Zgodnie z art. 38 kodeksu cywilnego osoba prawna działa przez swoje organy w sposób przewidziany w ustawie i w opartym na niej statucie. Przepis ten stosujemy odpowiednio do jednostek organizacyjnych niebędących osobami prawnymi, którym ustawa przyznaje zdolność prawną. Akty prawne – zwykle rangi ustawowej – regulujące ustrój i działanie danego rodzaju osoby prawnej wskazują organy, za pośrednictwem których zaciąga ona zobowiązania, rozporządza mieniem, występuje w postępowaniach sądowych i administracyjnych czy dokonuje innych czynności niezbędnych do jej sprawnego funkcjonowania.

Większość osób prawnych ma co najmniej organy dwojakiego rodzaju: wykonawczy i nadzorczy. Pierwszy jest zazwyczaj nazywany zarządem, drugi – radą nadzorczą lub komisją rewizyjną.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 17 maja 1999 r. (I PRN 14/95) pozycja prawna prezesa kolegialnego zarządu spółki akcyjnej może być ukształtowana zarówno na podstawie umowy zlecenia, jak i umowy o pracę, w tym na czas określony.

Członkostwo w zarządzie spółki jest sprawą odrębną od stosunku pracy. Mogą one współistnieć ze sobą, lecz może być tak, że członkostwu zarządu nie towarzyszy stosunek pracowniczy. Z tego względu pozbawienie członkostwa zarządu nie wywiera w myśl art.368 k.h. bezpośredniego skutku w sferze stosunku pracy. Oznacza to, że samo odwołanie członka zarządu spółki nie może być traktowane jako wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę.

Ani członkowie zarządu, ani rady nadzorczej nie podlegają automatycznie ubezpieczeniom społecznym z tytułu zasiadania w tych organach

Wiele osób zasiadających w zarządach czy radach nadzorczych osób prawnych pełni funkcje wyłącznie na podstawie uchwały o powołaniu. Ich zatrudnieniu nie towarzyszy żaden inny kontrakt, np. menedżerski, zlecenie czy choćby umowa o pracę.

Tacy zarządcy nie są wówczas obejmowani żadnymi ubezpieczeniami: ani społecznymi, ani zdrowotnymi. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie wskazuje bowiem członków zarządu czy rady jako ubezpieczonych bez względu na formę ich zatrudnienia. Konieczne jest zatem zaoferowanie im dodatkowego angażu stanowiącego tytuł do ubezpieczeń. W grę wchodzi np. umowa o pracę czy cywilna.

Spółki kapitałowe (z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjne) często oferują kandydatom na członków zarządu umowy o pracę.

Pozwalają im na to art. 203 § 1 oraz art. 370 § 1 kodeksu spółek handlowych. Trudniej jest natomiast z członkami rady nadzorczej. Ze względu na charakter powierzonych im obowiązków zwykle nie wolno im proponować etatów. W praktyce można jednak się zetknąć sporadycznie z członkami rady angażowanymi w ramach stosunku pracy, przeważnie w państwowych osobach prawnych. Dodajmy, że członek zarządu powołany na mocy uchwały zgromadzenia wspólników nie sprawuje funkcji na podstawie powołania z art. 68 § 1 kodeksu pracy. Wynika tak m.in. z wyroku Sądu Najwyższego z 14 lutego 2001 r. (I PKN 258/00).

Rada nadzorcza spółki z o.o. powołała pana Jana do zarządu, zawierając z nim jednocześnie umowę o pracę. Spółka powinna go zgłosić do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego jako pracownika.

Zgromadzenie wspólników spółki z o.o. uchwaliło wybór pana Mariusza na członka zarządu. Nie zaproponowało mu dodatkowo ani umowy o pracę, ani cywilnej. Spółka nie odprowadza za niego składek ani na ubezpieczenia społeczne, ani zdrowotne.

Menedżer z zarządu bądź rady nadzorczej pełniący obowiązki w ramach stosunku pracy podlega obowiązkowo wszystkim ubezpieczeniom społecznym, tj. emerytalnemu, rentowym, chorobowemu oraz wypadkowemu. Nawet jeśli jest jednocześnie emerytem, rencistą, uczniem bądź studentem. Obowiązek ubezpieczeń powstaje od dnia nawiązania stosunku pracy, a ustaje z dniem jego wygaśnięcia albo rozwiązania. Podstawę wymiaru składek w tej sytuacji stanowi przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych, z wyjątkiem:

- wynagrodzenia za czas choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

- zasiłków z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego,

- wypłat wymienionych w § 2 ust. 1 pkt 1 – 32 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Płatnik jest zobowiązany do comiesięcznego rozliczania i opłacania należnych za niego składek. Zgłasza go do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 xx. Składki wykazuje w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA.

