[b]Terminowo płaciliśmy składki ZUS i przekazywaliśmy deklaracje. Wszystko było w porządku, co uzgadnialiśmy z ZUS ustnie. Nie mamy jednak pisemnego potwierdzenia. W kwietniu br. okazało się, że mamy zaległości i ZUS nałożył na nas odsetki. Dług powstał ponoć w latach 1999, 2002, 2003 i 2005. Składki wpłaciliśmy prawidłowe, ale źle oznaczyliśmy deklaracje za marzec 1999 r.: zamiast S/199903/01 podaliśmy S/199904/01. Wskutek tego przelewy dotarły po terminie, a dwa dotyczyły kwietnia 1999 r. W 2004 r. prosiliśmy o prawidłowe zaksięgowanie niepoprawnego przelewu, i ponoć zostało to sprostowane. Potem już ZUS nie prowadził postępowania wyjaśniającego. W kwietniu br. poprosiliśmy o przeksięgowanie źle oznaczonych przelewów na wzór korekty z 2004 r. Dopiero niedawno dowiedzieliśmy się, że błędy z 2003 i 2005 r. zostały częściowo skorygowano, a pozostałe nie. Nie wiemy jeszcze, jaki jest efekt tych korekt, bo nie mamy rozliczenia konta. ZUS twierdzi, że jest to proces długotrwały. Jak się bronić się kolejnymi wezwaniami do zapłaty i karnymi odsetkami?[/b] – pyta czytelnik DOBREJ FIRMY.

W okresie, w którym firma czytelnika popełniła błędy w dokumentach płatniczych, obowiązywało [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=77709]rozporządzenie Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, wypłaconych zasiłków z ubezpieczeń chorobowego i wypadkowego, zasiłków rodzinnych, pielęgnacyjnych i wychowawczych oraz kolejności zaliczania wpłat składek na poszczególne fundusze (DzU nr 165, poz. 1197 ze zm.).[/link]

W dacie pierwszej pomyłki płatnika, czyli przy wpłacie za kwiecień 1999 r., w razie jednoczesnego lub powtórnego przelewu za dany miesiąc kalendarzowy dokumentów, o których mowa w ust. 1 rozporządzenia, oznaczonych tym samym numerem, ZUS musiał przeprowadzić postępowanie wyjaśniające. Chodziło o to, aby uzyskać oświadczenie płatnika składek, które z tych druków mają być podstawą rozliczenia za dany miesiąc kalendarzowy.

[b]Do zakończenia postępowania wyjaśniającego nie można było według nich dokonać rozliczenia na koncie płatnika składek i ewidencjonować danych na kontach ubezpieczonych. Należało je księgować na kontach jako „sumy do wyjaśnienia”.[/b]

22 czerwca 1999 r. weszło w życie [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=78861]rozporządzenie Rady Ministrów z 15 czerwca 1999 r. zmieniające to w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, wypłaconych zasiłków z ubezpieczeń chorobowego i wypadkowego, zasiłków rodzinnych, pielęgnacyjnych i wychowawczych oraz kolejności zaliczania wpłat składek na poszczególne fundusze (DzU nr 55, poz. 574)[/link]. Po nowelizacji przy jednoczesnym wpływie za dany miesiąc dokumentu płatniczego oznaczonego tym samym numerem i na tę samą kwotę ZUS zobowiązany był rozliczyć na koncie płatnika składek i zewidencjonować na koncie ubezpieczonego wpłatę wynikającą z dokumentu, który wpłynął jako pierwszy. Wobec pozostałych druków płatniczych, czyli tych, które wpłynęły jako kolejne, ZUS musiał przeprowadzić postępowanie wyjaśniające.

Nie ulega zatem wątpliwości, że jeśli płatnik dokonał kilku wpłat dotyczących tego samego miesiąca, ZUS powinien to wyjaśnić. Rozporządzenia nie określały jednak terminu, w którym zakład miał przeprowadzić takie postępowanie, ale można przyjąć, że należało je wszcząć niezwłocznie.

Jako termin początkowy należałoby przyjąć, że jest nim upływ terminu płatności składek i brak wpłaty oznaczonej tymi samymi identyfikatorami co deklaracja.

Ten fakt powinien już wystarczyć, aby wszcząć procedurę wyjaśniającą. W ostateczności należałoby przyjąć, że termin ten biegnie od daty, w której ZUS miał przekazać składki do otwartych funduszy emerytalnych.

Od 1 stycznia 2003 r. ZUS musi przesłać płatnikowi składek lub instytucji obsługującej ich wpłaty zawiadomienie o tym, że nie przekazał lub przekazał błędny dokument, który uniemożliwia przekazanie składek do OFE. Robi to nie później niż w ciągu 30 dni, licząc od następnego dnia po upływie 15 dnia roboczego od otrzymania składki opłaconej przy użyciu dokumentów płatniczych, raportów miesięcznych i deklaracji.

Zatem domaganie się przez ZUS odsetek od „brakujących” składek jest nieuzasadnione. Wynika tak z [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=269693]rozporządzenia Rady Ministrów z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad z trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (DzU nr 78, poz. 465)[/link]. [b]Przy stwierdzeniu w dokumentach ubezpieczeniowych nieprawidłowości uniemożliwiających dokonanie prawidłowego rozliczenia na koncie płatnika składek i zewidencjonowania danych na koncie ubezpieczonego ZUS przeprowadza postępowanie wyjaśniające.[/b] Ma ono wyeliminować te nieprawidłowości. Jednak i to rozporządzenie nie określa, kiedy ZUS powinien to wyjaśnić.