! Jeśli błędy zostały popełnione wyłącznie w deklaracji rozliczeniowej, tylko ją należy skorygować. Nie składa się wówczas imiennych raportów miesięcznych.

Przykład

Spółka A przekazała do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych (deklarację z raportami) z numerem identyfikatora 01. Okazało się, że naliczono składkę na Fundusz Pracy za wszystkich ubezpieczonych, także dwóch zleceniobiorców objętych dobrowolnie ubezpieczeniami społecznymi. Ponieważ ten błąd dotyczy tylko deklaracji DRA, bo tylko w niej jest wykazywana składka na Fundusz Pracy, płatnik musi przekazać do ZUS skorygowaną wersję tylko tego dokumentu, oznaczając ją numerem identyfikatora 02. Do deklaracji nie musi dołączać imiennych raportów korygujących.

Błędny identyfikator

Każdy raport i każda deklaracja powinny mieć nadany identyfikator. Wpisuje się go w bloku I „Dane organizacyjne". Składa się on z numeru identyfikatora oraz miesiąca i roku, za który dokonywane jest rozliczenie.

Numer identyfikatora wskazuje na oznaczenie dokumentu za dany okres rozliczeniowy. Np. numer 01 oznacza pierwszorazowe dokumenty rozliczeniowe. Natomiast numery od 02 do 39 wskazują, że są to kolejne wersje dokumentów korygujących za ten miesiąc (patrz ilustracja 2).

Imienny raport korygujący należy zawsze oznaczać tym samym numerem, co deklarację rozliczeniową korygującą, do której jest dołączony.

Przykład

Spółka cywilna B przekazała do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych (deklaracja wraz z raportami) oznaczony numerem identyfikatora 01.

W następnym miesiącu stwierdziła, że błędnie wyliczyła składkę na Fundusz Emerytur Pomostowych. Przekazała do ZUS deklarację rozliczeniową korygującą oznaczoną numerem identyfikatora 02.

W komplecie korygującym nie było raportów, bo składka na FEP wykazywana jest tylko w deklaracji. Po jakimś czasie zostały jednak ujawnione również błędy w raportach.

Kolejny komplet druków korygujących – składający się tym razem z poprawionych raportów i deklaracji – musi zostać oznaczony numerem identyfikatora 03. Fakt, że jest to pierwsza korekta imiennych raportów miesięcznych nie ma znaczenia.

Przykład

Przedsiębiorca prowadzący działalność usługową, przekazał do ZUS raporty i deklaracje za grudzień 2011 r., oznaczając wszystkie numerem identyfikatora 01.12.2011.

W lutym 2012 r. okazało się, że wśród druków zabrakło raportu za jedną osobę, która zaczęła pracować 25 grudnia 2011 r. Pomyłka wynikała z faktu, że w grudniu ub.r. pracownik ten nie otrzymał żadnego wynagrodzenia. Płatnik powinien jednak złożyć za tę osobę zerowy raport imienny, bo w tym miesiącu osoba ta podlegała ubezpieczeniom. Aby skorygować swój błąd, płatnik musi przesłać do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych składający się z zerowego raportu i deklaracji DRA. Nie ma znaczenia, że nie będzie to powodowało żadnych zmian dotyczących składek. Komplet druków korygujących musi oznaczyć numerem identyfikatora 02.12.2011. Co prawda jest to raport pierwszorazowy za tego ubezpieczonego, ale trzeba go oznaczyć tak jak deklarację, do której został dołączony (patrz ilustracja 3).

Zdarzają się sytuacje, że płatnik musi złożyć kolejną korektę, a ostatni komplet korygujący przekazał z najwyższym numerem identyfikatora. W takiej sytuacji przy kolejnych korektach musi oznaczać wszystkie dokumenty tym najwyższym numerem.

Zatem płatnik, który ma obowiązek używać identyfikatorów z zakresu od 01 do 39, po wyczerpaniu tych numerów, kolejne komplety druków korygujących za ten miesiąc oznacza oznaczając je numerem 39. Musi jednak zwrócić szczególną uwagę na prawidłowe wpisanie daty wypełniania dokumentów. ZUS uzna bowiem, że prawidłowe dokumenty korygujące to te złożone z najpóźniejszą datą.

