– Firma wypłaca wynagrodzenia do końca danego miesiąca, czyli za marzec do końca marca, a zwykle do 28 dnia miesiąca. Zdarza się, że pracownik dostał już wynagrodzenie za pracę za cały miesiąc, a potem choruje np. od 29 do 31 marca. Jak to rozliczyć w dokumentach ubezpieczeniowych? – pyta czytelnik Dobrej Firmy.
Składki na ubezpieczenia społeczne naliczamy za pracownika od wypłaconego mu w danym miesiącu przychodu w rozumieniu przepisów podatkowych, który otrzymuje w związku z wykonywaniem umowy o pracę. Składek na ubezpieczenia społeczne nie naliczamy jedynie od wynagrodzenia chorobowego, zasiłków oraz przychodów wymienionych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.). Jeżeli więc pracownik otrzymał w marcu wynagrodzenie za cały miesiąc, to stanowi ono podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne. Podstawę wymiaru składki zdrowotnej pomniejszamy o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków ubezpieczonego, czyli o 13,71 proc. Wynagrodzenie to rozliczamy w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA dotyczącym marca.
Podwładny jest zobowiązany dostarczyć pracodawcy zwolnienie lekarskie w ciągu siedmiu dni od daty jego wystawienia, a szef wypłacić mu wynagrodzenie chorobowe w ciągu 30 dni od daty jego otrzymania. Wobec tego zwolnienie to rozliczamy w dokumentach rozliczeniowych składanych za kwiecień, i nie ma potrzeby korygowania dokumentów rozliczeniowych złożonych za marzec. W imiennym raporcie miesięcznym ZUS RSA za kwiecień w bloku IIIB „rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek” należy wpisać 331 (wynagrodzenie za czas choroby), okres 29 – 31.03, liczbę dni zasiłkowych/liczba wypłat 3 i kwotę wynagrodzenia chorobowego. Natomiast w raporcie ZUS RCA składanym za kwiecień podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pomniejszamy o kwotę nadpłaconego wynagrodzenia. Dla przykładu: gdy w marcu pracownik otrzymał wynagrodzenie w wysokości 3000 zł i od takiej podstawy płatnik naliczył składki, czyli po uwzględnieniu wynagrodzenia chorobowego w marcu powinien otrzymać 2700 zł, a więc 300 zł mniej, to w raporcie za kwiecień podstawę wymiaru składki na ubezpieczenia społeczne pomniejszamy o 300 zł.
Oczywiście wypłacając wynagrodzenie za kwiecień, płatnik powinien je odpowiednio zmniejszyć, uwzględniając to, że za okres 29 – 31 marca pracownikowi przysługiwało wynagrodzenie chorobowe. Jeżeli jednak zatrudniony przebywałby na długim zwolnieniu lekarskim, np. kilka miesięcy, wówczas pracodawca nie miałby możliwości pomniejszenia podstawy wymiaru składek w następnym miesiącu. W takiej sytuacji szef powinien sporządzić korektę listy płac i dokumentów rozliczeniowych za marzec, tj. raportów ZUS RCA, RSA, i w poprawionych dokumentach wykazać wynagrodzenie za okres 1 – 27 marca, a w raporcie RSA wykazać kwotę wynagrodzenia chorobowego, jaką powinien otrzymać zatrudniony.
