Dokumentacja rozliczeniowa ZUS: zakodowane nieobecności w pracy w dokumentach ubezpieczeniowych

Pozytywna decyzja ZUS o przyznaniu świadczenia rehabilitacyjnego wymusza wycofanie tego raportu.

Prawo do świadczenia rehabilitacyjnego przysługuje ubezpieczonemu, jeżeli

• niezdolność do pracy trwa nadal po wyczerpaniu okresu płatności zasiłku chorobowego (wynoszącego 182 dni albo 270 dni w przypadku gruźlicy lub choroby przypadającej w okresie ciąży) oraz

• dalsze leczenie lub rehabilitacja lecznicza rokują odzyskanie zdolności do pracy.

Świadczenie to można pobierać przez maksymalnie 12 miesięcy po wykorzystaniu okresu zasiłkowego. Przy czym nie oznacza to, że od razu przyznawane jest ono na tak długi okres.

Decyzję w tej sprawie podejmuje lekarz orzecznik ZUS. A jeżeli do jego orzeczenia wniesiono sprzeciw lub zarzut wadliwości, to rozstrzygnięcie należy do komisji lekarskiej ZUS (art. 18 ust. 6 ustawy z 25 czerwca 1999 o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa; tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.).

W następstwie tego orzeczenia decyzję wydaje ZUS. To dopiero na jej podstawie można podjąć wypłatę świadczenia rehabilitacyjnego.

W oczekiwaniu na decyzję

Często ZUS wydaje decyzję o prawie do świadczenia rehabilitacyjnego po upływie okresu zasiłkowego. Zwykle powodem jest zbyt późne złożenie wniosku o jego przyznanie. W takiej sytuacji pracodawca staje przed dylematem, jak traktować nieobecność zatrudnionego.

Nie ulega wątpliwości, że pracownika niedysponowanego zdrowotnie (a tylko taki ma możliwość otrzymania świadczenia rehabilitacyjnego) nie można dopuścić do pracy. Nie wolno mu także udzielić urlopu wypoczynkowego. Wskazują na to regulacje kodeksowe, zgodnie z którymi urlop jest przesuwany, gdy podwładny jest chory, lub przerywany, kiedy choroba występuje w trakcie płatnego wypoczynku (art. 165 pkt 1 i art. 166 pkt 1 kodeksu pracy).

Dlatego od momentu wyczerpania się okresu zasiłkowego do czasu wydania przez ZUS decyzji w sprawie świadczenia rehabilitacyjnego podwładnemu nie wolno świadczyć pracy. Pracodawca nie ma natomiast obowiązku opłacać tego okre-su. Wynagrodzenie przysługuje bowiem co do zasady za pracę wykonaną, a za czas jej nieświadczenia zatrudnieni dostają pieniądze jedynie w przypadkach przewidzianych przez prawo pracy.

Absencja w RSA

Nieobecność w pracy pracownika, który czeka na pismo nadające mu prawo do świadczenia rehabilitacyjnego, należy potraktować jako usprawiedliwioną.

Pracodawca nie ma co prawda dokumentu docelowo usprawiedliwiającego okres oczekiwania na decyzję ZUS, ale wie o okolicznościach absencji podwładnego (i jego stanie zdrowia). Tego typu nieobecności (usprawiedliwione, niepłatne) należy wykazywać w zusowskiej dokumentacji rozliczeniowej. W raporcie ZUS RSA należy posłużyć się kodem przerwy 151.

Zakład pracy, który otrzyma decyzję z ZUS i ma obowiązek wypłacić zatrudnionemu świadczenie rehabilitacyjne, musi skorygować ten raport. Natomiast płatną nieobecność w pracy musi rozliczyć w dokumentach przekazywanych do ZUS za ten miesiąc, w którym podwładny otrzymał należność (z kodem 321).

W jaki sposób ma skorygować raport RSA, w którym został wykazany okres nieobecności z kodem przerwy 151, zależy od tego, czy w tym dokumencie widniały też inne okresy absencji rehabilitowanego pracownika.

Jeśli były (czyli nieobecność pracownika została wykazana w więcej niż jednym bloku raportu RSA), wówczas w trybie korekty trzeba ponownie sporządzić ten dokument, ale pominąć w nim okres, który wcześniej został wykazany z kodem 151.

Gdy w raporcie RSA jedyną absencją była ta z oznaczeniem 151, to raport ten trzeba wycofać. W tym celu należy wypełnić nowy druk, podając w nim:

• 0 w polu „liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat”,

• kod świadczenia/przerwy  151,

• okres taki sam, jak w wycofywanym raporcie,

• 0,00 w polu „kwota” (pole to można też pozostawić puste).

Przykład

Pani Barbara, która od dłuższego czasu choruje, wystąpiła o świadczenie rehabilitacyjne. Jej okres zasiłkowy wyczerpał się 17 października 2011, ale do tego czasu nie odzyskała zdolności do pracy.