Typ raportu ma znaczenie

Jak wcześniej wspomniano, imienne raporty miesięczne mogą dotyczyć:

Te pierwsze to raporty RCA i RZA. Nazywane są one składkowymi. Drugie – składane na druku RSA – nazywane są świadczeniowymi.

Takie rozróżnienie raportów jest istotne z punktu widzenia zasad ich korygowania. Obowiązują bowiem poniższe dwie zasady:

Przykład

Za grudzień 2011 r. spółka cywilna sporządziła za pana Jana raport składkowy RCA oraz dwa raporty świadczeniowe RSA.

Aby skorygować błąd popełniony w raporcie RCA, płatnik powinien złożyć komplet dokumentów składający się z deklaracji DRA i poprawionego raportu RCA. Nie musi przekazywać za pana Jana poprawionychraportów RSA.

Najczęściej popełnianym przez płatników błędem jest wykazanie nieprawidłowej podstawy wymiaru składek w raporcie RCA czy RZA. W takiej sytuacji płatnik musi złożyć za ubezpieczonego nowy, poprawnie wypełniony raport korygujący (oczywiście razem z deklaracją).

Przykład

Za panią Beatę, która od 15 grudnia 2011 r. przebywa na urlopie wychowawczym, pracodawca rozlicza składki z tego tytułu na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz zdrowotne (w raporcie RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 0 0). W raporcie za grudzień 2011 r. wykazał jako podstawę wymiaru składek na wszystkie ubezpieczenia kwotę stanowiącą 17/31 obowiązującego wówczas minimalnego wynagrodzenia, tj. 1386 zł. Jest to prawidłowa podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ale nie na ubezpieczenie zdrowotne. Podstawą wymiaru tej ostatniej składki jest stała, zryczałtowana kwota – w wysokości świadczenia pielęgnacyjnego, tj. 520 zł. Składka na to ubezpieczenie jest miesięczna i niepodzielna. Nie ma do niej zastosowania zasada proporcjonalnego zmniejszania, gdy ubezpieczony nie podlega ubezpieczeniu przez cały miesiąc. Płatnik ma zatem obowiązek skorygować imienny raport RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 0 0. Przekazuje go wraz z deklaracją rozliczeniową korygującą. Ale nie powinien do tego kompletu dokumentów dołączać raportu RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00. Raport ten został bowiem przekazany z innym kodem tytułu ubezpieczenia niż ten wymagający korekty.

Za jedną osobę nie można przekazać do ZUS więcej niż jednego raportu składkowego (RCA, RZA) z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia. Gdy tak się stanie i do ZUS zostaną wysłane dwa takie dokumenty (np. dwa druki RCA lub zarówno raport RCA, jak i RZA), to w celu skorygowania tego stanu rzeczy należy złożyć właściwy – jeden – raport i oznaczyć go jako korygujący.

Przykład

Pani Marta pracowała dla tej samej firmy na podstawie umowy-zlecenia do 14 lutego br., a potem od 20 lutego.

Z pierwszej umowy była zgłoszona tylko do ubezpieczenia zdrowotnego, a z drugiej – również do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Zleceniodawca przekazał za nią za luty dwa raporty składkowe – zarówno RZA, jak i RCA – z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia (04 11 0 0). Składki za jedną osobę od przychodu z tego samego tytułu do ubezpieczeń, muszą być rozliczane w jednym raporcie. Aby skorygować ten błąd, płatnik powinien złożyć raport RCA – oznaczając go jako korygujący, wraz z deklaracją rozliczeniową DRA. Oba druki muszą zostać oznaczone takim samym numerem identyfikatora. Płatnik nie powinien przekazywać „zerowego" raportu RZA.

Podobnie płatnik powinien postąpić w sytuacji, gdy za tę samą osobę złożył z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia dwa raporty składkowe RCA. Dla każdego ubezpieczonego płatnik składek w (jednym) imiennym raporcie miesięcznym uwzględnia bowiem należne składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od wszystkich wypłat dokonanych lub postawionych do dyspozycji ubezpieczonego, od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, stanowiących podstawę wymiaru składek na te ubezpieczenia. Zatem w celu dokonania korekty, trzeba złożyć jeden poprawny raport RCA i oznaczyć go jako korygujący.

