[b]- Jesteśmy firmą zajmującą się projektowaniem i zabudową terenów zielonych. Mamy siedzibę w Polsce i tu wykonujemy działalność. Jednak mamy również kontakty zagraniczne i na zlecenie świadczymy usługi dla klientów spoza Polski.

Kilkoro naszych pracowników zostanie od 1 marca br. wysłanych do pracy w Holandii na trzy miesiące. Ich wynagrodzenie będzie wynosiło po 3500 euro. Do tego będą mieli opłacone zakwaterowanie w hotelu. Jak rozliczyć miesięcznie tych pracowników z podatku i składek na ZUS?[/b] – pyta czytelniczka.

Z pytania wynika, że nie będzie to podróż służbowa, lecz oddelegowanie pracowników do pracy za granicę.

[srodtytul]Na dwa sposoby[/srodtytul]

Wykonywanie pracy za granicą może odbywać się na polecenie pracodawcy, bez konieczności uzyskania akceptacji pracownika. Wtedy mamy do czynienia z podróżą służbową w rozumieniu art. 77[sup]5[/sup] [link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Ustawy/1995_99/DU1998Nr%2021poz%20%2094.asp]kodeksu pracy[/link].

Wyjazd może też być oddelegowaniem do pracy poza Polską. Wówczas obie strony porozumiewają się co do zmiany miejsca pracy na określony czas i wprowadzają ją do umowy o pracę.

Rozróżnienie podróży służbowej i oddelegowania ma kluczowe znaczenie przy rozliczaniu podatku dochodowego i składek ubezpieczeniowych przychodów. Mianowicie za czas podróży służbowej przysługują diety i inne należności na pokrycie kosztów wyjazdu i pobytu.

Rodzaj i wysokość tych świadczeń określa [link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Rozporzadzenia/2002/DU2002Nr236poz1990.asp]rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.[/link]; dalej rozporządzenie o podróżach zagranicznych).

Mogą je stosować pracodawcy spoza sfery budżetowej, jeśli samodzielnie nie określą zasad rozliczania podróży w przepisach wewnętrznych.

Diety i zwrot kosztów podróży, wypłacone pracownikowi do limitów wynikających z rozporządzenia o podróżach zagranicznych, są zwolnione z podatku dochodowego i składek na ZUS. Oddelegowanie natomiast nie wiąże się z wypłatą diet i innych należności stanowiących zwrot kosztów wyjazdu, bo pracownik nie jest w podróży służbowej.

Od woli pracodawcy zależy, czy przyzna pracownikowi określone świadczenia dodatkowe, np. zapewni zakwaterowanie czy opłaci przejazdy. Oprócz wynagrodzenia pracodawca nie musi bowiem gwarantować podwładnemu takich należności.

[srodtytul]Należności dla fiskusa[/srodtytul]

Osoby fizyczne z miejscem zamieszkania w Polsce podlegają tutaj nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, tzn. płacą w Polsce podatek od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów.

Tak stanowi art. 3 [link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Ustawy/2010/DU2010Nr%2051poz%20307a.asp]ustawy o PIT[/link]. Ale musimy też stosować umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, których stroną jest Polska.

[link=http://akty-prawne.rp.pl/dzienniki/du/2003/216/poz.2120.htm]Konwencja między Rzeczpospolitą Polską a Królestwem Niderlandów w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu, podpisana w Warszawie 13 lutego 2002 r. (DzU nr 216, poz. 2120)[/link], przewiduje, że uposażenia, płace i inne podobne wynagrodzenia, które osoba mająca miejsce zamieszkania w umawiającym się państwie (w Polsce) otrzymuje z pracy najemnej, podlegają opodatkowaniu tylko w tym państwie, chyba że praca wykonywana jest w drugim umawiającym się kraju (w Holandii).

Jednak wynagrodzenie, jakie osoba mająca miejsce zamieszkania w Polsce otrzymuje za pracę najemną wykonywaną w Holandii, podlega opodatkowaniu tylko w Polsce, jeżeli:

- odbiorca przebywa w Holandii przez okres lub okresy nieprzekraczające łącznie 183 dni podczas 12-miesięcznego okresu rozpoczynającego się lub kończącego w danym roku podatkowym i

- wynagrodzenie jest wypłacane przez pracodawcę, który nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w Holandii, lub w jego imieniu oraz

- wynagrodzenie nie jest ponoszone przez zakład lub stałą placówkę, którą pracodawca ma w Holandii.