Obowiązkowi ubezpieczeń społecznych podlega także członek zarządu pełniący funkcję na podstawie umowy-zlecenia lub innej o świadczenie usług, do której stosujemy przepisy kodeksu cywilnego o zleceniu. Wymienione umowy cywilne stanowią bowiem – w świetle art. 6 ust. 1 pkt 4 ustawy – tytuły do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Wobec tego menedżer zatrudniony w ten sposób w zarządzie lub w radzie jest zleceniobiorcą. Jest on objęty – oprócz ubezpieczeń emerytalnego i rentowych – także wypadkowym, ale tylko wtedy, gdy wykonuję pracę w siedzibie lub miejscu prowadzenia działalności przez zleceniodawcę. Ze względu na charakter zadań postawionych przed członkami zarządu zatrudnionymi na zlecenie, możemy uznać, że są nim objęci. Ubezpieczenie chorobowe ma dla nich z kolei charakter dobrowolny.

Obowiązek ubezpieczeń emerytalnego i rentowych istnieje od dnia oznaczonego w umowie jako chwila rozpoczęcia jej wykonywania do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy.

Objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym następuje od dnia wskazanego we wniosku o objęcie tym ubezpieczeniem, ale nie wcześniej niż od dnia zgłoszenia wniosku, jednak tylko wówczas, gdy zgłoszenie do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych zostanie złożone w ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń.

Pan Jakub został wybrany na członka zarządu 22 września i tego dnia zawarł ze spółką umowę o świadczenie usług o charakterze zlecenia. Podlega z racji tej umowy obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Jeśli spółka przekaże zgłoszenie do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA w ciągu 7 dni (czyli do 29 października) z zaznaczonym przystąpieniem do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, pan Jakub zostanie objęty tym ubezpieczeniem od 22 października.

Zleceniobiorca, który nie przystąpił do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego rozpoczynając wykonywanie umowy, może to zrobić później w wybranym przez siebie terminie. Wówczas jednak objęcie tym ubezpieczeniem nastąpi na bieżąco, czyli od daty złożenia formularza ZUS ZUA.

Pan Jan, opisany w przykładzie 3, zaczął wykonywać zlecenie 1 października br. Spółka zgłosiła go z racji tej umowy wyłącznie do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, nie przystąpił natomiast dobrowolnie do chorobowego. Obecnie pan Jan zmienił zdanie i poinformował chlebodawcę, że od 1 listopada chce przystąpić do ubezpieczenia chorobowego. Płatnik powinien złożyć formularz ZUS ZWUA i wyrejestrować go ze wszystkich ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, do których go zgłosił, podając w polu „data ustania ubezpieczeń” 01.11.2007. Następnie powinien złożyć formularz ZUS ZUA, zgłaszając go ze zlecenia do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego oraz do dobrowolnego chorobowego. W pole „data objęcia ubezpieczeniem” ma wpisać 01.11.2007. Jeżeli złoży formularz ZUS ZUA najpóźniej 1 listopada, to pan Jan zostanie od tej daty objęty ubezpieczeniem chorobowym.

Dobrowolne ubezpieczenie chorobowe ustaje od dnia wskazanego we wniosku o wyłączenie z tego ubezpieczenia, ale nie wcześniej niż od dnia złożenia wniosku. Zleceniobiorca chcący zrezygnować z tego ubezpieczenia powinien poinformować o tym płatnika. Ten przekaże formularze:

- ZUS ZWUA, wyrejestrowując go ze wszystkich ubezpieczeń,

- ZUS ZUA, zgłaszając wyłącznie do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego.

Spółka zgłasza osobę z zarządu na formularzu ZUS ZUA z kodem tytułu do ubezpieczeń 04 xx xx. Gdy zleceniobiorca podlega dobrowolnym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, ale nie przystąpił do nich, zgłasza go tylko do ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZZA. Należne składki wykazuje odpowiednio w raporcie ZUS RCA lub ZUS RZA.

Członek zarządu lub rady nadzorczej zatrudniony na zlecenie nie podlega ubezpieczeniom społecznym, jeśli jest studentem przed ukończeniem 26 lat albo uczniem. Ustalone prawo do emerytury lub renty wyłączałoby obowiązek ubezpieczeń społecznych z tego tytułu tylko wówczas, gdy jednocześnie pozostawałby on w stosunku pracy z innym podmiotem niż zleceniodawca.