Przykład

Płatnik składek sporządził za pracownicę Annę Kowalską dwa imienne raporty miesięczne RCA za październik 2011 r. W jednym uwzględnił wynagrodzenie zasadnicze, a w drugim pensję za godziny nadliczbowe. Wszystkie składniki wynagrodzenia danego

ubezpieczonego płatnik ma natomiast obowiązek wykazać w jednym imiennym raporcie miesięcznym. Aby skorygować swój błąd, musi rozliczyć składki od sumy przychodów w nowym raporcie RCA, oznaczając go jako korygujący. Przekazuje go wraz z deklaracją DRA, oznaczając obydwa dokumenty takim samym numerem identyfikatora.

Na popełnienie takiego błędu nie naraża się osoba rozliczająca składki w programie Płatnik. W trakcie weryfikacji zestawu program zakomunikuje błąd krytyczny. A taki błąd uniemożliwia przekazanie dokumentów do ZUS (patrz ilustracja 4).

Jeżeli płatnik składek wypełniając raport popełnił pomyłkę w danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, tj. w nazwisku, imieniu lub w identyfikatorze numerycznym, to musi złożyć za tę osobę nowy, poprawny raport. Raport ten i deklarację rozliczeniową oznacza kolejnym numerem identyfikatora.

Wyzerować informacje

Rodzajem korygowania raportów jest ich wycofywanie. Płatnik musi wycofać raport wtedy, gdy nie powinien go składać. Wycofanie oznacza, że przekazuje nowy raport skorygowany do „zera".

Aby zatem wycofać raport składkowy, należy sporządzić raport korygujący. W pola dotyczące podstawy wymiaru i kwoty składek należy wpisać wartość „0,00".

Przykład

W komplecie dokumentów rozliczeniowych za styczeń 2012 r. płatnik przez pomyłkę przekazał też raport za osobę, która już u niego nie pracuje, a po ustaniu zatrudnienia i wyrejestrowaniu z ZUS nie otrzymała od firmy żadnych świadczeń. Aby dokonać korekty, płatnik musi przekazać za tę osobę imienny raport miesięczny korygujący, w którym w pola dotyczące podstawy wymiaru i kwoty składek wpisze „0,00".

Dokument przekazuje oczywiście w komplecie z deklaracją.

Na podobnych zasadach odbywa się skorygowanie raportu świadczeniowego RSA, który został niepotrzebnie złożony. Aby wycofać taki dokument, należy sporządzić nowy, korygujący raport. W pola dotyczące liczby dni zasiłkowych/liczby wypłat trzeba wpisać wartość „0,00".

Przykład

Płatnik składek sporządził za ubezpieczonego Adama Kowalskiego raport RSA za styczeń 2011 r. Wykazał w nim wypłatę zasiłku chorobowego za okres 25 – 31 stycznia w kwocie 350 zł. Po przekazaniu dokumentów do ZUS okazało się, że zasiłek chorobowy otrzymała Anna Kowalska, a Adam Kowalski przepracował cały miesiąc. Aby wycofać raport świadczeniowy złożony za Adama Kowalskiego płatnik musi przekazać do ZUS korygujący raport RSA, wykazując w nim:

Płatnik przekazuje ten raport z deklaracją. Dokumenty oznacza takim samym numerem identyfikatora (patrz ilustracja 5 i ilustracja 6).

Raportów RSA za danego ubezpieczonego trzeba składać tyle, ile otrzymał świadczeń – tj. odmiennie niż jest to z raportami składkowymi. Zdarza się czasem, że niektóre z raportów złożonych za ten sam miesiąc i za tę samą osobę (z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia) wymagają korekty, a inne trzeba wycofać.

Gdy trzeba wycofać jeden z kilku raportów RSA, w których wykazano inne kody świadczenia/przerwy, w komplecie korygującym należy złożyć tylko te raporty, które są aktualne.

Przykład

W pierwszorazowym komplecie dokumentów rozliczeniowych za grudzień 2011 r. płatnik złożył za pracownicę Annę Kowalską następujące raporty RSA z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia (01 10 0 0), ale z różnymi kodami świadczenia/przerwy, tj.:

Płatnik musi wycofać raport z kodem świadczenia/przerwy 312, ponieważ zasiłek opiekuńczy otrzymała inna pracownica. Pozostałe dwa raporty były poprawne.

W komplecie korygującym o numerze identyfikatora wyższym o jeden od poprzednio złożonego kompletu druków, płatnik musi przekazać deklarację DRA, dołączając do niej poprawne dwa raporty RSA – w których podaje te same, co  poprzednio, informacje (patrz ilustracja 7).