Te trzy warunki muszą być spełnione łącznie, aby podatki Polaków trafiły do rodzimego fiskusa. Wtedy pracodawca będzie miał obowiązek rozliczania wynagrodzeń pracowników za czas pracy w Holandii, na ogólnych zasadach, tj. zgodnie z art. 32 ustawy o PIT.

[srodtytul]Podpowiedź resortu[/srodtytul]

Ministerstwo Finansów w piśmie z 5 marca 2007 r. (DD4-033-01692/ZKK/06/869) wskazuje, że przy obliczaniu pobytu pracownika na terytorium drugiego państwa stosuje się metodę, która polega na tym, że do rachunku należy wziąć:

- część dnia,

- dzień przybycia,

- dzień wyjazdu i

- wszystkie inne dni spędzone w danym państwie, takie jak: soboty i niedziele, święta narodowe, urlopy przed, w czasie i po zakończeniu działalności, krótkie przerwy (szkolenia, strajki, zamknięcie przedsiębiorstwa, opóźnienia dostaw), dni choroby oraz dni zajęte z powodu śmierci lub choroby w rodzinie.

Nie wlicza się natomiast dni spędzonych w tym państwie w czasie przejazdu między dwoma miejscami położonymi poza tym krajem.

[srodtytul]Część zwolniona[/srodtytul]

Pracownikom oddelegowanym do pracy za granicę przysługuje zwolnienie z podatku dochodowego części przychodu, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy o PIT.

Zatem wolna od podatku jest część przychodów osób mających miejsce zamieszkania w Polsce, przebywających czasowo za granicą i uzyskujących przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy, za każdy dzień pobytu za granicą, w którym podatnik pozostawał w stosunku pracy lub pokrewnym.

Próg zwolnienia to kwota odpowiadająca 30 proc. diety, określonej w rozporządzeniu o podróżach zagranicznych. Oznacza to, że część przychodu pracownika oddelegowanego w wysokości stanowiącej 30 proc. diety za dobę podróży do Holandii za każdy dzień pobytu w tym kraju nie podlega opodatkowaniu.

Z pytania wynika, że pracodawca opłaci oddelegowanym hotel. Od 1 stycznia br. obowiązuje zmieniony art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT dotyczący zakwaterowania.

Bez podatku pozostaje wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł.

Ale pod warunkiem że:

- nie są stosowane podwyższone koszty uzysku,

- miejsce zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy.

Ulga ma zastosowanie również do pracowników oddelegowanych do pracy za granicę, którym tam na miejscu pracodawca załatwił mieszkanie [srodtytul](interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 13 listopada 2008 r., ILPB1/415-654/08-2/AK)[/srodtytul].

[srodtytul]ZUS weźmie swoje[/srodtytul]

Z reguły dana osoba podlega w zakresie ubezpieczeń ustawodawstwu państwa wykonywania pracy. Wyjątek stanowią pracownicy oddelegowani do pracy za granicę.

Pracownik oddelegowany to taki, który normalnie wykonuje pracę w danym państwie UE i został oddelegowany przez swojego pracodawcę do innego państwa UE w celu wykonywania tam dla niego pracy.

Może on podlegać ustawodawstwu państwa wysyłającego (Polski), mimo wykonywania pracy w innym państwie członkowskim, jeśli spełnione są następujące warunki:

- przewidywany czas oddelegowania nie przekracza 24 miesięcy,

- pracownik nie jest wysłany w celu zastąpienia innej osoby,

- pracodawca prowadzi normalną działalność w państwie wysyłającym.

Zatem pracownicy z pytania będą podlegać nadal ubezpieczeniu w ZUS.

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jest przychód w rozumieniu przepisów ustawy o PIT osiągany u pracodawcy z tytułu zatrudnienia na podstawie stosunku pracy.

Wyłącza się z niej wynagrodzenie chorobowe i zasiłki oraz przychody wymienione w § 2 [link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Rozporzadzenia/1998/DU1998Nr161poz1106.asp]rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.)[/link].

Jednym z nich jest część wynagrodzenia pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w rozporządzeniach o podróżach służbowych pracowników sfery budżetowej.