Podstawę wymiaru ich składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu przepisów podatkowych otrzymywany z tytułu zatrudnienia na zlecenie lub innej umowie o świadczenie usług. Pod warunkiem że strony ustaliły odpłatność w umowie:

- kwotowo,

- w kwotowej stawce godzinowej,

- akordowej,

- prowizyjnej.

Rzadko się zdarza, że strony określają wynagrodzenie inaczej. Podstawą wymiaru składek jest wtedy zadeklarowana kwota, ale nie niższa od minimalnego wynagrodzenia.

Zleceniobiorcy nie korzystają z wyłączeń z podstawy wymiaru składek emerytalnych i rentowych wymienionych w rozporządzeniu z 18 grudnia 1998 r. Rozporządzenie dotyczy bowiem pracowników i przedstawicieli służb mundurowych.

Składki chorobowe i wypadkowe ustalamy od podstawy wymiaru składek emerytalnych i rentowych bez stosowania ograniczenia podstawy do limitu 30-krotności. Podstawa wymiaru dobrowolnej składki chorobowej nie może przekraczać miesięcznie 250 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale. We wrześniu, październiku i listopadzie br. jest to 6610,85 zł, czyli 250 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w drugim kwartale br.

Pani Teresa jest członkiem zarządu spółki akcyjnej. Jej prawa i obowiązki a także wysokość wynagrodzenia reguluje szczegółowo kontrakt menedżerski. Ponieważ jest to umowa o świadczenie usług, do której stosujemy przepisy kodeksu cywilnego o zleceniu, spółka akcyjna powinna ją zgłosić do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego.

Pan Michał jest członkiem zarządu zatrudnionym na zlecenie. W czerwcu br. osiągnął limit 30-krotności, w związku z czym spółka nie odprowadza za niego od tego czasu składek emerytalnych i rentowych. Pan Michał przystąpił z umowy do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Załóżmy, że otrzyma w listopadzie wynagrodzenie w wysokości 10 000 zł. Podstawy wymiaru składek za listopad wyniosą:

- emerytalnych i rentowych – 0 zł,

- wypadkowej – 10 000 zł,

- chorobowej – 6610,85 zł,

- zdrowotnej – 9838,03 zł (10 000 zł – 161,97 zł), gdzie 161,97 zł to składka chorobowa (6610,85 zł x 2,45 proc.).

Bez względu na to, na jakiej podstawie członek zarządu wykonuje swoje obowiązki (umowa o pracę, zlecenie lub inna o świadczenie usług), roczna podstawa wymiaru składek emerytalnych i rentowych nie może przekroczyć 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy (w br. jest to 78 460 zł). Jest to tak zwany limit 30-krotności. Ograniczenie to nie dotyczy składek chorobowych, wypadkowych, zdrowotnych, na Fundusz Pracy (FP) oraz na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP).

Płatnik zaprzestaje opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na podstawie:

- własnej dokumentacji płacowej,

- oświadczenia złożonego płatnikowi przez ubezpieczonego.

Jeżeli odprowadza za ubezpieczonego składki tylko z tytułu stosunku pracy czy ze zlecenia, sprawdza na bieżąco, na podstawie własnej dokumentacji, podstawę wymiaru składek. Gdy w danym miesiącu następuje przekroczenie 30-krotności, oblicza i przekazuje składki emerytalne i rentowe jedynie od tej części podstawy, która nie powoduje przekroczenia limitu 30-krotności.

Ubezpieczony może również złożyć mu oświadczenie, że w danym miesiącu jego podstawa wymiaru składek osiągnie ten limit. Spółka powinna wówczas uzyskać od niego informację, od jakiej podstawy naliczyć składki emerytalne i rentowe w miesiącu, kiedy dojdzie do przekroczenia.

Płatnik, który zatrudnia ubezpieczonego w trakcie roku, powinien poinformować go, że do ustalania rocznego limitu sumuje się wszystkie przychody stanowiące podstawę wymiaru składek emerytalnych i rentowych wypłacone lub postawione do dyspozycji od 1 stycznia do 31 grudnia. Wobec tego należy też uwzględnić przychody, jakie zarządca uzyskał u poprzedniego pracodawcy. Ubezpieczony, który ma dwóch lub więcej płatników, powinien zliczać swoje przychody stanowiące podstawę wymiaru składek i informować w odpowiednim terminie płatników o tym, że jego przychody osiągną roczny limit.