Jeśli płatnik złożył za ubezpieczonego kilka raportów RSA z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia, ale z innymi kodami świadczenia/przerwy, a następnie okaże się, że musi je wszystkie wycofać, to oddzielnie wycofuje każdy z nich.

Przykład

W pierwszorazowym komplecie dokumentów rozliczeniowych za styczeń 2011 r. płatnik złożył za panią Karinę, z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0, raporty RSA:

z kodem świadczenia/przerwy 312, okres: 02.01.2011 – 07.01.2011, kwota: 200,00,

z kodem świadczenia/przerwy 313, okres: 12.01.2011 – 18.01.2011, kwota: 200,00,

z kodem świadczenia/przerwy 311, okres: 26.01.2011 – 31.01.2011, kwota: 200,00.

Płatnik pomylił się i musi wycofać wszystkie raporty.

W zestawie korygującym powinien przekazać deklarację DRA oraz następujące trzy raporty RSA, wypełnione tak samo jak poprzednio, z dwiema różnicami.

W każdym z nich:

Jeśli w takiej sytuacji powstanie konieczność wycofania jednego z raportów i skorygowania drugiego raportu, należy przekazać aktualny komplet raportów. Czyli nie przekazujemy raportu, który trzeba wycofać.

Przykład

Płatnik składek w pierwszorazowym komplecie dokumentów rozliczeniowych za styczeń 2011 r. złożył za pracownicę, panią Ewę następujące raporty RSA (z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0):

Płatnik musi wycofać raport z kodem 313, a w raporcie z kodem 311 skorygować okres (na: 10.01.2011 – 31.01.2011) i kwotę (na: 700,00). Trzeci raport, z kodem 312, był poprawny.
W komplecie korygującym płatnik musi złożyć deklarację DRA oraz następujące (aktualne) raporty RSA:

Przykład

Pracodawca w pierwszorazowym komplecie dokumentów rozliczeniowych za styczeń 2011 r. złożył za pracownicę, panią Monikę, raporty RSA (z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0):

z kodem świadczenia /przerwy 331 (wynagrodzenie chorobowe), okres: 02.01.2011 – 06.01.2011, kwota: 200,00

z kodem świadczenia/przerwy 313 (zasiłek chorobowy), okres: 10.01.2011 – 15.01.2011, kwota: 200,00

z kodem świadczenia /przerwy 311 (zasiłek macierzyński),okres: 18.01.2011 – 31.01.2011, kwota: 200,00.

Okazało się, że pracownica w styczniu nie pobierała ani wynagrodzenia chorobowego, ani zasiłku chorobowego.

Natomiast dziecko urodziła 17 stycznia 2011 r. i od tego dnia przebywa na urlopie macierzyńskim. Pracodawca musi skorygować dane dotyczące kodu świadczenia/przerwy 311 (musi być okres: 17.01.2011 – 31.01.2011, kwota: 1250,00), a także wycofać raporty złożone z kodami świadczenia/przerwy 331 i 313. W komplecie dokumentów korygujących wraz z deklaracją DRA musi przekazać tylko jeden raport RSA:

z kodem świadczenia/przerwy 311, okres: 17.01.2011 – 31.01.2011, kwota: 1250,00.

Nie powinien składać raportów wycofujących pozostałe dwa rozliczenia (z kodami świadczenia/przerwy 331 i 313). Raporty te zostaną wycofane zgodnie z zasadą, że dokument oznaczony wyższym identyfikatorem „przykryje" wszystkie raporty świadczeniowe z niższym numerem identyfikatora.

Tym samym pozostaną zapisy tylko z raportu korygującego z kodem świadczenia /przerwy 311.

Brak dokumentu

Może zdarzyć się, że płatnik nie przekazał za daną osobę jednego z raportów RSA. W takim przypadku musi przesłać aktualny komplet raportów ZUS RSA, w tym ten brakujący.

Przykład

Pani Anna przebywająca na urlopie wychowawczym, która została z tego tytułu objęta ubezpieczeniami emerytalnym, rentowymi i zdrowotnym, 15 grudnia 2011 r. urodziła kolejne dziecko. Zasiłek macierzyński za grudzień 2011 r. otrzymała w grudniu. Za ten miesiąc płatnik złożył za tę pracownicę następujące imienne raporty miesięczne:

Płatnik zapomniał przekazać raport RSA z kodem tytułu 01 10 0 0 i kodem świadczenia/przerwy „121" za okres 1 – 14 grudnia. Aby uzupełnić ten brak, nie wystarczy, że prześle do ZUS brakujący raport RSA. Wraz z nim musi przekazać w trybie korekty raport RSA, który wcześniej został wypełniony poprawnie (z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0 i kodem świadczenia/przerwy 311 za okres od 15 do 31 grudnia).