Z zastrzeżeniem jednak, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej (w 2011 r. 3359 zł). Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego miesiąca za granicą, minimalną podstawę wymiaru składek społecznych zmniejsza się proporcjonalnie.

Gdy więc przychód pracownika, stanowiący podstawę wymiaru składek, po odjęciu części zwolnionej okaże się niższy niż kwota minimalna za cały miesiąc, to wówczas składki należy naliczyć od tej właśnie kwoty, a nie od faktycznego przychodu.

Zwolnienie przysługuje za każdy dzień pobytu, za który pracownik ma wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru składek. Tak więc wliczamy tu dni wolne dla pracownika według jego rozkładu czasu pracy (np. soboty, niedziele, święta), a pomijamy dni choroby, urlopu wypoczynkowego czy bezpłatnego.

[srodtytul]Przychód w walucie[/srodtytul]

Przed przystąpieniem do naliczenia zaliczki i składek wynagrodzenie w walucie obcej należy przeliczyć na złote zgodnie z art. 11a ust. 1 ustawy o PIT, tj. według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu.

Przychód to otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Jeśli więc pobory zostaną wypłacone 31 marca br., zgodnie z terminem wypłat, to przyjmujemy kurs średni NBP z 30 marca.

[ramka][b]Trochę teorii, trochę praktyki[/b]

- Za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium naszego kraju uważa się osobę fizyczną, która posiada na terytorium RP centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) albo przebywa na terytorium Polski dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

- Pracownik przed wyjazdem do państwa oddelegowania powinien zdobyć formularz A1, który zaświadcza, że podlega on ustawodawstwu państwa wysyłającego. On albo jego pracodawca mogą uzyskać ten dokument w ZUS. [/ramka]

[ramka][b]Sporządzimy przykładową listę płac na 31 marca dla jednego z pracowników, z założeniem że:[/b]

- przysługują mu podstawowe koszty uzyskania przychodu 111,25 zł,

- złożył PIT-2 i korzysta w efekcie z kwoty zmniejszającej podatek 46,33 zł,

- średni kurs euro NBP z 30 marca to 3,8765 zł,

- opłata za hotel, według rachunku za marzec, na jedną osobę wyniosła 1000 euro.

Przychód pieniężny wyniósł więc 13 567,75 zł

(3500 euro x 3,8765 zł).

[b]Krok 1. Składki na ubezpieczenia[/b]

Zakwaterowanie nie jest zwolnione ze składek i przeliczenia na złote dokonuje się tak jak dla celów podatkowych.

Zatem - wartość zwolniona ze składek 42 euro (dieta za dobę podróży do Holandii) x 31 dni = 1302 euro 4500 euro – 1302 euro = 3198 euro

- podstawa składek społecznych 3198 euro x 3,8765 zł (kurs euro) = 12 397,05 zł

- składki na ubezpieczenia społeczne (łącznie) 12 397,05 zł x 13,71 proc. = 1699,64 zł

- podstawa wymiaru składki zdrowotnej 12 397,05 zł – 1699,64 zł = 10 697,41 zł

- pełna składka zdrowotna 10 697,41 zł x 9 proc. = 962,77 zł

- składka zdrowotna odliczana od zaliczki na podatek 10 697,41 zł x 7,75 proc. = 829,05 zł

[b]Krok 2. Przychód i zaliczka na podatek[/b]

42 euro x 30 proc. = 12,60 euro

część zwolniona z podatku 12,60 euro x 31 dni = 390,60 euro

4500 euro – 390,60 euro = 4109,40 euro

- podstawa opodatkowania 4109,40 euro x 3,8765 zł = 15 930,09 zł – 500 zł (zakwaterowanie) = 15 430,09 zł

15 430,09 zł – 1699,64 zł (składki społeczne) = 13 730,45 zł – 111,25 zł = 13 619,20 zł; po zaokrągleniu 13 619 zł

- podatek (13 619 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 2405,09 zł

zaliczka na podatek do US 2405,09 zł – 829,05 zł = 1576,04 zł, po zaokrągleniu 1576 zł

[b]KROK 3. Wartość do wypłaty[/b]

13 567,75 zł – (1699,64 zł + 962,77 zł + 1576 zł) = 9329,34 zł[/ramka]