Kiedy niezbędne jest sporządzenie formularzy jeszcze raz

Mamy obowiązek złożyć deklarację rozliczeniową korygującą i imienny raport korygujący w formie nowego dokumentu w każdym przypadku, gdy zachodzi konieczność korekty podanych w nich danych. Komplet dokumentów korygujących składa się zawsze z imiennych raportów miesięcznych korygujących i deklaracji rozliczeniowej korygującej, która zawiera dane dotyczące wszystkich ubezpieczonych. Chodzi tu zarówno o tych, których rozliczyliśmy w poprzednim komplecie dokumentów, jak i tych, za których sporządziliśmy imienne raporty miesięczne korygujące. Imienny raport korygujący oznaczamy tym samym numerem (w polu 01 „Identyfikator raportu”) co deklarację rozliczeniową korygującą, do której go dołączamy.

Raporty rozliczeniowe korygujemy adekwatnie do raportu danego typu, tj. odrębnie dla raportów składkowych (ZUS RCA, ZUS RZA) i odrębnie dla raportów świadczeniowych (ZUS RSA,) w ramach danego sześcioznakowego kodu tytułu ubezpieczeń.

[srodtytul]Siedem lub 30 dni[/srodtytul]

Korektę dokumentów rozliczeniowych składamy w terminie:

- siedmiu dni od dnia, w którym stwierdziliśmy nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymaliśmy zawiadomienie o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS,

- siedmiu dni od uprawomocnienia się decyzji, jeżeli korekta danych zawartych w imiennym raporcie miesięcznym jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze decyzji,

- 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli, jeżeli korekta danych w imiennym raporcie miesięcznym jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze kontroli.

[ramka][b]Przykład 1[/b]

W komplecie dokumentów rozliczeniowych składanych za sierpień 2008 r., oznaczonym numerem identyfikatora 01.08.2008, ABC spółka z o.o. (płatnik składek) złożyła deklarację rozliczeniową oraz imienne raporty miesięczne za ośmiu ubezpieczonych. Sprawdzając poprawność rozliczeń, płatnik stwierdził, że za ten miesiąc podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jednego z zatrudnionych pracowników, pana Jana, została zawyżona. W sierpniu otrzymał on wynagrodzenie w wysokości 3000 zł, a w raporcie w pole podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zostało wpisane 4000 zł.

Wobec tego raport złożony za sierpień ubiegłego roku powinien zostać skorygowany. W skorygowanym raporcie składki na ubezpieczenia społeczne spółka powinna wykazać od podstawy 3000 zł, a składkę na ubezpieczenie zdrowotne od podstawy 2588,70 zł (3000 zł – 411,30 zł, składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków ubezpieczonego).

Jeżeli płatnik nie korygował wcześniej tego miesiąca, to w pole identyfikator raportu wpisuje 02.08.2008. Oczywiście skorygowany raport powinien być dołączony do deklaracji rozliczeniowej oznaczonej tym samym numerem identyfikatora >patrz przykłady druków obok.[/ramka]

[ramka][b]Przykład 2[/b]

Płatnik składek Domex sp. z o.o. przekazał do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych za listopad 2008 r. (deklaracja rozliczeniowa plus imienne raporty miesięczne) oznaczony numerem identyfikatora 01.11.2008. Po pewnym czasie wykrył, że błędnie wyliczył składkę na Fundusz Pracy, w związku z tym złożył deklarację rozliczeniową, oznaczając ją numerem 02.11.2008.Przeglądając w kwietniu dokumenty składane do ZUS za rok ubiegły, spółka zauważyła, że błędnie naliczyła składki na ubezpieczenia społeczne jednego z ubezpieczonych, pana Jana. W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie zostało uwzględnione wynagrodzenie za godziny nadliczbowe w kwocie 1000 zł, które otrzymał w listopadzie. W konsekwencji w raporcie za listopad składki zostały naliczone od podstawy 2000 zł zamiast 3000 zł. Wobec tego płatnik powinien złożyć raport rozliczeniowy ZUS RCA oznaczony identyfikatorem 03.11.2008 (mimo że jest to pierwszorazowa korekta raportu) oraz deklarację rozliczeniową z tym samym numerem.[/ramka]

[ramka][b]Przykład 3[/b]

Przygotowując dokumenty rozliczeniowe za październik 2008 r., płatnik pomylił się i sporządził za osobę zatrudnioną na podstawie umowy-zlecenia, pana Adama, zamiast imiennego raportu ZUS RCA zarówno raport ZUS RCA, jak i ZUS RZA – oba z takim samym kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 00. Swoją pomyłkę odkrył w kwietniu br. Aby dokonać korekty, płatnik składek powinien złożyć raport ZUS RCA, oznaczając go jako korygujący. Raport ten powinien być dołączony do deklaracji rozliczeniowej korygującej z takim samym numerem identyfikatora.[/ramka]

[ramka][b]Przykład 4[/b]

Za ubezpieczonego pana Andrzeja płatnik złożył raport składkowy ZUS RCA (z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00) oraz raport ZUS RSA, gdzie wykazany został okres urlopu bezpłatnego. Aby dokonać korekty błędu popełnionego w raporcie składkowym ZUS RCA z kodem 01 10 00, płatnik powinien złożyć deklarację rozliczeniową korygującą ZUS DRA z załączonym do niej drukiem ZUS RCA, w którym wypełnia raport dotyczący kodu 01 10 00. Płatnik nie przekazuje natomiast korygującego raportu ZUS RSA.[/ramka]

[srodtytul]Raporty składkowe[/srodtytul]

W razie konieczności skorygowania dokumentu składkowego ZUS RCA lub ZUS RZA korygujemy raport za ubezpieczonego z danym (sześcioznakowym) kodem tytułu ubezpieczeń. W wypadku złożenia z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia dwóch raportów składkowych, np. ZUS RCA i ZUS RZA, aby dokonać korekty, składamy właściwy raport ZUS RCA lub ZUS RZA i oznaczamy go jako korygujący.

Jeżeli złożyliśmy raport składkowy za ubezpieczonego, za którego nie powinniśmy tego robić, musimy raport skorygować do zera. Aby wycofać raport składkowy, wypełniamy nowy raport, wpisując w pola dotyczące podstawy wymiaru i kwoty składek wartość 0,00.

[ramka][b]Przykład 5[/b]

Przygotowując dokumenty rozliczeniowe za sierpień 2008 r., płatnik pomylił się i sporządził również raport za ubezpieczonego, który z końcem lipca 2008 r. został już wyrejestrowany z ubezpieczeń. Aby dokonać korekty, płatnik powinien przekazać za tego ubezpieczonego imienny raport miesięczny korygujący, w którym w pola dotyczące podstawy wymiaru i kwoty składek wpisuje 0,00. Raport ten dołącza do deklaracji rozliczeniowej korygującej.[/ramka]