Zatem w komplecie dokumentów korygujących musi być deklaracja i dwa raporty:

RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0 i kodem świadczenia/przerwy 121 za okres od 1 do 14 grudnia 2011 r.,

RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0 i kodem świadczenia/przerwy 311 za okres od 15 do 31 grudnia 2011 r., w którym należy wykazać kwotę wypłaconego zasiłku macierzyńskiego.

Stare dokumenty na nowych drukach

Formularze raportów RNA i RGA zostały uchylone w 2003 r. Ten pierwszy służył do przekazywania informacji o składnikach wynagrodzenia w zakresie niezbędnym do określenia wysokości zasiłków. Na druku RGA płatnicy przekazywali natomiast informacje niezbędne do uznania okresów pracy za okresy pracy górniczej. Obecnie nie ma już obowiązku przekazywania tych informacji.

Jeśli okaże się, że płatnik musi skorygować złożony kilka lat temu raport RNA, powinien to zrobić na formularzu RCA. Z kolei korekty danych przekazanych w imiennym raporcie miesięcznym RGA należy dokonywać na druku RSA.

Program Płatnik przy tworzeniu dokumentów korygujących automatycznie zmienia nieaktualne raporty na obecnie obowiązujące (patrz ilustracja 8).

Uwaga! Nie należy korygować przekazanych danych, których od 2003 r. nie trzeba już przekazywać do ZUS. Zatem płatnicy nie mają obowiązku korygowania danych o składnikach wynagrodzenia, które przekazali w dokumentach RNA ani o okresach pracy górniczej przekazanych na druku RGA.

ZUS wyręczy płatnika

Zakład Ubezpieczeń Społecznych może korygować błędy w deklaracji rozliczeniowej i w imiennych raportach miesięcznych, które uzna za możliwe do poprawienia we własnym zakresie. Jeśli błąd będzie polegał na rozbieżności między kwotą podstawy wymiaru składek a kwotą naliczonych składek, ZUS przyjmie, że  prawidłowa jest podstawa wymiaru składek. I od niej naliczy należne składki. Na podstawie skorygowanych przez siebie dokumentów rozliczeniowych ZUS ewidencjonuje dane na koncie ubezpieczonego i rozlicza konto płatnika.

Jeżeli płatnik nie zgadza się z korektą, którą sporządził ZUS, w ciągu siedmiu dni od otrzymania zawiadomienia w tej sprawie powinien złożyć własną wersję skorygowanych dokumentów.

E-wersja to standard

Płatnik składek, który rozlicza składki za więcej niż pięć osób, ma obowiązek przekazywać do ZUS dokumenty ubezpieczeniowe oraz ich korekty przez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego z oprogramowania zgodnego z wymaganiami ZUS. Dotyczy to również płatnika, który pierwszorazowe dokumenty przekazał w formie papierowej (np. w formie wydruków z programu Płatnik), jeśli zwiększył się stan osób, które zgłasza do ubezpieczeń.

Korekty należy sporządzać w formie elektronicznej nawet wtedy, gdy chodzi o poprawkę dokumentów składanych za okresy wcześniejsze, kiedy nie było jeszcze takiego obowiązku (np. za rok 1999 r. lub 2000 r.).

O tym, jaka forma dokumentu – papierowa czy elektroniczna – obowiązuje płatnika przy składaniu dokumentów rozliczeniowych korygujących (a także zgłoszeniowych zmieniających i korygujących), decyduje liczba osób, za które rozliczył składki w złożonym za ostatni miesiąc komplecie dokumentów rozliczeniowych.

Jeśli więc „mały płatnik" rozliczył składki za styczeń 2012 r. za pięć osób, a za luty i marzec br. za jedną mniej, to dopiero dokumenty za marzec  może przekazać w formie papierowej. Za luty obowiązuje go wersja elektroniczna, ponieważ za poprzedni miesiąc (styczeń) rozliczył składki za pięć osób.