Pełnienie funkcji członka zarządu nie wiąże się samo przez się z obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego. Dopiero zawarcie ze spółką umowy o pracę czy zlecenia powoduje, że podlega mu odpowiednio jako pracownik lub zleceniobiorca. Obowiązek ten istnieje także wówczas, gdy członek zarządu ma inny tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego (np. oprócz wykonywania obowiązków członka zarządu w ramach stosunku pracy pobiera równocześnie emeryturę lub rentę). Gdy uzyskuje przychody z więcej niż jednego tytułu do objęcia obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego, składka na ubezpieczenia zdrowotne jest należna z każdego z tych tytułów odrębnie. Ma on obowiązek zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członków swojej rodziny, np. niepracującą żonę, uczące się dzieci. W tym celu spółka składa formularze ZUS ZCZA/ZCNA, w zależności od miejsca zamieszkania członka rodziny.

Pani Anna jest etatowym członkiem zarządu spółki z o.o. Jednocześnie prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą. Składki zdrowotne trzeba uiszczać zarówno od przychodu z umowy o pracę, jak i z tytułu firmy.

Za członka zarządu, który swoje obowiązki wykonuje na podstawie umowy o pracę lub zlecenia, należy opłacać składkę na FP, o ile:

- podlega on obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym,

- jego wynagrodzenie w przeliczeniu na miesiąc jest równe co najmniej minimalnemu.

Odprowadzamy za niego także składkę na FGŚP, gdy:

- jest objęty obowiązkowym ubezpieczeniem emerytalnym i rentowymi,

- wykonuje obowiązki u przedsiębiorcy, np. w spółce z o.o. lub akcyjnej.

Składka na FP wynosi 2,45 proc., a na FGŚP 0,10 proc. Obydwie naliczamy od podstawy wymiaru składek emerytalnych i rentowych bez stosowania ograniczenia podstawy do limitu 30-krotności. Finansuje je płatnik z własnych środków.

Składka emerytalna wynosi 19,52 proc. podstawy wymiaru, chorobowa 2,45 proc., wypadkowa jest zróżnicowana w zależności od rodzaju prowadzonej działalności przez płatnika i liczby ubezpieczonych. Składki emerytalne po połowie (9,76 proc.) finansują płatnik i ubezpieczony, chorobowe – sam ubezpieczony, a wypadkowe – płatnik.Od 1 lipca do 31 grudnia br. składka rentowa to 10 proc., a od 1 stycznia 2008 r. 6 proc. Od 1 lipca br. ubezpieczony pokrywa z własnych środków składkę w wysokości 3,5 proc. podstawy wymiaru, a pozostałą część – płatnik. Od stycznia przyszłego roku składka rentowa spadnie do 6 proc. podstawy wymiaru, z czego ubezpieczony będzie finansował 1,5 proc., a płatnik 4,50 proc.

Członkowie rady nadzorczej podlegają od 1 października br. ubezpieczeniu zdrowotnemu, jeśli mieszkają w naszym kraju

Do końca września br. byli nim objęci wyłącznie członkowie rady nadzorczej otrzymujący świadczenia pieniężne za pełnienie funkcji. Teraz więc spółka opłaca składkę zdrowotną także za tych z nich, którzy nie pobierają świadczeń pieniężnych, ale wyłącznie rzeczowe, np. samochód na własność, laptop. Nie dotyczy to jednak osób mających miejsce zamieszkania poza Polską. Obywatel któregoś państwa członkowskiego Unii Europejskiej mieszkający np. w Niemczech i zasiadający w radzie nadzorczej warszawskiej spółki nie jest objęty u nas ubezpieczeniem zdrowotnym.

Obowiązek ubezpieczenia istnieje od dnia powołania do zarządu do dnia zaprzestania pełnienia funkcji. Dotyczy zarówno członków rady pełniących obowiązki w spółkach prawa handlowego (z ograniczoną odpowiedzialnością czy akcyjna), jak i w spółdzielniach, przedsiębiorstwach państwowych czy innych podmiotach. Składek nie opłacamy za to za osoby zasiadające w organach o nazwie i kompetencjach podobnych do rady nadzorczej, np. komisji rewizyjnej w spółce z o.o., członków rady osiedla czy też rady fundacji.

Przez powołanie rozumiemy czynności organów statutowych, skutkujące uzyskaniem przez daną osobę statusu członka rady nadzorczej. W spółce z o.o. członka rady powołują wspólnicy na mocy swojej uchwały, chyba że umowa spółki przewiduje inny sposób. W spółdzielni o kwestii tej decyduje statut spółdzielni, a zwykle członków rady nadzorczej wybiera walne zgromadzenie, zebranie przedstawicieli czy zebranie grup członkowskich. Płatnikiem składek na ubezpieczenie zdrowotne za członka rady jest podmiot, w którym działa ten organ.

Płatnik zgłasza członka rady do ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZZA z kodem tytułu ubezpieczenia rozpoczynającym się cyframi 22 40 xx. Składki zdrowotne wykazuje w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RZA, również oznaczonym tym samym kodem. Raporty rozliczeniowe sporządza za każdy miesiąc. Jeżeli w danym miesiącu menedżer nie uzyskał żadnych przychodów, bo np. dostaje wynagrodzenie raz na kwartał, płatnik składa za niego imienny raport miesięczny ZUS RZA. Wykazuje w nim zerową podstawę wymiaru i kwotę składki zdrowotnej. Obowiązek ubezpieczenia wygasa w dniu zaprzestania pełnienia funkcji. Płatnik wyrejestrowuje go wówczas na druku ZUS ZWUA.

Składkę zdrowotną ustalamy od przychodu członka rady z tytułu pełnionej funkcji w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Są to – niezależnie od podstawy prawnej zatrudnienia menedżera – przychody z działalności wykonywanej osobiście, do których zaliczamy otrzymane lub postawione mu do dyspozycji pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość świadczeń w naturze lub innych nieodpłatnych. Składkę naliczamy od wszystkich tych przychodów. Nie tylko od wynagrodzenia w gotówce, ale również od diet oraz innych należności za podróżą służbową, również wtedy, gdy są wolne od podatku. Dotyczy to także członka rady, którego noclegi w hotelach pokrywa spółka; wartość tego świadczenia w naturze (pobytu w hotelu) stanowi podstawę wymiaru składki zdrowotnej. Nie ma przy tym znaczenia, na kogo opiewa rachunek: na członka rady czy bezpośrednio na firmę. W obydwu sytuacjach od wartości świadczenia opłacamy składkę.

Członkowie rady nadzorczej w spółce z o.o. dostają wynagrodzenie miesięczne w wysokości 1000 zł. Spółka zwraca im również koszty związane z dojazdami do siedziby spółki oraz noclegu w hotelu. W podstawie wymiaru składki trzeba uwzględnić zarówno wypłacone wynagrodzenie w gotówce, jak i należności związane z dojazdami i zakwaterowaniem.

Składka zdrowotna wynosi 9 proc. podstawy wymiaru. W części wynoszącej 7,75 proc. podstawy wymiaru odliczamy ją od podatku dochodowego od osób fizycznych, a pozostałe 1,25 proc. finansuje ubezpieczony z własnego dochodu.

Do menedżerów z rad nadzorczych nie stosujemy zasady obniżania składki zdrowotnej do wysokości zaliczki na podatek. Jeżeli więc składka okaże się wyższa od zaliczki na podatek, część składki niemającej pokrycia w podatku płatnik musi pobrać z dochodu

.

Pan Krzysztof zasiada w radzie nadzorczej spółki z o.o. W październiku otrzymał 1000 zł wynagrodzenia oraz 200 zł – zwrot kosztów za podróżą służbową. Należności z tytułu delegacji są zwolnione od podatku (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Rozliczenie wygląda tak:

- podstawa wymiaru składki zdrowotnej: 1200 zł,

- składka zdrowotna: 1200 zł x 9 proc. = 108 zł,– odliczana od podatku: 1000 zł x 7,75 proc. = 77,50 zł,– finansowana z dochodu ubezpieczonego: 108 zł – 77,50 zł = 30,50 zł,

- koszty uzyskania przychodu: 108,5 zł,

- podstawa opodatkowania: 1000 zł – 108,5 zł = 891,50 zł, po zaokrągleniu 892 zł,

- zaliczka na podatek: 892 zł x 19 proc. = 169,48 zł, w tym przekazywana do urzędu skarbowego: 169,48 zł – 77,50 zł = 91,98 zł, po zaokrągleniu 92 zł.

Członek rady nadzorczej podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu bez względu na posiadanie innych tytułów do tego ubezpieczenia. Jeżeli jest równocześnie np. pracownikiem, zleceniobiorcą czy prowadzi działalność gospodarczą, trzeba za niego płacić składki zdrowotne z każdego z tych tytułów. Obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu podlega również członek rady, który ma ustalone prawo do emerytury lub renty.